Ablauf des Anmeldeverfahrens

In dieser Anleitung leiten wir euch Schritt für Schritt durchs Anmeldeverfahren.

Bitte plant euch genug Zeit ein, um die Anmeldung auszufüllen. Je nach Gruppengröße kann das Eintragen der Daten der Teilnehmenden einige Zeit in Anspruch nehmen.

 Wir empfehlen euch diese Anleitung einmal zu überfliegen, um ein Gefühl für den Prozess und die angefragten Daten zu bekommen. Wenn ihr dann soweit seid, könnt ihr die Anleitung Schritt für Schritt nochmal durchgehen und parallel die Anmeldung im Anmeldetool ausfüllen.

Zur Anmeldung sind diese Schritte erforderlich:


Tipp

Ihr könnt auf die Bilder in der Anleitung klicken, um sie euch größer anzeigen zu lassen.

1. Teilnehmenden Anmeldung im Stamm/in der Gruppe

Diesen Schritt müsst ihr selber organisieren und habt damit vielleicht auch schon angefangen. Damit ihr eure Gruppe als Ganzes verbindlich anmelden könnt, müssen sich eure Teilnehmer erst bei euch anmelden.

Pro Teilnehmer*in braucht ihr folgende Informationen:

  • Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Essensgewohnheiten/Unverträglichkeiten
  • Ob schon eine eigene Reisekrankenversicherung (über die Familie) besteht.
    • Eine solche Versicherung hat sich bei vorherigen Bundesfahrten als hilfreich gezeigt. Wir empfehlen allen Teilnehmenden, eine solche Versicherung für die Dauer der Bundesfahrt abzuschließen. Die gesetzlichen Krankenversicherungen haben üblicherweise Kooperationen mit entsprechenden Anbietern.
    • Nicht versicherte Personen werden ggf. über den Bundesverband versichert. Hier sind die Versicherungsleistungen allerdings geringer als bei privat abgeschlossenen Versicherungen. Wir wollen durch diese Abfrage verhindern, dass wir unnötig viele Versicherungen abschließen und damit das Budget der Bundesfahrt belasten.
  • Einwilligung der Eltern in die Teilnahmebedingungen, insbesondere die Rückfahrt auf eigene Kosten bei Ausschluss aus der Bundesfahrt. (s. Teilnahmebedingungen)
  • Ob die Person mindestens 3x gegen Covid-19 geimpft ist
    • Diese Information Fragen wir nicht pro Teilnehmer ab, sondern die Anzahl der geimpften Personen pro Fahrtengruppe. Eventuell habt ihr entsprechende Infos schon von anderen Aktionen und könnt diese weiter verwenden.
    • Die Auskunft ist nicht verpflichtend. Sollte eine Person keine Auskunft dazu geben wollen, wird diese einfach als "ungeimpft" gezählt.
    • Der Grund der Abfrage ist eine bessere Vorbereitung der Fahrt im Bezug auf Hygiene und Gesundheitsversorgung (z.B. die logistische Organisation des Lagers) und hat keinen Einfluss auf die Auswahl der Fahrtengruppen!
  • Optional: Ob die Person in Besitz einer Juleica ist (bei Gruppenleitungen) (auch dies ist keine Teilnahmevoraussetzung und hat keinen Einfluss auf die Auswahl der Fahrtengruppen)

Gerne könnt ihr die Anmeldevorlage verwenden und auf euren Bedarf hin anpassen.

Ansonsten solltet ihr für die nächsten Schritte der Anmeldung noch folgende Infos bereitlegen:

  • Anzahl der Fahrtengruppen inkl. Zuordnung der Teilnehmenden zu den Fahrtengruppen
  • Kontaktdaten einer Gruppenleitung für jede Fahrtengruppe (diese ist für den Kontakt mit dem*der Mentor*in zuständig und für uns die Ansprechperson)
  • Kontaktdaten der Stammesführung oder einer Kontaktperson aus dem Stamm, die zum Zeitpunkt der Bundesfahrt in Deutschland ist
  • Fahrtenzeitraum (1. (21.-31.07.), 2. (04.-14.08.) oder beide)
  • Kontodaten von eurem Stammeskonto oder dem Abrechnungskonto
  • Stammes-/Rechnungsadresse

2. Ihr registriert euch im Anmeldetool

Zuerst muss eine Registrierung im Anmeldetool erfolgen. Bitte registriert euch als Stamm ein Mal, egal mit wie vielen Fahrtengruppen ihr reisen werdet. In diesem Schritt fragen wir erste Informationen ab, die unabhängig von den Fahrtengruppen sind. Über das Stammeskonto könnt ihr später eure Anmeldung bearbeiten sowie weitere Anmeldungen, zum Beispiel zum Vorbereitungstreffen der Gruppenleitungen, durchführen.

2.1 Anmeldetool öffnen & Registrierung starten

Bitte öffnet das Anmeldetool unter https://anmeldung.pfadfinden.de/bufa23/tn/, hier seht ihr nun die Startseite. Der Eintrag "Registrierung im Anmeldetool" sollte bereits ausgewählt sein. Klickt nun auf [Anmelden].

Startseite der Anmeldung
Bild 2-1: Startseite der Anmeldung

2.2 Konto erstellen

Wählt nun die Option [Neues Kundenkonto erstellen] und füllt die angezeigten Felder aus. Über die hier angegebene E-Mail-Adresse werden wir von nun an mit euch zur Bundesfahrt und zu eurer Anmeldung kommunizieren. Bitte stellt sicher, dass die E-Mail-Adresse regelmäßig abgerufen wird, damit keine wichtigen E-Mails ungelesen bleiben!


Bild 2-2: Neues Stammeskonto erstellen

2.4 Stammesdaten vervollständigen

Im nächsten Schritt fragen wir nun verschiedene Informationen zu eurem Stamm ab.

Als erstes die Stammes-/Rechnungsadresse: Wir empfehlen euch hier die Option "Adresse im Kundenkonto für zukünftige Buchungen speichern" auszuwählen, dann müsst ihr die Daten nur einmal angeben und könnt bei weiteren Bestellungen bequem darauf zurückgreifen.


Bild 2-3: Eingabe der Stammesadresse

Nachfolgend kommen weitere Fragen zu eurem Stamm, wie z.B. die Verbandszugehörigkeit. Auch würden wir hier gerne die Kontaktdaten einer verantwortlichen Person (z.B. der Stammesführung) als Notfallkontakt in Deutschland bekommen, insbesondere, wenn diese nicht selber mitfährt.


Bild 2-4: Fragen zu eurem Stamm

Sobald alle Felder ausgefüllt sind, könnt ihr auf [Fortfahren] klicken.

In der folgenden Ansicht seht ihr eine Übersicht eurer Daten. Bitte prüft die Daten sorgfältig und bestätigt die Teilnahmebedingungen. Mit Klick auf [Anmeldung abschicken] werden die Daten abgeschickt.


Bild 2-5: Registrierung bestätigen

Mit Abschluss der Stammesregistrierung seid ihr noch nicht verbindlich angemeldet, dazu müsst ihr Teilnehmende im Schritt 3 anmelden.

2.5 E-Mail bestätigen

Prüft nun das E-Mail-Postfach, das ihr bei der Anmeldung angegeben habt, ihr solltet nun eine E-Mail mit dem Betreff "Aktiviere dein Kundenkonto bei der Bundesfahrt 2023" bekommen haben. Bitte klickt auf den Link in der E-Mail und setzt ein Passwort für das Konto. In Einzelfällen kann es einige Minuten dauern, bis die Mail angekommen ist. Sollte die Mail gar nicht ankommen, nehmt bitte Kontakt mit uns auf.


Ihr seid nun im Anmeldetool registriert. Sobald ihr die Daten eurer Teilnehmenden habt (wie unter 1. beschrieben), könnt ihr mit Schritt 3 weitermachen.

Falls ihr eure Daten nachträglich nochmal bearbeiten müsst, könnt ihr dies über euer Kundenkonto oder den Link in der E-Mail mit dem Betreff "[BuFa23] Deine Bestellung: ..." machen.

3. Ihr meldet eure Fahrtengruppen & Teilnehmenden an

Bevor ihr hier weitermachen könnt, braucht ihr eine Registrierung im Anmeldetool (Schritt 2) und die Daten (Name, Geburtsdatum etc.) aller Teilnehmenden.

3.1 Anmeldetool öffnen & Anmelden

Ruft erneut die Startseite des Anmeldetools auf. Solange ihr mit eurem Stammeskonto angemeldet seid, solltet ihr nun die Auswahlmöglichkeiten "Fahrtengruppe" und "Bundesfahrt Teilnehmer*in" sehen.

Solltet ihr diese Optionen nicht sehen, klickt oben rechts auf [Anmelden] und meldet euch mit den Anmeldedaten aus Schritt 2 an. Solltet ihr das Passwort vergessen haben, könnt ihr es darüber auch zurücksetzen.


Bild 3-1: Startseite aufrufen und anmelden (Ansicht nach der Anmeldung)

3.2 Auswahl Anzahl Teilnehmende & Fahrtengruppen

Bitte wählt aus, mit wie vielen Fahrtengruppen ihr auf Fahrt gehen wollt. Die Anzahl der Fahrtengruppen kann nach Anmeldeschluss nicht erhöht werden. Sollten Fahrtengruppen in separaten Bestellungen angemeldet werden, werden diese eventuell nicht als zusammenhängende Gruppen bei der Auswahl der Fahrtengruppen betrachtet.

Dann tragt bitte die Anzahl der Teilnehmenden, die ihr insgesamt anmelden möchtet, ein und wählt [Zur Kasse] aus, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Registrierung im Anmeldetool bitte nicht noch einmal auswählen, die Daten haben wir ja schon (Zwinkern)



Bild 3-2: Auswahl der Anzahl von Teilnehmenden und Fahrtengruppen

3.3 Kundenkonto & Mitgliedschaft auswählen

Auf der nächsten Seite prüft bitte, dass ihr im richtigen Stammeskonto angemeldet seid. Nachdem ihr dann auf [Fortfahren] geklickt habt, müssen die ausgewählte Teilnehmenden und Fahrtengruppen der Stammesregistrierung zugeordnet werden. Im Normalfall sollte für alle die Option "Bundesfahrt Stammesregistrierung" vorausgewählt sein und du kannst direkt auf [Fortfahren] klicken.

Solltet ihr mehrere Optionen vorfinden, wählt bitte die mit dem frühesten Datum aus. Ansonsten könnt ihr das angegebene Datum ignorieren.


Bild 3-3: Kundenkonto und Stammesregistrierung bestätigen

3.4 Fahrtengruppen und Daten der Teilnehmenden eintragen

In diesem Schritt müssen alle Teilnehmenden namentlich registriert werden. Wie bei der Registrierung im Anmeldetool in Schritt 2.4 wird nun ein Formular mit verschiedenen Fragen angezeigt. Zuerst gibt es einen Abschnitt für die Rechnungsadresse. Solltet ihr die im zweiten Schritt gespeichert haben, könnt ihr nun auf [Formular ausfüllen] klicken.


Bild 3-4: Rechnungsadresse eingeben

Nun folgt ein Abschnitt mit Fragen für jede Fahrtengruppe, dann je einen für alle Teilnehmenden.

Bitte achtet darauf, den Namen der Fahrtengruppe bei allen Teilnehmenden genau gleich zu schreiben, damit eine eindeutige, automatische Zuordnung möglich ist.


Bild 3-5: Fragen zu eurer Fahrtengruppe

Bild 3-6: Eingabe der Daten der Teilnehmenden

Wir empfehlen euch, die Option "Antwort als Kundenprofil für zukünftige Buchungen speichern" für die Gruppenleitungen auszuwählen, dann könnt ihr die Daten z.B. bei der VBT Anmeldung wiederverwenden.

Solltet ihr ergänzende Angaben zu einer Person machen wollen, können diese im Kommentarfeld der entsprechenden Fahrtengruppe ergänzt werden.

Sobald alle Felder ausgefüllt sind, könnt ihr auf [Fortfahren] klicken.

Wir empfehlen die Daten zügig einzutragen, da es zum Beispiel beim Schließen des Fensters zu Datenverlust kommt. Sollte es trotzdem mal länger dauern, kann auch nach Ablauf des Countdowns oben rechts, vor Anmeldeschluss die Anmeldung noch abgesendet werden.

3.5 Gewünschte Zahlungsmethode auswählen

Hier gebt ihr nun an, wie ihr den Fahrtenbeitrag bezahlen wollt. Die Details könnt ihr dem Infobrief oder Schritt 5 weiter unten auf dieser Seite entnehmen. Bitte wählt hier euer präferiertes Verfahren und notiert bzw. gebt die erforderlichen Daten ein.

Alle Fahrtenbeiträge werden erst nach Bestätigung der Teilnahme fällig. Auch Lastschriften werden erst Ende April/Anfang Mai eingezogen und erst dann ist der Beitrag wirklich bezahlt. Bitte ignoriert entsprechende Formulierungen im Anmeldetool.


Bild 3-7: Zahlungsmethode auswählen

Sobald alle Felder ausgefüllt sind, könnt ihr auf [Fortfahren] klicken.

3.6 Eingaben prüfen und bestätigen

Nun solltet ihr auf der Seite "Bestellung prüfen" sein. Hier seht ihr eine Übersicht eurer Daten. Bitte prüft die Daten sorgfältig und bestätigt die Teilnahmebedingungen. Mit Klick auf [Zahlungspflichtig bestellen] werden die Daten abgeschickt und eure Teilnehmenden verbindlich angemeldet.


Bild 3-8: Verbindliche Anmeldung bestätigen

Falls ihr eure Daten nachträglich nochmal bearbeiten müsst, könnt ihr dies über euer Kundenkonto oder den Link in der E-Mail mit dem Betreff "[BuFa23] Deine Anmeldung: ..." machen. Diese E-Mail ist keine Bestätigung der Teilnahme, diese erfolgt separat - siehe Punkt 4.

4. Bestätigung der Teilnahme/Absage

Nach dem Ende der ersten Anmeldephase werden wir uns die eingegangenen Bewerbungen anschauen. Sollte es aufgrund der Menge an Anmeldungen notwendig werden, erfolgt eine Auswahl der Fahrtengruppen wie im ersten Infobrief beschrieben. Spätestens Ende März erhaltet ihr eine Rückmeldung, diese senden wir an die E-Mail, mit der die Anmeldung getätigt wurde.

Sollten danach noch Restplätze verfügbar sein, werden solche Anmeldungen innerhalb von einer Woche bestätigt oder abgelehnt.

Für die Gruppen deren Teilnahme wir bestätigen konnten folgen ab März weitere Informationen zu den nächsten Schritten. Unter anderem werden wir euch dann mit eine*r Mentor*in zusammenbringen und die Anmeldung für das Vorbereitungstreffen im Mai steht dann auch bald an.

Tipp

Sind die oben erwähnten E-Mails aus den Anmeldeschritten in eurem Spam Ordner gelandet? Dann fügt "bundesfahrt@pfadfinden.de" in euer Kontaktbuch hinzu.

5. Abrechnung der Fahrtenbeiträge

Die Bezahlung der Fahrtenbeiträge erfolgt gesammelt nach Stämmen nach Ende der Anmeldung und nach der Bestätigung der Teilnahme durch uns. Bezahlt werden kann komfortabel per Lastschrift oder ersatzweise per Banküberweisung, die Auswahl erfolgte schon bei der Anmeldung in Schritt 3. Unabhängig von eurer Wahl werden die Fahrtenbeiträge Ende April fällig. Wir empfehlen euch, die Fahrtenbeiträge eurer Teilnehmer (nach der Bestätigung der Teilnahme unsererseits) bis zum 15. April einzusammeln. Bitte beachtet, dass euer Stammeskonto insbesondere bei Lastschrifteinzug zum Fälligkeitsdatum ausreichend gedeckt ist!

Mehr Informationen erhaltet ihr je nach gewähltem Bezahlverfahren zwischen Ende März und Mitte April per E-Mail (an die E-Mail, mit der die Anmeldung getätigt wurde).

Tipp: Eure Rechnungen findet ihr im Anhang der Bestellbestätigung. Vergesst nicht, diese für eure Stammeskasse abzuspeichern oder leitet sie direkt weiter, damit bei der Abrechnung nach der Aktion alles da ist.

Weitere Informationen

Bitte kontaktiert bundesfahrt@pfadfinden.de so schnell wie möglich, solltet ihr Probleme oder Fragen haben.

Es ist schwierig, technische Probleme anzuerkennen, wenn eine solche Information erst nach Anmeldeschluss an uns herangetragen wird. Darum schiebt die Anmeldung nicht auf den letzten Tag und meldet euch rechtzeitig bei uns, wenn ihr Probleme habt, wir helfen euch schnellstmöglich weiter.

Weitere Hilfestellungen und Informationen findet ihr unter den folgenden Links: