Diese Seite beschreibt die Mitgliedsabrechnung, also die Rechnungsstellung vom Stamm (und ggf. vom Landesverband bei landesunmittelbaren Mitgliedern) an das Mitglied. Zur Abrechnung innerhalb des Verbands siehe Verbandsabrechnung.
Die Mitgliedsabrechnung ist optional – das heißt, es steht dem Stamm frei, ob er diese Möglichkeit der Mitgliederverwaltung nutzen möchte oder seine Beiträge auf andere Art und Weise einfordert.
Die Mitgliedsabrechnung ist völlig unabhängig von der Verbandsabrechnung, also der Rechnungsstellung vom Landesverband an die Stämme.
Voraussetzungen
Damit eine Mitgliedsabrechnung sinnvoll durchgeführt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen zwingend erfüllt sein:
- Für jede verwendete Beitragsart ist ein gültiger Beitragssatz definiert. Der Beitragssatz muss bei erstmaliger Anwendung der Mitgliedsabrechnung manuell angelegt werden! Siehe Beitragssatz festlegen
- In den Gruppierungsdaten ist die Versandanschrift vollständig und aktuell. Siehe Gruppierungsdaten verwalten
- In den Gruppierungsdaten ist die Bankverbindung vollständig und aktuell. Siehe Gruppierungsdaten verwalten
- Bei Verwendung von SEPA-Lastschriften: Die Gläubiger-ID ist in den Basisdaten der Gruppierung hinterlegt. Siehe SEPA-Mandate verwalten
- Sollen im Rahmen der Abrechnung Gutschriften berücksichtigt werden, so müssen diese vor dem Ausführen der Abrechnung erfasst werden. Siehe Gutschrift anlegen
Bankverbindung
Die Bankverbindung des Stammes kann aufgrund von Wechselwirkungen mit eventuell bestehenden SEPA-Mandaten zwischen Stamm und LV nur durch den Landesverband geändert werden. Sollte sich eure Bankverbindung geändert haben oder diese auf der Rechnung fehlen, wendet euch bitte an eure*n Landesmitgliederverwalter*in!
Mitglieder abrechnen
Wer kann abgerechnet werden?
Über die Mitgliedsabrechnung können alle Mitglieder der jeweiligen Gruppierung (nicht jedoch gruppierungsübergreifend) abgerechnet werden.
Mitglieder, deren Mitgliedschaft beendet wurde und die im Status INAKTIV sind, fließen auch mit in die Mitgliedsabrechnung ein, sofern sie die definierten Kriterien für Abrechenbarkeit erfüllen. Endgültig gelöschte Mitglieder (= Widerspruch der Datenweiterverwendung) können nicht mehr berücksichtigt werden, da sie schlicht über das Interface nicht mehr in eine Abrechnung einbezogen werden können!
Vor dem Beenden einer Mitgliedschaft sollte gegebenenfalls eine Testabrechnung durchgeführt werden (siehe unten), um sicherzustellen, dass keine anstehende Abrechnung mehr offen ist. Je nach Ergebnis sollte dann noch die Mitgliedsabrechnung erfolgen. Aus Sicht der Verbandsabrechnung ist nichts zu tun, hier werden auch gelöschte Mitglieder berücksichtigt (aber gegebenenfalls nicht mehr mit allen Daten angezeigt).
Testabrechnung
Einzelne Mitglieder können über Rechtsklick auf das Mitglied und die Funktion „Testabrechnung“ abgerechnet werden:
Um mehrere Mitglieder oder den kompletten Stamm abzurechnen, werden die Mitglieder durch Anklicken der Auswahlkästchen vor den Mitgliedsnamen markiert. Um alle Mitglieder abzurechnen, sollten zunächst mit der Funktion „Alle anzeigen“ sämtliche Seiten der Mitgliederliste eingeblendet werden:
Anschließend können durch Anklicken des obersten Kästchens alle Datensätze auf einmal selektiert werden:
Nun wird die Funktion „Testabrechnung“ in der Menüleiste ausgeführt:
Im folgenden Dialog wird nun das Bezugsdatum der Testabrechnung abgefragt.
Was ist das Bezugsdatum?
Über das Bezugsdatum wird festgelegt, für welche Rechnungsperiode der Rechnungslauf durchgeführt wird. Soll eine Beitragsrechnung für das Jahr 2016 erzeugt werden, so muss das Datum zwangsläufig im Jahr 2016 liegen, wobei der 1. Januar als erster Tag der Abrechnungsperiode nicht als Bezugsdatum ausgewählt werden darf. Die Mitgliederverwaltung berücksichtigt darüber hinaus automatisch noch nicht abgerechnete Beiträge aus vorangegangenen Abrechnungsperioden, sofern diese maximal 24 Monate zurückliegen. Wenn das Mitglied in unserem Beispiel schon 2015 beigetreten ist und noch keine Beitragsrechnung erhalten hat, wird also der Mitgliedsbeitrag für 2015 ebenfalls mit abgerechnet.
Das Bezugsdatum definiert darüber hinaus den Stichtag für die Abrechnung. Das heißt, Prüfungen auf Beitragspflicht laufen für die aktuelle Abrechnungsperiode gegen dieses Datum. Beispiel: Tritt eine Person zum 15. April ein, führt ein Bezugsdatum vor dem 15. April dazu, dass diese Person beim aktuellen Rechnungslauf noch nicht berücksichtigt wird – unabhängig davon, wann der Rechnungslauf gestartet wird. Die Person würde dann erst beim nächsten Rechnungslauf mit Bezugsdatum nach dem 15. April berücksichtigt werden.
Bitte beachte die Empfehlung zum Bezugsdatum oben (unter „Wann kann abgerechnet werden?“).
Das Bezugsdatum muss innerhalb der Abrechnungsperiode liegen. Da diese bei jährlicher Abrechnung mit dem 1. Januar beginnt, darf das Bezugsdatum frühestens am 2. Januar und nicht bereits am 1. Januar liegen.
Beiträge aus den Vorjahren nicht berücksichtigen
In einigen Fällen, zum Beispiel wenn die Funktion der Mitgliedsabrechnung erstmals oder nach mehrjähriger Unterbrechung wieder genutzt wird, ist es nicht erwünscht, dass Mitgliedsbeiträge aus früheren Abrechnungsperioden mit berücksichtigt werden. Dies kann verhindert werden, indem der Beitragssatz erst ab dem 1. Januar des abzurechnenden Jahres gültig ist und keine gültigen Beitragssätze aus den Vorjahren existieren. Siehe Beitragssatz festlegen.
Die Rechnungen können nun, wie unten unter „Rechnungen einsehen“ beschrieben, angesehen und kontrolliert werden.
Rechnungen generieren
Einmal generierte Rechnungen können nicht wieder gelöscht werden! Aus diesem Grund sollte vor dem Generieren der Rechnungen grundsätzlich eine Testabrechnung (siehe oben) durchgeführt werden.
Zum endgültigen Erzeugen der Rechnungen werden die abzurechnenden Mitglieder wie oben im Abschnitt „Testabrechnung“ beschrieben ausgewählt. Anstelle der Funktion „Testabrechnung“ führt ihr nun die im Menü benachbarte Funktion „Abrechnung“ aus:
Im folgenden Dialog gebt ihr die relevanten Daten für diesen Rechnungslauf ein:
Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Rechnungsdatum | Das tatsächliche Datum für die Rechnungen, wird als Rechnungsdatum auf der Rechnung angedruckt. | |
| Bezugsdatum | Über das Bezugsdatum wird festgelegt, für welche Rechnungsperiode der Rechnungslauf durchgeführt wird. Soll eine Beitragsrechnung für das Jahr 2016 erzeugt werden, so muss das Datum zwangsläufig im Jahr 2016 liegen, wobei der 1. Januar als erster Tag der Abrechnungsperiode nicht als Bezugsdatum ausgewählt werden darf. Die Mitgliederverwaltung berücksichtigt darüber hinaus automatisch noch nicht abgerechnete Beiträge aus vorangegangenen Abrechnungsperioden (in unserem Beispiel wird also z.B. wenn ein Mitglied in 2015 beigetreten ist und noch keine Beitragsrechnung erhalten hat, der Beitrag für 2015 ebenfalls berücksichtigt). Das Bezugsdatum definiert darüber hinaus den Stichtag für die Abrechnung, das heißt, Prüfungen auf Beitragspflicht laufen für die aktuelle Abrechnungsperiode gegen dieses Datum. Beispiel: Tritt eine Person zum 15. April ein, führt ein Bezugsdatum vor dem 15. April dazu, dass diese Person beim aktuellen Rechnungslauf noch nicht berücksichtigt wird – unabhängig davon, wann der Rechnungslauf gestartet wird. Die Person würde dann erst beim nächsten Rechnungslauf mit Bezugsdatum nach dem 15.04. berücksichtigt werden. | Bitte beachte die Empfehlung zum Bezugsdatum oben (unter „Wann kann abgerechnet werden?“). Das Bezugsdatum liegt in der Regel entweder am aktuellen Tag (laufende/unterjährige Rechnungsstellung) oder in der Zukunft (Rechnungsstellung der nächsten Jahresrechnung bereits im Dezember). Ein Bezugsdatum in der Vergangenheit ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll. |
| Einzugsdatum | Das vorgesehene Einzugsdatum für fällige Beträge im Fall von Mitgliedern mit in der Kontoverbindung definierter Zahlungsart „Lastschrift“ (siehe Mitgliederdaten einsehen und bearbeiten), wird als Einzugsdatum für die jeweilige SEPA-Lastschrift/en verwendet (siehe SEPA-Mandate verwalten). Bei Zahlungsart „Überweisung“ oder wenn keine Zahlungsart angegeben wurde, wird dieses Datum als Zahlungsfrist auf der Rechnung angedruckt. | Hinweis bei Verwendung der SEPA-Lastschriften Dieses Datum sollte unter Berücksichtigung der rechtlichen Fristen und organisatorischen Abwicklung der Lastschriften gesetzt werden. Es wird ignoriert bzw. für die Erstellung einer SEPA-Lastschriftdatei automatisch geändert, falls z.B. mit dem Datum Vorlauffristen verletzt werden (dies geschieht z.B., wenn die Lastschriftdatei zu spät erstellt wird oder das Einzugsdatum nicht weit genug in der Zukunft liegt). Sofern das Datum technisch nicht möglich ist, führt dies dazu, dass das auf der Rechnung angegebene Datum nicht mehr mit dem tatsächlichen Einzugsdatum übereinstimmt. (siehe SEPA-Mandate verwalten) |
Rechnungen einsehen
Sowohl Testrechnungen als auch reguläre Rechnungen können über das Bereich Gruppierungsverwaltung im Reiter Ausgangsrechnungen eingesehen werden. Mit dem Button ‚Download‘ können einzelne Rechnungen, mit ‚PDF (alle)‘ bzw. ‚Zip Archiv (PDFs)‘ können mehrere ausgewählte Rechnungen als eine oder mehrere PDFs heruntergeladen werden:
Reguläre Rechnungen sind zudem auch in den Daten des Mitglieds (Funktion „Anzeigen“) im Reiter Rechnungen Mitglied sichtbar:
Die Einzelpositionen der Rechnung werden darüber hinaus im Reiter Beitragszahlungen Mitglied angezeigt:
Rechnungen freigeben
Mit der Freigabe einer Rechnung wird bestätigt, dass die Rechnung korrekt ist und für den SEPA-Einzug (siehe SEPA-Mandate verwalten) verwendet werden kann. Die freigegebene Rechnung erscheint in der Mitgliederverwaltung bei den Daten des Mitglieds im Reiter Rechnungen Mitglied. Die Freigabe führt auch dazu, dass die Rechnung nicht mehr gelöscht werden kann.
Auch ohne Rechnungsfreigabe tauchen die entsprechenden Positionen der Rechnung im Beitragskonto eines Mitglieds auf, sobald die Rechnung erstellt wurde. Dies ist z.B. sinnvoll, um stichprobenartig zu prüfen, ob die Abrechnung korrekt ist.
(Mehrere) Rechnungen können durch Markieren (Checkbox anklicken) mit Klick auf die entsprechende Funktionalität „Freigabe“ (über der Liste) freigegeben werden.
Falls alle Rechnungen oder Rechnungen, die sich auf unterschiedlichen Seiten der Liste befinden freigebenen werden sollen, verwendet bitte vorher die Funktionalität Alle anzeigen unten in der Liste, um alle Rechnungen auf einer einzige Seite anzuzeigen.
Das Formular zur Freigabe öffnet sich in einem separaten Fenster:
Da es möglich ist, auch bereits freigegebenen Rechnungen zu markieren, listet die Maske nochmal im Detail auf, was tatsächlich freigegeben werden kann:
- Rechnungen zur Freigabe: Diese Rechnungen sind noch nicht freigegeben und werden freigegeben. Angezeigt werden Rechnungsnummer, Debitor sowie der Status der Position.
- Bereits freigegebene Rechnungen: Diese Rechnungen sind bereits freigegeben und werden daher nicht nochmal freigegeben. Angezeigt werden Rechnungsnummer, Debitor sowie der Status der Position.
- Kein Freigabe möglich: Positionen mit Fehlern. Angezeigt werden ID, Rechnungsnummer (immer leer), Debitor sowie der Status der Position.
Mit Klick auf Rechnungen freigeben werden die angezeigten Rechnungen freigegeben; es erscheint eine Bestätigungsmeldung, die nochmal die freigegebenen Rechnungen auflistet.
Die Freigabe kann nicht rückgängig gemacht werden!