Sonderprozess
Achtung: Das Ausführen der Verbandsabrechnung durch die Landesverbände ist ein optionaler Sonderprozess, der in eigener Verantwortung der Landesverbände durchgeführt wird. Diese Anleitung ist vor Durchführen der Verbandsabrechnung vollständig durchzulesen und exakt einzuhalten. Das Team Mitgliederverwaltung kann bei falsch ausgestellten Rechnungen nur sehr eingeschränkt unterstützen und insbesondere erzeugte Rechnungen weder korrigieren noch zurückrufen.
Zulässiger Zeitraum
Die unterjährige Verbandsabrechnung darf KEINESFALLS im Zeitraum 30.12. bis 28.02. ausgeführt werden. Im Januar haben die Stämme die Möglichkeit, rückwirkende Austritte zum 31.12. des Vorjahres zu melden, im Februar wird die zentrale Verbandsabrechnung ausgeführt.
Allgemeines
Wie unter der Prozessbeschreibung Abrechnung der Mitgliedsbeiträge beschrieben, wird die Abrechnung der Mitgliedsbeiträge vom Bund an die Landesverbände sowie von den Landesverbänden an die Stämme (die sog. Verbandsabrechnung) einmal jährlich zentral vom Team Mitgliederverwaltung vorgenommen. Dieser Vorgang wird Anfang Februar ausgeführt, da die Stämme im Januar noch die Möglichkeit haben, Mitglieder rückwirkend zum 31.12. des Vorjahres abzumelden.
Dieses Vorgehen führt dazu, dass Beitritte zwischen Februar und Dezember erst mit der folgenden Jahresrechnung den Stämmen in Rechnung gestellt werden. Wenn ein Landesverband diese Beiträge bereits vorab unterjährig von seinen Stämmen einziehen möchte, steht der hier beschriebene Sonderprozess der unterjährigen Verbandsabrechnung zur Verfügung.
Rechnung vom Bund
Unabhgängig davon, ob und ggf. wann eine unterjährige Abrechnung durch die Landesverbände an die Stämme ausgestellt wird, erfolgt die Abrechnung der Bundesbeiträge an die Landesverbände nur einmal jährlich im Februar.
Vorgehen
Vorbereitung
Zunächst ist sicherzustellen, dass der abzurechnende Datenbestand konsistent und die abrechnungsrelevanten Datenbestände korrekt erfasst sind.
Dazu gehört insbesondere:
- Überprüfung der Mitgliederliste auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Überprüfung, ob Mitglieder ohne beitragspflichtige Tätigkeit existieren: Mitglieder ohne beitragspfl. Tätigkeit (PDF)
- Überprüfung, ob Mitglieder mit einer Beitragsart in einer fremden Gruppierung existieren (Report Mitglieder mit Beitragsart einer fremden Gruppierung)
- Überprüfung, ob Mitgliedern die richtige Beitragsart zugeordnet ist: Beitragsarten der Mitglieder (PDF)
- Überprüfung der unbearbeiteten Aufnahmeanträge: Unbearbeitete Aufnahmeanträge (Mitgliedsstatus Wartend) (PDF)
Durchführung
Im Bereich Gruppierungsverwaltung wird der jeweilige Landesverband ausgewählt und im Reiter Verbandsabrechnung ein neuer Rechnungslauf angelegt.
Hinweis
Verbandsabrechnungen werden immer im Kontext des Landesverbands ausgeführt. D.h. im Gruppierungsbaum wird der Landesverband ausgewählt und anschließend die Verbandsabrechnung gestartet. Sollen nur einzelne Stämme abgerechnet werden, so kann die Abrechnung anschließend über das Gruppierungslimit auf den jeweiligen Stamm eingegrenzt werden.
Eine Verbandsabrechnung im Kontext eines Bezirk, Stammes oder Aufbaugruppe ist nicht möglich und führt zu einer Fehlermeldung.
Im folgenden Dialogfeld wird der Rechnungslauf konfiguriert:
Folgende Angaben sind erforderlich:
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Gruppierungslimit | Hier besteht die Möglichkeit, den Rechnungslauf auf eine einzige Gruppierung zu beschränken. Bleibt leer, wenn alle Stämme abgerechnet werden sollen. | Soweit nicht auf eine einzige Gruppierung limitiert wird, gilt grundsätzlich folgendes: Abgerechnet werden grundsätzlich alle (aktiven) Gruppierungen unterhalb der Gruppierung, die den Rechnungslauf durchführt, und zwar unter der Bedingung, dass aktiven Mitgliedern dieser Gruppierungen Beitragsarten zugeordnet sind, für die die abrechnende Gruppierung Zahlungsempfänger ist. |
| Hierarchie einschliessen | Falls ein Gruppierungslimit gesetzt wurde, werden bei Ankreuzen dieser Checkbox auch die Gruppierungen unterhalb der gesetzten Gruppierung beim Rechnungslauf berücksichtigt. | Nur relevant, falls Gruppierungslimit auf einen Bezirk festgelegt wurde |
| Ausgetretene Mitglieder (gelöscht/inaktiv) abrechnen | Muss immer aktiviert sein, damit auch Mitglieder abgerechnet werden, die im Abrechnungszeitraum beitragspflichtig aber mittlerweile ausgetreten sind. | |
| Rechnungsdatum | Das Datum des Rechnungslaufs bzw. ein frei gewähltes (sinnvolles) Datum, das auf allen Rechnungen dieses Rechnungslaufs als Rechnungsdatum erscheint. | In der Regel das aktuelle Datum, der Rechnungslauf kann jedoch auch vor- oder nachdatiert werden. |
| Beitragstyp | Beschreibt den Beitragstyp, der abgerechnet werden soll. Für die ABrechnung zwischen Land und Stämmen, muss hier immer Verbandsbeitrag ausgewählt werden. | |
| Bezugsdatum | In der Regel das aktuelle Datum Über das Bezugsdatum wird festgelegt, für welche Periode der Rechnungslauf durchgeführt wird. Es muss also zwingend in der abzurechnenden Periode liegen. Außerdem definiert es den Stichtag für die Abrechnung, d.h. Prüfungen auf Beitragspflicht laufen für die aktuelle Abrechnungsperiode gegen dieses Datum. | Über die Berücksichtigung von Vorperioden (s.u.) kann es jedoch durchaus dazu kommen, dass nicht nur die im Bezugsdatum definierte Abrechnungsperiode berücksichtigt wird, sondern auch Vorperioden. |
| Einzugsdatum | Das vorgesehene Einzugsdatum wird bei Gruppierungen mit Zahlungsart "Lastschrift" als SEPA-Einzugsdatum verwendet, bei Zahlungsart "Rechnung" wird dieses Datum als Zahlungsziel angedruckt. | Grundsätzlich vor allem sinnvoll für die Nutzung der Rechnung als SEPA-Vorankündigung (pre-notification) der Abbuchung. Ist jedoch für die Abbuchung selbst nicht zwingend, das Einzugsdatum kann alternativ bzw. abweichend beim Erstellen der Lastschriften definiert werden. Dieses Datum sollte unter Berücksichtigung der rechtlichen Fristen und organisatorischen Abwicklung der Lastschriften gesetzt werden. Es wird ignoriert bzw. für die Erstellung einer SEPA-Lastschriftdatei automatisch geändert, falls z.B. mit dem Datum Vorlauffristen verletzt werden (dies geschieht regelmäßig, wenn die Lastschriftdatei zu spät erstellt wird oder das Einzugsdatum nicht weit genug in der Zukunft liegt). Sofern das Datum technisch nicht möglich ist, führt dies dazu, dass das auf der Rechnung angegebene Datum nicht mehr mit dem tatsächlichen Einzugsdatum übereinstimmt. |
| gestartet am | Startdatum für diesen Rechnungslauf (wann führt das System den Rechnungslauf durch) | Bleibt in der Regel leer, der Rechnungslauf startet dann sofort. Der Start kann jedoch auch für ein Datum in der Zukunft festgelegt werden. |
Je nach Datenmenge kann der Rechnungslauf einen längeren Zeitraum benötigen. Er findet im Hintergrund statt (Status "PROCESSING"). Der*Die Benutzer*in kann das System weiter benutzen oder sich auch ausloggen, der Rechnungslauf wird unabhängig davon ausgeführt und beendet.
Der neue erzeugte Rechnungslauf erscheint nun in der Liste im Reiter Verbandsabrechnung:
Die Spalte Status gibt dabei den aktuellen Verarbeitungszustand des Rechnungslaufs an:
- PROCESSING: Rechnungslauf findet im Moment statt (Hintergrundprozess, kann bei großen Datenmengen länger dauern)
- PROCESSED: Rechnungslauf ohne Fehler durchgeführt (es können jedoch Positionen mit Warnungen vorhanden sein; s.u.).
- PROCESSED_WITH_ERRORS: Rechnungslauf mit Fehlern durchgeführt, d.h. mindestens bei einer Position im Rechnungslauf gab es einen Fehler (s.u.).
Sobald der Rechnungslauf abgeschlossen (PROCESSED) ist, können die einzelnen Positionen über die Funktion Anzeigen und im anschließenden Dialogfeld im Reiter Positionen angezeigt werden:
Tatsächlich handelt es sich um alle Positionen des Rechnungslaufs, nicht etwa nur um Rechnungen. Nur Positionen im Status PROCESSED sind auch mit einer Rechnung verbunden.
| ID | Interne ID der Rechnung. | |
|---|---|---|
| Beschreibung | Rechnungsnummer und Gruppierung oder Fehler bzw. Warnhinweis, wenn keine Rechnung erstellt wurde | |
| Status |
| Im Status WARNING und ERROR wird in der Regel der konkrete Sachverhalt/Fehler zusätzlich aufgeführt. |
| Gruppierung | Die abgerechnete Gruppierung. | |
| Rg.-Nr. | Rechnungsnummer. | |
| Freigabedatum | Datum der Freigabe, falls die Rechnung bereits freigegeben wurde (s.u.). |
Rechnungen abrufen und freigeben
Zu allen Positionen im Status PROCESSED wurde im Reiter Ausgangsrechnungen eine Rechnung angelegt:
Um nur die Rechnungen des aktuellen Rechnungslaufs anzuzeigen, empfiehlt es sich, auf diesen Rechnungslauf zu filtern und zusätzlich alle Rechnungen auf einer Seite anzuzeigen:
Nun können diese Rechnungen einzeln oder gesammelt als PDF abgerufen werden:
Achtung
Sobald eine Rechnung als PDF abgerufen oder freigegeben wurde, kann diese (auch vom Team Mitgliederverwaltung) nicht mehr gelöscht oder korrigiert werden!
Durch Freigabe der Rechnung erscheint diese zusätzlich auch im Reiter Eingangsrechnung der jeweiligen Gruppierungen
Hinweis
Alle Rechnungen müssen zwingend freigegeben werden, bevor die Rechnung an die Stämme verschickt werden darf!
Die so freigegebenen Rechnungen können nun per E-Mail oder Post an die Stämme verschickt werden.