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Hier sammeln wir fortlaufend die häufigsten Fragen mit den zugehörigen Antworten, die im Zusammenhang mit der neuen Mitgliederverwaltung auftreten. Eure Fragen könnt ihr an mitglied@pfadfinden.de stellen. Bitte schaut aber immer vorher in die Softwareanleitungen und auf diese Seite, ob eure Frage hier nicht schon beantwortet wird.

Anmeldung und Registrierung


Deine fünfstellige Mitgliedsnummer findest du auf dem Adressetikett der pfade unmittelbar oberhalb der Anschrift zwischen den ##-Zeichen. Darüber hinaus wird sie in neu ausgegebene Mitgliedsausweise eingedruckt und kann bei deinem*r Landesmitgliederverwalter*in erfragt werden.

Beachte bitte, dass die Ausweisnummer auf der Vorderseite der bisherigen Mitgliedsausweise nicht der Mitgliedsnummer entspricht.

Die Sperrung wird automatisch nach ca. 15 Minuten aufgehoben. Wenn du dein Passwort vergessen hast, verwende bitte die Funktion „Passwort vergessen“. Wenn du deinen Anmeldenamen vergessen hast, wende dich bitte an deine*n Landesmitgliederverwalter*in.


Mitgliederverwaltung/Adressverwaltung


Um den Inhalt mehrerer Datenfelder – zum Beispiel die gesamte Anschrift – schnell und einfach in eine andere Anwendung zu übertragen, öffnet ihr die Basisdaten des Mitglieds über die Funktion ‚Anzeigen‘. Nun könnt ihr alle benötigten Angaben eines Reiters mit der Maus markieren, mit Strg+C kopieren und mit Strg+V an der gewünschten Stelle wieder einfügen.

Die kompletten Basisdaten eines Mitglieds könnt ihr über den Excelexport im Fußbereich der Mitgliederliste eines Stammes kopieren. Zuvor filtert ihr die Liste am besten nach dem Nachnamen. Der Bereich Suche ermöglicht zudem den Export der Daten von ausgewählten Mitgliedern aus verschiedenen Stämmen und Landesverbänden.

Wenn Post als unzustellbar zurückkommt oder ihr anderweitig vom Umzug eines Mitglieds erfahrt, markiert ihr die nun nicht mehr gültige Anschrift bitte als gesperrt. Hierzu stellt ihr in den Basisdaten dem Eintrag im Feld „Straße, Nr.“ ein # voran (Bsp.: #Holzweg 13). Auf diese Weise kann das Mitglied beim nächsten Export von Versandadressen herausgefiltert werden. Löscht die letzte bekannte Anschrift bitte erst, wenn ihr sie durch eine neue gültige ersetzen könnt. Sofern sich die Postanschrift nur vorübergehend ändert, könnt ihr die bisherige Adresse auch mit einem entsprechenden Vermerk in das Feld „Bemerkungen“ im Reiter ‚Sonstiges‘ kopieren.

Anschließend solltet ihr natürlich mit der betreffenden Person Kontakt aufnehmen. Wird die Sperrung von der Landes- oder Bundesebene vorgenommen (z.B. aufgrund eines Rückläufers beim Pfade-Versand), informiert sie hierüber bitte die*den zuständige*n Stammesmitgliederverwalter*in, damit diese*r eine baldige Klärung und Aktualisierung vornehmen kann.

  

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der Software um eine Mitgliederverwaltung. Personen, die nicht Mitglied im BdP sind, dürfen nur angelegt werden, wenn sie eine Tätigkeit im BdP ausüben und diese Tätigkeit in der Mitgliederverwaltung dokumentiert werden soll. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Elternteil die Aufgabe des*r Heimwarts*in übernimmt oder wenn es sich um Hauptamtliche handelt. Diese Personen sind mit der Mitgliedstätigkeit „Kein Mitglied“ anzulegen, aus technischen Gründen müssen sie in der Software den selben Aufnahmeprozess wie normale Mitglieder durchlaufen.

Die Mitgliederverwaltung führt beim Anlegen eines Mitglieds und beim Speichern von Änderungen eine Dublettenprüfung durch um zu verhindern, dass eine Person mehrfach (z.B. in verschiedenen Stämmen) angelegt werden kann. Erscheint die Fehlermeldung, dass es bereits ein Mitglied mit gleichem Nachnamen, Vornamen und Geburtsdatum in der Datenbank gibt, dann sucht ihr das Mitglied im Bereich Suche. Anhand des gefundenen Datensatzes müsst ihr nun klären, um welchen der folgenden Fälle es sich handelt:

  • Doppelmitgliedschaft: Eine Person will neben seiner ordentlichen Mitgliedschaft in einem Stamm Zweitmitglied in einem anderen Stamm werden.
  • Änderung der Mitgliedsart: Ein ordentliches Mitglied will die Umwandlung zum Jahreswechsel in eine fördernde Mitgliedschaft beantragen.
  • Stammeswechsel: Ein Mitglied will zum Jahreswechsel den Stamm (die Hauptgruppierung) wechseln.
  • Wiedereintritt: Ein Person war bereits BdP-Mitglied und möchte nun nach einer Pause wieder eintreten, eventuell inklusive Stammeswechsel.
  • Hauptamt: Ein Mitglied ist auch hauptamtlich für den BdP tätig und verfügt daher über einen zweiten Datensatz mit dienstlichen Kontaktdaten. Die Datenpflege muss das Team Mitgliederverwaltung vornehmen.

Könnt ihr das Mitglied nicht im System finden, so wendet euch an eure*n Landes- bzw. den*die Bundesmitgliederverwalter*in.

Damit die Liste nicht zu unübersichtlich wird, sind hier nur die europäischen Länder und die bereits bei anderen Mitgliedern verwendeten Länder enthalten. Wenn das benötigte Land fehlt, kontaktiere zur Ergänzung der Liste bitte das Team Mitgliederverwaltung.


Gruppierungsverwaltung


Die Sitzanschrift gibt an, wo der Stamm seinen Sitz hat. Hier kann beispielsweise die Adresse des Stammesheims oder der Stammesgeschäftsstelle eingetragen werden. Wichtig ist, dass Postleitzahl und Ort dem tatsächlichen Ort entsprechen, an dem der Stamm aktiv ist. Diese Daten werden nämlich für die Stammessuche auf der Bundeswebsite und den Druck der Mitgliedsausweise sowie diverser Listen (Ort des Stammes) verwendet.

Die Versandanschrift hingegen gibt an, wie der Stamm per Post erreichbar ist. Diese Adresse wird an vielen Stellen der Mitgliederverwaltung als Absende- oder Empfangsadresse, zum Beispiel im Rahmen der Rechnungserstellung oder der Führungszeugnisse verwendet. Meist ist das die Anschrift eines Stammesführungsmitglieds.

Es werden weiterhin im Bundesamt die Ortsgruppen in der Mitgliederverwaltung angelegt oder deaktiviert ("zzz..."). Dazu muss ein Hinweis (mit dem Landesversammlungsprotokollausschnitt) bzgl. Erstellung oder Löschung an info@pfadfinden.de geschickt werden.

Die Tätigkeit „Stammesführer*in“ ist eine sogenannte Übergabetätigkeit. Das bedeutet, dass es in jedem Stamm zu jedem Zeitpunkt mindestens eine*n Stammesführer*in geben muss. Da beim Austritt alle Tätigkeiten beendet werden, muss vorm Austritt der*s Stammesführerin*s dessen Nachfolger*in bestimmt werden. Da es bei der Auflösung eines Stammes natürlich keine Nachfolge gibt, kann der*in Stammesführer*in nicht direkt als ausgetreten markiert werden. Bitte wende dich in diesem Fall per E-Mail an mitglied@pfadfinden.de und gib dabei den Namen des Stammes und des betroffenen Mitglieds an.


Rechnungen und Beiträge


Grundsätzlich solltet ihr offene Beiträge bei den betreffenden Mitgliedern beziehungsweise Eltern schriftlich anmahnen, am besten mit Verweis auf die Bundessatzung. Das hilft meist schon.

Ist das Mitglied mittlerweile ausgetreten, so bleibt ihr auch höchstens auf einem Landes- und Bundesbeitrag für das aktuelle Jahr sitzen. Selbst wenn keine Austrittserklärung eingeht, muss für das nächste Jahr kein weiterer Mitgliedsbeitrag gezahlt werden. Denn die Mitgliedschaft im BdP erlischt automatisch, wenn der zum 1. Januar fällige Jahresbeitrag nicht binnen 11 Monaten bezahlt wurde (Bundessatzung §4 Abs. 1, Beitragsordnung §3 Abs. 1). In diesem Fall meldet ihr den Beitragsrückstand Anfang Dezember an eure*n Landesmitgliederverwalter*in.
Nur für Neumitglieder, die im Laufe des Jahres eintreten, wird euch unter Umständen vor Ablauf der elf Monate auch ein zweiter Mitgliedsbeitrag in Rechnung gestellt. Um so wichtiger ist es, dass ihr mit dem Mitglied direkt Kontakt aufnehmt, sobald der drei Wochen nach der Ausweisübergabe fällige erste Jahres-/Halbjahresbeitrag ausbleibt.

Um Beitragsausfälle weitgehend zu vermeiden, empfehlen wir euch, jeweils am Jahresende auf die Austrittsfrist 31.12. hinzuweisen. Die Frist für die Beitragszahlung an euren Stamm könntet ihr zudem so weit vor den Meldetermin der Austritte am 31.01. legen, dass ihr im Bedarfsfall noch klären könnt, ob die Mitgliedschaft im BdP weiterhin gewünscht ist. Die betreffenden Fristen und Verfahren werden auch in der Terminübersicht und dem Infoschreiben an die Stämme erläutert.

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