Häufige Fragen (FAQ)

Um den Inhalt mehrerer Datenfelder – zum Beispiel die gesamte Anschrift – schnell und einfach in eine andere Anwendung zu übertragen, öffnet ihr die Basisdaten des Mitglieds über die Funktion ‚Anzeigen‘. Nun könnt ihr alle benötigten Angaben eines Reiters mit der Maus markieren, mit Strg+C kopieren und mit Strg+V an der gewünschten Stelle wieder einfügen.

Die kompletten Basisdaten eines Mitglieds könnt ihr über den Excelexport im Fußbereich der Mitgliederliste eines Stammes kopieren. Zuvor filtert ihr die Liste am besten nach dem Nachnamen. Der Bereich Suche ermöglicht zudem den Export der Daten von ausgewählten Mitgliedern aus verschiedenen Stämmen und Landesverbänden.

Wenn Post als unzustellbar zurückkommt oder ihr anderweitig vom Umzug eines Mitglieds erfahrt, markiert ihr die nun nicht mehr gültige Anschrift bitte als gesperrt. Hierzu stellt ihr in den Basisdaten dem Eintrag im Feld „Straße, Nr.“ ein # voran (Bsp.: #Holzweg 13). Auf diese Weise kann das Mitglied beim nächsten Export von Versandadressen herausgefiltert werden. Löscht die letzte bekannte Anschrift bitte erst, wenn ihr sie durch eine neue gültige ersetzen könnt. Sofern sich die Postanschrift nur vorübergehend ändert, könnt ihr die bisherige Adresse auch mit einem entsprechenden Vermerk in das Feld „Bemerkungen“ im Reiter ‚Sonstiges‘ kopieren.

Anschließend solltet ihr natürlich mit der betreffenden Person Kontakt aufnehmen. Wird die Sperrung von der Landes- oder Bundesebene vorgenommen (z.B. aufgrund eines Rückläufers beim Pfade-Versand), informiert sie hierüber bitte die/den zuständige/n Stammesmitgliederverwalter/in, damit diese/r eine baldige Klärung und Aktualisierung vornehmen kann.

Beim Ausdrucken der PDF-Datei mit den Daten für die Mitgliedsausweise, sollten folgende Druckeinstellungen vorgenommen werden:

• Seite anpassen und Optionen: Tatsächliche Größe
• Papierquelle gemäß PDF-Seitengröße auswählen (muss angehakt sein)
  

Dies kann daran liegen, dass dem Mitglied, bspw. nach einem Stammeswechsel, keine aktive Mitgliedstätigkeit zugeordnet ist. Bitte prüfe in diesem Fall in der Ansicht Mitgliederverwaltung, ob dem Mitglied eine Mitgliedstätigkeit zugeordnet ist und lege diese falls notwendig entsprechend der Anleitung unter Stamm wechseln an.

Die Sitzanschrift gibt an, wo der Stamm seinen Sitz hat. Hier kann beispielsweise die Adresse des Stammesheims oder der Stammesgeschäftsstelle eingetragen werden. Wichtig ist, dass Postleitzahl und Ort dem tatsächlichen Ort entsprechen, an dem der Stamm aktiv ist. Diese Daten werden nämlich für die Stammessuche auf der Homepage und den Druck der Mitgliedsausweise (Ort des Stammes) verwendet.

Die Versandanschrift hingegen gibt an, wie der Stamm per Post erreichbar ist. Diese Adresse wird an vielen Stellen der Mitgliederverwaltung als Absender- oder Empfängeradresse, zum Beispiel im Rahmen der Rechnungserstellung oder der Führungszeugnisse verwendet. Meist ist das die Anschrift eines Stammesführungsmitglieds.

Es werden weiterhin im Bundesamt die Ortsgruppen in der Mitgliederverwaltung angelegt oder deaktiviert ("zzz..."). Dazu muss weiterhin ein Hinweis (mit dem Landesversammlungsprotokollausschnitt) bzgl. Erstellung oder Löschung an info@pfadfinden.de geschickt werden.

Die Tätigkeit "Stammesführer/in" ist eine sogenannte Übergabetätigkeit. Das bedeutet, dass es in jedem Stamm zu jedem Zeitpunkt mindestens eine/n Stammesführer/in geben muss. Da beim Austritt alle Tätigkeiten beendet werden, muss vorm Austritt des Stammesführers dessen Nachfolger bestimmt werden. Da bei der Auflösung eines Stammes natürlich kein Nachfolger existiert, kann der Stammesführer nicht direkt als ausgetreten markiert werden. Bitte wende dich in diesem Fall per E-Mail an mitglied@pfadfinden.de und gib dabei den Namen des Stammes und des betroffenen Mitglieds an

Grundsätzlich solltet ihr offene Beiträge bei den betreffenden Mitgliedern beziehungsweise Eltern schriftlich anmahnen, am besten mit Verweis auf die Bundessatzung. Das hilft meist schon.

Ist das Mitglied mittlerweile ausgetreten, so bleibt ihr auch höchstens auf einem Landes- und Bundesbeitrag für das aktuelle Jahr sitzen. Selbst wenn keine Austrittserklärung eingeht, muss für das nächste Jahr kein weiterer Mitgliedsbeitrag gezahlt werden. Denn die Mitgliedschaft im BdP erlischt automatisch, wenn der zum 1. Januar fällige Jahresbeitrag nicht binnen 11 Monaten bezahlt wurde (Bundessatzung §4 Abs. 1, Beitragsordnung §3 Abs. 1). In diesem Fall meldet ihr den Beitragsrückstand Anfang Dezember an eure/n Landesmitgliederverwalter/in.
Nur für Neumitglieder, die im Laufe des Jahres eintreten, wird euch unter Umständen vor Ablauf der elf Monate auch ein zweiter Mitgliedsbeitrag in Rechnung gestellt. Um so wichtiger ist es, dass ihr mit dem Mitglied direkt Kontakt aufnehmt, sobald der drei Wochen nach der Ausweisübergabe fällige erste Jahres-/Halbjahresbeitrag ausbleibt.

Um Beitragsausfälle weitgehend zu vermeiden, empfehlen wir euch, jeweils am Jahresende auf die Austrittsfrist 31.12. hinzuweisen. Die Frist für die Beitragszahlung an euren Stamm könntet ihr zudem so weit vor den Meldetermin der Austritte am 31.01. legen, dass ihr im Bedarfsfall noch klären könnt, ob die Mitgliedschaft im BdP weiterhin gewünscht ist. Die betreffenden Fristen und Verfahren werden auch im Infoschreiben an die Stämme erläutert.

Im Dezember kommen noch bei einigen Landesmitgliederverwalter/inne/n ausgefüllte Aufnahmeanträge an. Die Daten werden in die neue Mitgliederverwaltung aufgenommen. Rechnungen für die ausstehenden Beiträge erstellen bis zum 31.12.2015 die Landesverbände selbst. Ab dem 01.01.2016 werden die neuen Mitglieder von der zentralen Rechnungsstellung mit erfasst.