Wurde einem Mitglied oder einem Stamm irrtümlich ein zu hoher Beitrag berechnet, so kann dies über eine Gutschrift auf der nächsten Rechnung korrigiert werden. Wichtig ist hier die Unterscheidung zwischen Mitgliedsabrechnung und Verbandsabrechnung:
Die Mitgliedsabrechnung bezeichnet die Rechnungsstellung gegenüber dem Mitglied. Die Rechnungen werden vom Stamm gesammelt oder für einzelne Mitglieder erzeugt.
Die Verbandsabrechnung bezeichnet die Abrechnung innerhalb des Verbandes. Sie umfasst die Rechnungen vom Bund an die Landesverbände sowie die Rechnungen von den Landesverbänden an die Stämme. Die Rechnungsläufe werden auf Bundes- bzw. Landesebene zentral gestartet und freigegeben.
Mitgliedsabrechnung
Soll für ein Mitglied eine Beitragsgutschrift erstellt werden, so wird das Mitglied ausgewählt und die Details des Mitglieds über die Funktion Anzeigen aufgerufen:
Im Reiter Beitragszahlungen Mitglied werden nun die in Rechnung gestellten Beitragszahlungen angezeigt:
Hinweis
Eine Gutschrift bezieht sich immer auf eine konkrete, bereits abgerechnete Beitragszahlung.
Nachdem die Beitragszahlung/Rechnungsposition, zu der eine Gutschrift erfolgen soll, ausgewählt wurde, wird über den Button Gutschrift erstellen (Mitglied) der Dialog zum Erstellen der Gutschrift aufgerufen:
Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Gutschriftsbetrag | Vorbelegt mit der markierten Beitragszahlung. | Der Betrag kann beliebig gesetzt werden. Eingabe ohne Währungskennzeichen. |
| Buchungstext | Buchungstext | Dieser Buchungstext erscheint auf der Rechnung. |
Verbandsabrechnung
Hinweis
Eine Gutschrift in der Verbandsabrechnung bezieht sich immer auf ein konkretes Mitglied und hier auf eine konkrete, bereits abgerechnete Beitragszahlung. Mitgliedsunabhängige Gutschriften sind nicht möglich!
Soll für ein Mitglied eine Beitragsgutschrift erstellt werden, so wird das Mitglied ausgewählt und die Details des Mitglieds über die Funktion Anzeigen aufgerufen:
Im Reiter Beitragszahlungen Verband werden nun die in Rechnung gestellten Beitragszahlungen angezeigt:
Nachdem die Beitragszahlung/Rechnungsposition, zu der eine Gutschrift erfolgen soll, ausgewählt wurde, wird über den Button Gutschrift erstellen (Verband) der Dialog zum Erstellen der Gutschrift aufgerufen:
Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Gutschriftsbetrag | Vorbelegt mit der markierten Beitragszahlung. | Der Betrag kann beliebig gesetzt werden. Eingabe ohne Währungskennzeichen. |
| Buchungstext | Buchungstext | Dieser Buchungstext erscheint auf der Rechnung. Hier sollten in jedem Fall der Name des Mitglieds und auf welchen Beitrag/Abrechnungsperiode sich die Gutschrift bezieht genannt werden. |
Verwechslungsgefahr
Da die Landesmitgliederverwalter*innen auch Zugriff auf die Beitragszahlungen der Mitgliedsabrechnung haben, ist darauf zu achten, dass die Gutschrift im Reiter Beitragszahlungen Verband und nicht versehentlich im Reiter Beitragszahlungen Mitglied erstellt wird!
Die Gutschrift wird beim nächsten Abrechnungsvorgang automatisch als Rechnungsposition berücksichtigt.