Wichtige Grundlagen
Die Mitgliederverwaltung unterscheidet zwischen Beitragsarten und Beitragssätzen:
- Eine Beitragsart definiert, welche Art von Beitrag ein Mitglied zu entrichten hat. In der Regel ist dieser über die Art der Mitgliedschaft festgelegt (Ordentliches Mitglied -> Mitgliedsbeitrag ordentl. Mitglieder, Förderndes Mitglied -> Mitgliedsbeitrag fördernde Mitglieder). In bestimmten Fällen wird dem Mitglied eine gesonderte Beitragsart zugewiesen (z.B. Sozialbeitrag, Familienbeitrag, ...). Details siehe Beitragsart anlegen und bearbeiten
- Beitragsarten werden dem Mitglied manuell zugeordnet (Details siehe Neues Mitglied anlegen, Mitgliederdaten einsehen und bearbeiten bzw. Mitgliedschaft und Tätigkeit in mehreren Stämmen)
- Ein Beitragssatz definiert, welche Beitragshöhe ein Mitglied, dem eine bestimmte Beitragsart zugeordnet ist, zu entrichten hat.
- Der Beitragssatz wird bei Rechnungsstellung anhand der Beitragsart, dem Zeitpunkt der Abrechnung, dem Beitrittsdatum und dem Alter des Mitglieds automatisch ausgewählt.
Die grundlegenden Beitragsarten (ordentl./fördernde Mitglieder, ggf. LV-spezifische Ermäßigungen) sind in der Mitgliederverwaltung bereits angelegt. Wenn ein Stamm die Funktion Mitglied abrechnen nutzen möchte, muss er jedoch zuvor zu diesen Beitragsarten die erforderlichen Beitragssätze erfassen:
Ersterfassung
Wurde eine neue Beitragsart angelegt oder wird die Mitgliedsabrechnung erstmals verwendet, so muss zunächst für jede Beitragsart mindestens ein Beitragssatz angelegt werden.
Hierzu wird zunächst im Bereich Gruppierungsverwaltung im Reiter Beitragsarten die Beitragsart ausgewählt, für die ein Beitragssatz definiert werden soll. Diese wird dann über den Button Anzeigen geöffnet:
Es öffnet sich ein Dialogfeld mit detaillierten Informationen über die Beitragsart. Nun wählt ihr den Reiter Beitragssatz aus:
Hier wird nun über den Button Anlegen ein neuer Beitragssatz angelegt:
Es erscheint folgender Dialog:
Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Beitragsart | Beitragsart, für welche dieser Satz gilt | |
| Bezeichnung | Bezeichnung für den Andruck auf Rechnungen, z.B. „Jahresbeitrag ordentl. Mitglieder“. Bitte untenstehende Namenskonvention beachten! | Es wird auf der Rechnung nur der Name des Beitragssatzes, nicht der der Beitragsart angedruckt. Daher bitte auf aussagekräftige Bezeichnung achten! |
| Gültig von | Beginn der Gültigkeit dieses Beitragssatzes | Wird die Rechnungsstellung neu eingeführt, so entspricht dieses Datum dem ersten Tag der ersten Abrechnungsperiode, ab der Rechnungen über die Mitgliederverwaltung erstellt werden sollen. Wird die Rechnungsstellung über die Mitgliederverwaltung im Jahr 2017 erstmals durchgeführt, so müssen die initialen Beitragssätze zum 01.01.2017 beginnen. Ein weiter zurückliegendes Datum führt dazu, dass in der ersten Rechnung alle Mitgliedsbeiträge der Vorjahre berücksichtigt werden! |
| Gültig bis | Ende der Gültigkeit dieses Beitragssatzes | |
| Betrag | Höhe des Beitrags, wie er vom Mitglied eingefordert wird (inklusive Bundes- und Landesanteil!) | Eingabe im Format 10,50 (ohne Währungskennzeichen) |
| Währung | Währungskennzeichen | Fest im System definiert, aktuell ist nur EUR möglich. |
| Alter bis | Optional: Angabe eines Alters in Jahren, bis zu dem dieser Beitragssatz Anwendung finden soll. Damit wird es möglich, altersabhängige Beiträge zu definieren. | Leer oder 0 für keine Beschränkung; siehe weitere Details unten. |
| Monatsgrenze (ab) | Optional: Angabe einer Monatsgrenze, bezogen auf den Beginn der Abrechnungsperiode, ab der dieser Beitragssatz Anwendung finden soll. Damit wird es möglich, Mitglieder mit einem günstigeren Satz abzurechnen, wenn sie später in der Abrechnungsperiode eintreten. | Leer oder 0 für keine Beschränkung; siehe weitere Details unten. Bei Halbjahresbeiträgen: 6 |
Namenskonvention für Beitragssätze der Mitgliedsbeiträge: (Namenskonventionen Verbandsbeiträge siehe Beitragsart anlegen und bearbeiten)
| Verwendung | Benennung der Beitragsart | Benennung des Beitragssatzes |
|---|---|---|
| Mitgliedsbeitrag ordentliche Mitglieder | Mitgliedsbeitrag ordentl. Mitglieder Stamm XY | Jahresbeitrag ordentl. Mitglieder |
| Halbjahresbeitrag ordentl. Mitglieder | ||
| Mitgliedsbeitrag fördernde Mitglieder | Mitgliedsbeitrag fördernde Mitglieder Stamm XY | Jahresbeitrag fördernde Mitglieder |
| LV-spezifische/stammesspezifische Mitgliedsbeiträge | Mitgliedsbeitrag Geschwisterermäßigung Stamm XY Mitgliedsbeitrag Sozialermäßigung Stamm XY | Jahresbeitrag Geschwisterermäßigung Halbjahresbeitrag Sozialermäßigung |
| Altersabhängige Mitgliedsbeiträge | keine eigene Beitragsart | Jahresbeitrag Erwachsene ordentl. Mitglieder Halbjahresbeitrag Erwachsene ordentl. Mitglieder Jahresbeitrag Erwachsene Geschwisterermäßigung |
| Beitrag für Doppelmitglieder (anzulegen als Beitragsart FÖRDERBEITRAG) ohne übergeordnete Beitragsart | Förderbeitrag Zweitmitglieder Stamm XY | Förderbeitrag Zweitmitglieder |
Für jeden weiteren Beitrag dieser Beitragsart wird nun ein weiterer Beitragssatz angelegt. Typischerweise ist dies ein Halbjahresbeitrag, sodass dann pro Beitragsart zwei Beitragssätze definiert sind:
Es ist unbedingt sicherzustellen, dass für jede Beitragsart zu jedem Zeitpunkt ein für alle Mitglieder gültiger Beitragssatz definiert ist.
Das heißt: Es muss einen Datensatz geben, bei dem sowohl das Feld „Alter bis“ als auch das Feld „Monatsgrenze“ leer oder 0 ist und der zum Bezugsdatum der Abrechnung gültig ist.
Die Gültigkeitszeiträume von Beitragssätzen für eine Beitragsart dürfen sich zeitlich niemals überschneiden und es sollten niemals zeitliche Lücken auftreten.
Beitragsänderung
Soll ein Beitragssatz geändert werden (beispielsweise im Rahmen einer Beitragserhöhung), so wird zunächst der zu ändernde Beitragssatz über die Funktion Bearbeiten geöffnet:
Im Feld „Gültig bis“ wird der letzte Gültigkeitstag des alten Beitrags eingetragen. Dies ist immer der 31.12. eines Jahres!
Anschließend wird der alte Beitragssatz gespeichert und über die Funktion Anlegen ein neuer Beitragssatz angelegt (Details siehe oben):
Der neue Beitragssatz sollte den selben Namen tragen wie der alte Beitragssatz und ist ab dem 01. Januar des Folgejahres gültig. Die Beitragshöhe wird entsprechend des neuen Beitrags festgesetzt:
Es ist unbedingt darauf zu achten, dass sich die Gültigkeitszeiträume des alten und neuen Beitragssatzes nicht überschneiden und dass keine Lücken auftreten!
Der Wechsel zwischen den Beitragssätzen muss immer zum Ende/Beginn der jährlichen Abrechnungsperiode erfolgen.
Besondere Beitragssätze
Halbjahresbeitrag
Halbjahresbeiträge werden verwaltet, indem zu einer Beitragsart zwei Beitragssätze definiert sind:
- Der Beitragssatz, der für alle Bestandsmitglieder und Beiträge im ersten Halbjahr gilt (der „normale“ Jahresbeitrag). Das Feld „Monatsgrenze“ bleibt hier leer.
- Der Beitragssatz, der für alle Beitritte im 2. Halbjahr (also ab dem 01.07.) gilt. Das Feld „Monatsgrenze“ wird hier auf 6 gesetzt:
Andere Einstellungen, welche z.B. auf Ebene der Beitragsart Einfluss darauf haben, ob ein Mitglied abgerechnet wird (etwa Mindestzugehörigkeit oder eine Abrechnungsgrenze), werden zuerst angewendet. Eine Kombination mit altersabhängigen Beiträgen ist möglich.
Altersabhängiger Beitrag
Über die Definition von altersabhängigen Beitragssätzen wird erreicht, dass abhängig vom Alter des Mitglieds unterschiedliche Beitragssätze der selben Beitragsart zur Anwendung kommen.
Die sinnvolle Anwendung setzt voraus, dass bei allen Mitgliedern ein Geburtsdatum gesetzt ist. Falls dies nicht garantiert werden kann, sollte unbedingt eine „Fallback“-Beitragsart ohne Altersgrenze definiert werden. Diese käme dann für alle Mitglieder ohne Geburtsdatum zum Einsatz. Gibt es keine solche Beitragsart, würde das System für diesen Fall in der Regel den Beitragssatz mit der niedrigsten Altersgrenze verwenden.
Bei der Definition von altersabhängigen Beitragssätzen ist Folgendes zu beachten:
- Wenn kein Alter oder „0“ angegeben wird, dann ist der Beitragssatz nicht altersbeschränkt.
- Wenn ein Alter (> 0) angegeben wird, dann wird bei der Abrechnung so lange der nächste Beitragssatz gesucht (vom Alter aufsteigend) bis die angegebene Altersgrenze nicht mehr niedriger als das Alter des Mitgliedes ist.
- Der Bezugspunkt für die Altersberechnung ist jeweils das Anfangsdatum der Abrechnungsperiode, die durch den Bezugszeitpunkt definiert wurde – also der 1.1. des Jahres.
- Bei Abrechnung mehrerer Abrechnungsperioden innerhalb einer Rechnung können demnach unterschiedliche Beitragssätze für ein Mitglied zur Anwendung kommen. Daher wird beim Andruck neben dem Eintrag aus der Beitragsart auch der Name des verwendeten Beitragssatzes mit angedruckt (Verbandsabrechnung und Mitgliederabrechnung); dieser sollte also zwingend definiert und mit der entsprechenden Altersermäßigung gekennzeichnet werden (s.o.).
Wird mit altersabhängigen Beitragssätzen gearbeitet, so dürfen bzw. müssen sich diese bezüglich des Gültigkeitszeitraums exakt überschneiden, das heißt, der Gültigkeitszeitraum muss gleich sein. Dabei akzeptiert das System diese Überschneidung nur, wenn die Altersgrenzen gesetzt und jeweils unterschiedlich sind. Sätze ohne Altersgrenze dürfen sich zeitlich niemals überschneiden.