Mit dem SEPA-Lastschriftmodul besteht die Möglichkeit, im Rahmen der Mitglieder- und/oder Verbandsabrechnung (siehe Mitglied abrechnen und Unterjährige Verbandsabrechnung erstellen) entsprechende Lastschriftdateien zu erstellen.

Allgemeine Informationen zum SEPA-Verfahren finden sich beispielsweise unter http://www.bundesbank.de/Redaktion/DE/Standardartikel/Kerngeschaeftsfelder/Unbarer_Zahlungsverkehr/die_sepa_lastschrift.html.

Übersicht

Im Allgemeinen sollte der Ablauf (am Beispiel von Lastschriften für die Mitgliedsabrechnung) wie folgt sein:

Mitgliederverwaltung Anlage/Pflege Mitglied:

• Anlage eines neuen Mitglieds
• Definition, ob Lastschrift oder Überweisung (siehe Neues Mitglied anlegen und  Mitgliederdaten einsehen und bearbeiten)
• Erzeugung eines Mandates
• Druck des Mandates (Mandatsanfrage)
• Unterschrift für Mandat einholen, ggf. steht IBAN erst jetzt fest 
• Aktualisierung des Mandates mit IBAN (Änderung nicht möglich, nur einmalige Eingabe).

Rechnungsprozess:

• Erstellung einer Rechnung ggf. für mehrere oder alle Mitglieder eines Stammes. Fehlende oder ungültige Mandate werden automatisch erstellt und müssen nach Eingang des unterschriebenen Mandats nachdokumentiert werden.
• Freigabe der Rechnung
• Erzeugung der Lastschriftdatei für Rechnungen, bei denen in der Kontoverbindung „Lastschrift“ eingestellt ist.

Analog gilt das Vorgehen für die Verbandsabrechnung zwischen Gruppierungen.

Mandat erzeugen

Ein neues Mandat für ein Mitglied wird aus der „Bearbeiten“- oder „Anzeigen“-Maske des Mitglieds im Tab „Mandate Mitglied“ über „Anlegen“ erzeugt.

Folgende Maske erscheint:

Mandat einholen (drucken)

Das Erzeugen eines Mandats im System ist ein rein technischer Prozess, der notwendig ist, um SEPA-Lastschriften vornehmen zu können – rechtlich wird das Mandat jedoch nur durch Unterschrift des Mitglieds gültig. Nach Erzeugung des Mandats ist es also notwendig, dass der Debitor (das Mitglied) das Mandat erhält und unterschrieben zurückliefert. Dafür bietet das System die Möglichkeit, das Mandat als PDF auszudrucken.

Hierzu wird das Mandat markiert und über den Button ‚Mandatsanfrage‘ eine PDF-Datei generiert.

Mandat dokumentieren (Unterschrift liegt vor)

Mit der Unterschrift durch das Mitglied wird das Mandat gültig. Nach Eingang des unterschriebenen Mandats beim Stamm wird dieses in der Mitgliederverwaltung dokumentiert.

Hierzu wird der Dialog Mitglied ansehen bzw. Mitglied bearbeiten aufgerufen und im Reiter Mandate Mitglied das betroffene Mandat ausgewählt:

Beim ‚Bearbeiten‘ eines Mandats erscheint folgende Maske:

Hier wird der Status des Mandats nun von CREATED zu SIGNED geändert und ggf. die IBAN ergänzt. Anschließend werden die Änderungen über den Button ‚Speichern‘ übernommen.

Damit ist das Mitglied nun für den Lastschrift-Einzug vorbereitet.

Lastschriftdatei erzeugen

Voraussetzung

Bevor die Lastschriftdatei erzeugt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Gläubiger-Identifikationsnummer muss in der Gruppierungsverwaltung eingetragen sein (siehe Gruppierungsdaten verwalten). Sollte die Gruppierung noch keine Gläubiger-ID haben, so muss diese bei der Bundesbank beantragt werden (siehe https://extranet.bundesbank.de/scp/).
• Die Bankverbindung (IBAN) der Gruppierung muss in der Gruppierungsverwaltung eingetragen sein.
• Die betroffenen Mitglieder bzw. Gruppierungen müssen abgerechnet werden (siehe Mitglied abrechnen bzw. für die Landesverbände Unterjährige Verbandsabrechnung erstellen).
• Die erzeugten Rechnungen müssen geprüft und anschließend freigegeben werden (siehe Mitglied abrechnen bzw. für die Landesverbände Unterjährige Verbandsabrechnung erstellen).

Durchführung

Wenn die genannten Voraussetzungen erfüllt sind, können die Lastschriften über den Button Lastschriften erzeugen im Tab Lastschriften im Bereich Gruppierungsverwaltung erzeugt werden.

Der (technische) Ablauf der Erzeugung der Lastschriftdatei (Sammellastschrift) ist wie folgt:

• Suche alle freigegebenen Rechnungen, bei denen der*die Debitor*in zum Zeitpunkt der Rechnungserzeugung die Zahlungsart „Lastschrift“ eingetragen hatte.
• Iteration über alle Rechnungen:
  
  • Hole aktuelles Konto der*s Debitorin*s und prüfe, ob für die IBAN und die abzurechnende Verbandseinheit (Gruppierung, Mitglied) ein gültiges Mandat vorliegt.
    
    • Falls ja:
      
      • Erzeuge Lastschrift (mit Kreditor, Debitor*in, Payment und Mandat).
    • Falls nein: 
      
      • System erzeugt ein neues Mandat mit den aktuellen Bankdaten und dem Unterschriftsdatum (heute), der Status (Mandat) bleibt auf „CREATED“ stehen
      • Erzeuge Lastschrift (mit Kreditor, Debitor*in, Payment und Mandat [neu]).

Systemseitig wird für die Lastschriftdatei eine Sammellastschrift erzeugt, der die einzelnen Lastschriften zugeordnet sind. Zusätzlich werden diesem Sammeleintrag noch folgende Dateien zugeordnet:

• SEPA-Einzugsdatei: Die SEPA-kompatible Datei zur Einreichung bei der Bank
• Mandats-Datei: PDF mit allen zugehörigen Mandaten, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Lastschriftdatei nicht gültig oder noch nicht vorhanden waren (und daher automatisch neu erzeugt wurden) sowie allen zugehörigen existierenden gültigen Mandaten (diese werden erneut zum Ausdruck mit hinzugefügt).

Die Maske zum Erzeugen einer Lastschriftdatei bietet folgende Optionen:

 Das tatsächliche Einzugsdatum für jede einzelne Position der Sammellastschrift wird bei der Erzeugung der SEPA-Sammellastschrift-Datei wie folgt ermittelt:

• Ermittlung des Ausgangspunkts als frühestes Datum des Einzugs: 
  
  
  1. Falls nicht anders definiert, Rechnungsdatum (kann je Lastschrift-Position unterschiedlich sein, wenn Lastschriften für unterschiedliche Rechnungen/Rechnungsläufe mit unterschiedlichem Datum erstellt werden)
     
  2. Falls bei Rechnung definiert, stattdessen Einzugsdatum (kann je Lastschrift-Position unterschiedlich sein, wenn Lastschriften für Rechnungen/Rechnungsläufe mit unterschiedlichem Datum erstellt werden und dieses Datum dort jeweils unterschiedlich gesetzt wurde)
     
  3. Falls bei Erzeugung der Lastschriften definiert, abweichendes Valuta-Datum (einheitlich für alle Positionen – überschreibt pauschal Rechnungsdatum und/oder Einzugsdatum)
     
     
• Dazu kommen jeweils die Offset-Tage, die von dem*r Benutzer*in definiert worden sind (sollte das Ausgangsdatum einer Position in der Vergangenheit liegen, wird der Offset ab dem aktuellen Datum berechnet).
  
• Generell wird als Nebenbedingung geprüft, dass für erstmalige Lastschriften 5 Tage technische Vorlauffrist für die Einreichung bei der Bank ab heute (dem Datum der Lastsschrifterstellung) gewahrt sind und für Folgelastschriften 1 Tag ab heute. Soweit diese Bedingung durch die oben ermittelten bzw. definierten Einzugsdaten verletzt würde, werden die tatsächlichen Einzugsdaten entsprechend in die Zukunft verschoben.

Im Prinzip können unterschiedliche Konstellationen parallel abgebildet werden, das heißt, es wird für einige Rechnungen das Rechnungsdaten als Ausgangspunkt verwendet, für andere das Einzugsdatum. Ein definierter Offset würde auf jedes dieser Daten angewendet. Im Ergebnis könnte die Lastschriftdatei Positionen mit völlig unterschiedlichen Einzugsdaten enthalten. MIt Setzen eines abweichenden Valuta-Datums würde der Ausgangspunkt für das Einzugsdatum allerdings einheitlich für alle Positionen angewendet, so dass ein gesetztes Einzugsdatum bei der Rechnung (bzw. unterschiedliche Rechnungsdaten) überschrieben würde!

Fristen / Vorabankündigung (Pre-Notification)

Der*Die Systembenutzer*in ist für die Beachtung der vorgeschriebenen Fristen zur Einreichung von einmaligen und wiederkehrenden Lastschriften und insbesondere der Vorankündigungsfristen verantwortlich und dies sollte – insbesondere soweit Rechnungen zur Vorankündigung verwendet werden sollen – durch einen definierten Prozess bei der Erstellung und Freigabe von Rechnungen sowie der Erzeugung und Einreichung der Lastschriftdateien sichergestellt werden.

Für eine korrekte Vorankündigung über die Rechnungen ist es zwingend, neben dem Betrag auch das Einzugsdatum anzugeben. Es besteht jedoch technisch keine Möglichkeit, ein dynamisch ermitteltes individuelles Fälligkeitsdatum der Abbuchung (Einzugsdatum) auf der Rechnung zu ermitteln und anzudrucken, da dieses Datum erst später bei Erstellung der Lastschriften „entsteht“ und technische Kriterien (z.B. Vorlaufdatum für die Einreichung bei der Bank) zu berücksichtigen sind, die davon abhängen, wann die Lastschrift überhaupt erstellt wird.

Möglich ist es jedoch, schon bei der Erstellung von Rechnungen statisch ein voraussichtliches Einzugsdatum anzugeben (Feld „Einzugsdatum“), das dann auf der Rechnung als Einzugsdatum angedruckt würde. Dann muss natürlich zwingend auch sichergestellt werden, dass tatsächlich an diesem Datum abgebucht werden kann. Das Einzugsdatum muss also so definiert werden, dass es hinreichend weit in der Zukunft liegt, um ausgehend vom geplanten Datum der Erstellung der Lastschriften alle Fristen, vor allem Vorankündigungsfrist sowie Vorlauffristen für die Einreichung, abzudecken.

Das hier beschriebene Vorgehen kann nicht abbilden, dass die gesetzlichen oder individuell vereinbarten Vorankündigungsfristen und Vorlauffristen für Erst- und Folgelastsschriften unterschiedlich sind – bei Definition des Einzugsdatums sollte also immer von der längsten anwendbaren Frist ausgegangen werden.

Bankverbindung bzw. SEPA-Mandat nach Rechnungsstellung ändern

Wurden nach der Durchführung eines Rechnungslaufs (zum Beispiel als Reaktion des Mitglieds auf die Pre-Notification) eine Bankverbindung übermittelt, so müssen folgende Schritte durchgeführt werden:

1. Bankverbindung aktualisieren

2. Neues Mandat erzeugen, unterschreiben lassen und dokumentieren (siehe oben)

3. Mit Hilfe der Funktion "IBAN/Mandate prüfen" die SEPA-XML-Datei korrigieren: