Stand
1. Grundsätze
Denen, die im Auftrag des BdP für das Bundeslager unterwegs sind, die telefonieren, Büroarbeit leisten etc., sollte über ihren eigenen Einsatz hinaus kein finanzieller Aufwand entstehen, sei es durch Fahrt-, Kommunikations- oder Verbrauchskosten. Wesentlicher Grundsatz für die Gestaltung von Beiträgen und Abrechnungsmöglichkeiten ist eine von allen Beteiligten geteilte Fairness im Umgang. Wir gehen davon aus, dass niemand – auch keine „Gruppe“ – einen wirtschaftlichen Verlust oder Gewinn mit dem Bundeslager machen möchte.
Im Rahmen dieser Grundüberlegungen gilt für alle ehrenamtliche und hauptamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BdP, dass sie
mit den Ressourcen des Bundes so schonend, effektiv und wirtschaftlich wie möglich umgehen,
Ausgaben immer kritisch nach ihrer Notwendigkeit und ihrem Umfang hinterfragen,
über alle Ausgaben transparent, pünktlich und akkurat Rechenschaft ablegen,
sich – soweit zutreffend – um unbedingte Einhaltung der Etatgrößen bemühen
und ggf. zusätzliche Vorgaben unserer Zuschussgeber einhalten.
Ausgaben und Kosten werden generell nur nach ordnungsgemäßer Abrechnung erstattet. Abrechnungen von Veranstaltungen sind durch Veranstaltungsleitende (i.d.R. Bereichsleitungen) sachlich richtig zu zeichnen. Ungleichbehandlungen gilt es zu vermeiden.
In diesem Leitfaden sollen alle wesentlichen Fragen zur Abrechnung des Bundeslagers auf allen Ebenen festgehalten und nach Möglichkeit geklärt werden. Hierzu findet an mehreren Stellen eine Differenzierung in „Grundsätze“ und „Verfahren“ statt. Ein „Grundsatz“ bedeutet, dass wir an dieser Stelle eine Regel aufstellen, die so formuliert ist, dass wir alle nach bestem Wissen und Gewissen danach handeln können. Ein „Verfahren“ beschreibt die Umsetzung eines Grundsatzes.
Es kommen a. die Regelungen der Abrechnungsordnung der jeweils aktuellen Fassung und teilwiese b. jeweilige Präzisierungen für das Bundeslager 2022 zur Anwendung.
Hierbei können im Laufe der Zeit Verfahren ergänzt oder optimiert werden. Die Grundsätze an sich bleiben jedoch bestehen.
Individuelle Absprachen sind schriftlich zu dokumentieren.
2. Typen von Bundeslager-Beteiligten
Grundsätzlich sind alle Beteiligten am Bundeslager gleichwertig – wir freuen uns über jede_n die oder der sich beteiligt. Gleichwohl ist so ein Lager komplex und es gibt unterschiedliche Belange von Bundeslager-Beteiligten. Die folgende Typisierung ist für alle weiteren Fragen grundlegend:
Kürzel | Personengruppe | Fahrtkosten | Verpflegung | Zeitraum | Teilnahme-Beitrag (ohne VBT) |
a-stamm-nah | Teilnehmende aus einem Stamm im Umkreis von 100 km | keine Fahrtkostenerstattung, Zahlung eines 30%-Solidaritätsbeitrags | 55 € Markthalle | Gesamtlager | 215€ |
b-stamm | Teilnehmende aus einem Stamm außerhalb des 100 km Radius | Sammelanreise, bzw. Vor- oder Nachtour | 55 € Markthalle | Gesamtlager | 265€ |
c-team | Gemeldete teamende Person in Bund oder Land | Reisekostenabrechnung | 5,50€ pro Tag für die entsprechende zentrale Verpflegung | Gesamtlager (mit Aufbau, ohne VBT) | 265€ |
d-gast-stamm | Spontaner oder gemeldeter Übernachtungsgast | Keine | Kein | ab 1 Nacht | 20 € pro Nacht |
e-gast-team | Kurzzeitig teamende Person im Unterlager | Keine | Zentralverpflegung | ab 1 Nacht | 20 € pro Nacht |
f-hauptamt | Hauptamtliche Mitarbeiter*innen des Bundes | Reisekostenabrechnung | Zentralverpflegung | Nach Einsatz | 0 € |
| g-international | Internationale Gäste ohne Gastgruppe | keine | 55€ Markthalle | Gesamtlager | 215€ |
Kinder bis 6 Jahre sind von allen Kosten befreit, können aber auch keine Ausgaben abrechnen.
Bei einer Anmeldung nach dem 28.02.2022 wird auf zu zahlende Lagerbeitrag um 15€ erhöht.
Internationale Gäste sind analog zu Ihrem Host Stamm zu kategorisieren.
3. Reisemittel
Bei allen Fahrten ist nach den Prinzipien der Sparsamkeit, Zweckmäßigkeit und ökologischen Vertretbarkeit zu verfahren. Individuelle Reisekosten können grundsätzlich nur für die Typen c-team sowie f-hauptamt erstattet werden. Teilnehmende aus der Gruppe b-1-stamm sind verpflichtet an der zentral organisierten Anreise teilzunehmen. Fahrten im Rahmen der Vorbereitung können für die Typen a-stamm-nah und b-stamm nicht übernommen werden. Abweichend von dieser Regelung können ganze Stämme (b-1-stamm) entweder ihre Anreise oder ihre Abreise selber organisieren, wenn sie dies im Rahmen einer Vor- oder Nachtour tun. Dieses ist mit der Lageranmeldung festzulegen. Sollte ein Stamm seine Anreise oder seine Abreise selber organisieren, können Fahrtkosten nach diesem Leitfaden erstattet werden. Hierbei können maximal 25 € je teilnehmende Person erstattet werden. Es werden dabei nur nachgewiesene Kosten erstattet. Teilnehmende aus der Gruppe a-stamm-nah nehmen organisieren gem. Beschluss der 29. Bundesversammlung eigenständig ihre An- und Abreise auf eigene Kosten und nutzen nicht das zentral organisierte Angebot des Bundes. |
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3.1. Pkw und Motorräder
Regelungen der Abrechnungsordnung des Bundes, Auszug Stand April 2020:
Die Nutzung von eigenen Fahrzeugen sollte nur erfolgen, wenn die Nutzung des Fahrzeugs im Verhältnis zur Bahn wirtschaftlicher oder es aufgrund von Materialtransport oder Zeitaufwand unumgänglich ist. Für die Benutzung von eigenen Fahrzeugen (bis Kleinbus) können bei Angabe der gefahrenen Kilometer (direkte Strecke) folgende Kilometerbeträge abgerechnet werden: Für Gruppen a) und c) gem. vorstehender Ziffer 2 dieser Abrechnungsordnung gilt dabei eine Erstattung von 0,16 EUR/km. Für die Gruppe d) gem. vorstehender Ziffer 2 dieser Abrechnungsordnung gilt eine Erstattung von 0,16 EUR/km, sofern eine Fahrgemeinschaft gebildet wird, ansonsten 0,10 EUR/km. Für die Gruppe b) gilt eine Erstattung von 0,19 EUR/km. Die Erstattung ist gemäß § 5 BRKG auf 130,- EUR begrenzt. Sonderregelungen können im begründeten Einzelfall mit der Bundesgeschäftsführung im Voraus abgesprochen und müssen schriftlich nachgehalten werden. Darüber hinaus können entstandene und nachgewiesene Parkgebühren in Höhe von bis zu 5,- EUR pro Tag gegen Beleg erstattet werden. Damit wird auf die Häufigkeit des Fahrzeugeinsatzes auf großen Strecken sowie die Tatsache Rücksicht genommen, dass Bundesbeauftragte in der Regel keine Fahrgemeinschaften bilden können. Bei umfänglicherem Materialtransport können Einzelfallabsprachen im Voraus über die Anrechnung von „Fahrgemeinschaft“ getroffen werden. Der Sachverhalt muss schriftlich festgehalten werden. In begründeten Einzelfällen können in Absprache mit der Bundesgeschäftsführung Sondervergütungen bis zur Höhe des gesetzlich möglichen Kilometersatzes getroffen werden. Diese Absprachen sind schriftlich zu dokumentieren. Die Nutzung von eigenen Fahrzeugen erfolgt auf eigene Gefahr. Eine Sachschadenshaftung seitens des BdP ist nicht gegeben.
Präzisierung für das Bundeslager: Für Kategorie c-team und f-hauptamt gilt dabei eine Erstattung von 0,16 EUR/km. Für a-stamm-nah und b-1-stamm gelten eine Erstattung (im Rahmen von Vor- bzw. Nachfahrten) in Abhängigkeit der beförderten Personen. Für Einzelreisende werden 0,10 EUR/km erstattet. Für jede weitere mitfahrende Person zusätzlich 0,01 EUR/km. (1 Person = 0,10 €, 2 Personen = 0,11 €, 3 Personen = 0,12 €, …). Bei Anreisenden der Kategorie a-stamm-nah und b-stamm gilt die oben genannte Obergrenze der Rückerstattung bei Anreisekosten. Zu beachten ist, dass der maximal erstatte Betrag für die An- und Abreise nach 3.1 gem. Bundesreisekostengesetz bei 130€ festgesetzt. Sonderregelungen können im begründeten Einzelfall mit der Leitung des Bundeslagers abgesprochen werden. Absprachen müssen schriftlich dokumentiert werden. Damit wird auf die Häufigkeit des Fahrzeugeinsatzes auf großen Strecken sowie die Tatsache Rücksicht genommen, dass Mitarbeitende auf Bundesebene nicht immer Fahrgemeinschaften bilden können. Bei umfänglicherem Materialtransport können Einzelfallabsprachen über die Anrechnung von „Mitfahrenden“ getroffen werden. |
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3.2. Lkw, Mietfahrzeuge und Busse
Regelungen der Abrechnungsordnung des Bundes, Auszug Stand April 2020:
Unter Umständen kann das Anmieten von Lkw, Miet-Pkw, Carsharing und/oder Bussen notwendig werden. Die entstehenden Kosten können nur dann übernommen werden, wenn
a) durch einfache Rechnung nachgewiesen werden kann, dass dies die günstigste Anreisemöglichkeit ist (etwa im Vergleich zu mehreren kleineren Pkw, Bahnkarten etc.),
b) eine vorherige Absprache mit der Bundesgeschäftsführung vor Abschluss des Mietvertrages erfolgt ist.
Bei Carsharing werden die gefahrenen Kilometer nur nach vorstehender Ziffer 3.1. erstattet. Bei der Anmietung von Fahrzeugen ist stets die günstigste Wagenklasse zu mieten.
Präzisierung für das Bundeslager: Grundsätzlich erfolgt die Organisation des Materialtransports sowohl der Unterlager- als auch Stämme durch das Bundeslager-Team. Die erfolgt unter den Gesichtspunkten Sicherheit, Wirtschaftlichkeit & Ökologie. Ausnahmen sind mit dem Bundeslagerschatzmeister zu klären. Der grundsätzliche Personentransfer per Bus wird ebenfalls durch das Bundeslager-Team organisiert. Weitere Fahrkosten für Stämme (z.B. bei Vor-, Nachfahrten) können nur im Rahmen der o.s. Regelungen erstattet werden. |
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3.3. Bahn
Regelungen der Abrechnungsordnung des Bundes, Auszug Stand April 2020:
Der BdP erstattet die entstandenen und nachgewiesenen Kosten für Bus- und Bahnfahrten auf der Basis der 2. Klasse. Vorhandene Einsparmöglichkeiten wie Mitfahrerrabatt, Bahncard und andere Angebote der Bahn und Fernbusunternehmen haben umfassend genutzt zu werden.
Der BdP verfügt über einen Großkunden-Rabatt (bahn.corporate) mit der Nummer 510 33 63 bei der Deutschen Bahn AG, dieser sollte bei allen Fahrten für den BdP genutzt werden.
Platzreservierungen können für Fahrten an reiseintensiven Tagen (z.B. Freitag oder Sonntag) gegen Einreichung der Originalbelege abgerechnet werden.
3.4. Bahncard
Regelungen der Abrechnungsordnung des Bundes, Auszug Stand April 2020:
Inhaberinnen und Inhaber der Bahncard 50 % (2. Klasse) und der Bahncard 25 % (2. Klasse) können sich die Kosten für die Bahncard erstatten lassen, wenn diese sich vollständig amortisiert haben. Hierzu ist das entsprechende Formblatt „Bahncard“ zu nutzen. Eine anteilige Erstattung ist gemäß §4 BRKG ausgeschlossen.
Die Kosten zur Anschaffung einer Bahncard können auf Antrag und unter Angabe der zu erwartenden Fahrten sofort nach Kauf erstattet werden, solange diese im Vorhinein vom Bundeslagerschatzmeister genehmigt wurde. Dazu muss die Rechnung und die Kopie der Bahncard zur Abrechnung eingereicht werden.
Präzisierung für das Bundeslager: Die Kosten zur Anschaffung einer Bahncard können bei Typ c-team auf Antrag und unter Angabe der zu erwartenden Fahrten sofort nach Kauf erstattet werden, solange diese im Vorhinein vom Bundeslagerschatzmeister genehmigt wurde. Dazu muss die Rechnung und die Kopie der Bahncard zur Abrechnung eingereicht werden. |
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3.5. Nahverkehr
Regelungen der Abrechnungsordnung des Bundes, Auszug Stand April 2020:
Die Benutzung von Nahverkehrsmitteln wird grundsätzlich nur gegen Beleg erstattet. Taxifahrten werden ausnahmsweise erstattet.
Ausnahmen müssen begründet werden. Hierzu zählen ausdrücklich nächtliche Heimfahrten von Mitarbeiterinnen, wenn ein Fußweg eine Gefährdung der persönlichen Sicherheit bedeuten würde. Die Entscheidung liegt bei der Veranstaltungsleitung oder der Leitung des Bundesamtes.
3.6. Flüge
Regelungen der Abrechnungsordnung des Bundes, Auszug Stand April 2020:
Flugkosten werden nur nach vorheriger Absprache erstattet. Die Buchung sollte über das Bundesamt erfolgen. Inlandsflüge sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig. Die*der Reisende hat zu prüfen, inwieweit die Zeitersparnis die stärkere ökologische Belastung des
Fliegens rechtfertigt.
Präzisierung für das Bundeslager: Alle Flüge im Zusammenhang mit dem Bundeslager werden CO² kompensiert (i.d.R. unter www.atmosfair.de). Bei der Berechnung von Flugpreisen ist diese Kompensation einzubeziehen. Flugkosten werden nur nach vorheriger Absprache mit dem Bundeslagerschatzmeister erstattet. |
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4. Telefon- und Kommunikationskosten
Regelungen der Abrechnungsordnung des Bundes, Auszug Stand April 2020.:
In Absprache mit der Bundesgeschäftsführung können Telefonkosten abgerechnet werden.
Präzisierung für das Bundeslager: Der Bund erstattet Telefonkosten, wenn Gespräche in unmittelbarem Zusammenhang mit den Geschäften des Bundeslager getätigt werden. Dabei sind möglichst günstige Gesprächszeiten bzw. günstige Provider zu wählen. Dies muss im Vorfeld mit dem Bundeslagerschatzmeister abgesprochen sein. Erstattet wird aufgrund einer Auflistung (Kopie des Einzelgebührennachweises) unter Anführung der jeweils zu erstattenden Gespräche. Telefonverträge werden nicht erstattet. |
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5. Weitere Kosten
Übernachtungskosten im Rahmen der Vorbereitung der Bundesteams und Unterlagerteams können unter der besonderen Maßgabe der Sparsamkeit abgerechnet werden. Kosten für Porto, Kopien, Bürobedarf, Verpflegung während Vorbereitungstreffen, Programmmaterial und alle weiteren Kosten die im direkten Zusammenhang mit der Vorbereitung oder Durchführung des Bundeslagers entstehen können grundsätzlich gegen Vorlage entsprechender Belege angerechnet werden (nur Typ c-team und f-hauptamt). In begründeten Einzelfällen kann in Absprache mit dem jeweiligen Finanzverantwortlichen vereinbart werden, dass ein Eigenbeleg eingereicht wird. Hierbei ist sicher zu stellen, dass die Ausgabe transparent und nachvollziehbar ist. Es sind entsprechende Formulare zu verwenden. Von der Abrechnung grundsätzlich ausgeschlossen sind Investitionsgüter (z.B. Computer, Handys, Büromaschinen, …) und Alkohol. Im Rahmen des Gesamtlagers kann die Anschaffung von Investitionsgütern oder die Realisierung von Baumaßnahmen auf dem Gelände des Bundeslagers notwendig sein. Hierbei ist jeweils die Bundeslagerleitung einzubeziehen. Es muss sichergestellt sein, dass Anschaffungen nach dem Lager in geeigneter Weise in das Bundesmaterial überführt werden. In der Regel werden keine Honorare für ehrenamtliche Tätigkeiten ausbezahlt. In Ausnahmefällen, kann ein Honorar bezahlt werden, falls keine andere Möglichkeit gefunden werden kann. Die Höhe des Honorars wird von der Bundeslagerschatzmeisterin / dem Bundeslagerschatzmeister bzw. in Absprache mit diesem durch die/den für das Projekt Verantwortlichen festgelegt. Absprachen müssen schriftlich dokumentiert werden. |
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6. Teilnahmebeiträge an Vorbereitungstreffen des BULA
6.1. Teilnahmebeiträge an den Vorbereitungstreffen des Bundeslagers auf Bundes- und Landesebene
Vorbereitungstreffen von Teams bei denen es zur Abrechnung über das Bundeslager kommen soll sind im Vorfeld bei Bundeslagerschatzmeister anzugeben.
Teamende Personen zahlen bei den von ihnen durchgeführten Veranstaltungen oder Arbeitstagungen keinen Teilnahmebeitrag, sondern eine Eigenbeteiligung an den Verpflegungskosten. An- und Abreisetag gelten für die Berechnung der Eigenbeteiligung als ein Tag. Fallen keine Kosten für Verpflegung an oder werden keine Kosten abgerechnet, so wird auch keine Eigenbeteiligung fällig. Es gilt folgende Regelung:
c-team | |
Tagesveranstaltung | 3,50 € |
Kurzes WE (eine Nacht) | 12,50 € |
Langes WE (zwei Nächte) | 25,00 € |
Verlängerungstag | 7,00 € |
Einnahmen im Rahmen dieser Eigenbeteiligungen sind mit der Abrechnung (z.B. Fahrtkostenabrechnung oder Barbezahlung) des Bundeslagers an die Bundeslagerkasse abzuführen. Erstattungen für Kosten von Vorbereitungstreffen können nur dann geleistet werden, wenn diese abgeführt wurden. Teilnehmerbeiträge müssen nicht namentlich gemeldet werden.
Angehörige der Kategorie i-hauptamt sind von Teilnehmerbeiträgen und der Eigenbeteiligung befreit. Abweichende Teilnahmebeiträge sind mit dem Bundeslagerschatzmeister abzustimmen.
7. Stornokosten bei Veranstaltungen
Regelungen der Abrechnungsordnung des Bundes, Auszug Stand April 2020:
Bei der Festlegung des Anmeldeschlusses hat die Leitung der Veranstaltung die Stornofristen der jeweiligen Unterkunft zu berücksichtigen. Die Absage von Veranstaltungen aus einem unvorhersehbaren Grund (z.B. Erkrankung der Organisatoren oder zu geringe Teilnehmerzahl) bleibt vorbehalten.
Präzisierung für das Bundeslager: In dem oben genannten Fall werden von den Teilnehmenden keine Kosten erhoben. Ein Rücktritt eines angemeldeten Teilnehmenden bis zum Anmeldeschluss ist kostenfrei möglich. Bis zu fünf Tage vor Maßnahmenbeginn werden die Teilnehmenden 50 % des zu erwartenden Eigenanteils der jeweiligen Veranstaltung als Stornokosten in Rechnung gestellt. Wird die Teilnahme ab vier Tagen vor Maßnahmenbeginn abgesagt oder erscheint der Teilnehmende gar nicht, so wird der zu erwartenden Eigenanteil in voller Höhe in Rechnung gestellt. Werden Teilnehmende über die Landesverbände angemeldet, werden Rechnungen an die Landesverbände gestellt, ansonsten werden die Stornokosten dem Teilnehmenden in Rechnung gestellt. Die Stornoregelungen haben bei Absage aus wichtigem (z.B. Krankheit) Grund keine Wirkung. Für Anmeldungen nach dem Anmeldeschluss wird eine zusätzliche Nachmeldegebühr in Höhe von 50% des jeweiligen Eigenanteils erhoben. An- und Abmeldungen für Bundesveranstaltungen müssen grundsätzlich über über den durch die Infobriefe kommunizierten Weg erfolgen. |
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8. Finanzrahmen und Finanzverantwortung
Im Rahmen der Bundeslagerkalkulation werden für alle Arbeitsbereiche Einnahmen und Ausgaben kalkuliert. Insbesondere die dort vorgesehenen Ausgaben sind als ein maximaler Finanzrahmen für den jeweiligen Arbeitsbereich anzusehen. Für die Hauptbereiche Technik und Programm tragen die jeweiligen Hauptbereichsleitungen die Verantwortung für die Einhaltung der jeweiligen Finanzrahmen aller darunter liegenden Bereiche. Sie können diese Verantwortung in jeweiliger Absprache mit dem Bundeslagerschatzmeister an einzelne Personen innerhalb eines Bereichs weitergeben. Für alle weiteren Bereiche obliegt die Verantwortung für die Einhaltung des Finanzrahmens bei der jeweiligen Bereichsleitung. Für die Finanzrahmen der Unterlager liegt die Verantwortung bei der Unterlagerleitung. Die jeweilige operative Umsetzung kann in Absprache mit dem Bundeslagerschatzmeister an eine definierte andere Person übertragen werden. Der Finanzrahmen ist eine Aufstellung von Maximalkosten. Jede Hauptbereichsleitung etc. wird aufgefordert, diesen nicht zu überschreiten und mit bestem Wissen und Gewissen dafür zu sorgen, Einsparungen zu zulassen. |
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9. Verfahrenshinweise
Für Kategorie c-team: Grundsätzlich soll zum Quartalsende abgerechnet werden. Zur Vereinfachung der Abrechnung werden die entsprechenden Formulare als Datei zur Verfügung gestellt, auf Wunsch werden diese auch von den Mitarbeitenden im Bundesamt geliefert. Abrechnungen werden über das Bundesamt abgewickelt. Für alle: Reisekosten werden in der Regel direkt auf oder nach einer Veranstaltung (z.B. Vorbereitungstreffen) abgerechnet. In Einzelfällen bzw. bei kleineren Fahrten können sie auch der Quartalsabrechnung beigefügt werden. Zur Erleichterung der Fahrtkostenabrechnung vor Ort empfiehlt es sich, den Fahrtenbeleg in zweifacher Ausfertigung mitzuhaben. Alle Belege müssen wenigstens folgende Informationen beinhalten:
Wenn Unterschrift nicht leserlich ist: Druckbuchstaben als Erläuterung. |
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Regelungen der Abrechnungsordnung des Bundes, Auszug Stand April 2020: Leistungen dürfen grundsätzlich nur beauftragt werden, wenn für diese im Projekt-Wirtschaftsplan eine entsprechende Deckung vorgesehen ist. Bei Abweichung ist zuerst Rücksprache mit der Bundesgeschäftsführung oder dem*der Bundesschatzmeister*in zu halten. Inventarisierungsfähige Anschaffungen (ab einem Wert von 250,- EUR) sind der Buchhaltung unter buchhaltung@pfadfinden.de des Bundes anzuzeigen. Diese Regelung ist besonders auch bei Großveranstaltungen zu beachten. Alle Verträge und Aufträge v.a. ab einer Höhe von 800,- EUR sind auf Namen und Adresse des BdP e.V., Kesselhaken 23, 34376 Immenhausen mit dem Zusatz der Veranstaltung und der*des Verantwortlichen zu schließen. Alle Verträge und Aufträge sind im Original an das Bundesamt zur Ablage zu senden. Die Buchhaltung erfolgt im Bundesamt. Bei Leistungen über einem Wert von 500,- EUR gilt es, drei Angebote im Vorfeld einzuholen. Es ist zu dokumentieren, welcher der Anbietenden beauftragt wurde. Sollte nicht der günstigste Anbietende den Zuschlag erhalten, ist dies schriftlich zu begründen und mit dem Vorgang zu dokumentieren. Die Auftragsvergabe hat schriftlich mit Bezug auf das entsprechende Angebot zu erfolgen. Verträge mit Gästehäusern, Herbergen und Zeltplätzen sowie Leistungsvergaben an Leistungserbringende sind grundsätzlich über das Bundesamt abzuwickeln. Alle investiven Beschaffungen sind im Vorfeld mit der Bundesgeschäftsführung oder dem*der Bundesschatzmeister*in abzustimmen und werden dort inventarisiert. Vergabeberechtigte: Die Vorstandsmitglieder des BdP Die Bundesgeschäftsführung des BdP Präzisierung für das Bundeslager: Investitionsfähige Anschaffungen sind zudem mit dem Bundeslagerschatzmeister abzustimmen. Dies sind Ausgaben, welche für Produkte getroffen werden, welche auch nach dem Bundeslager genutzt werden können. Es ist sicherzustellen, dass die jeweiligen Anschaffung nach dem Bundeslager im Besitz des Bundes verbleiben. Ausgaben für einzelne Produkte sind ab einem Wert von 250€ von der jeweiligen Bereichsleitung zu genehmigen. Gesamtrechnungen ab 500€ sind durch die Bereichsleitungen sowie den Bundeslagerschatzmeister zu genehmigen. Bei Leistungen über einem Wert von 500,- EUR gilt es, drei Angebote im Vorfeld einzuholen. Es ist zu dokumentieren, welcher der Anbietenden beauftragt wurde. Sollte nicht der günstigste Anbietende den Zuschlag erhalten, ist dies schriftlich zu begründen und mit dem Vorgang zu dokumentieren. Die Auftragsvergabe hat schriftlich mit Bezug auf das entsprechende Angebot zu erfolgen. Im Rahmen der Beantragung der Ausgabe ist die Verwendung der Leistung/ des Produkts, sowie die dazugehörige Bereichsleitung anzugeben. Der jeweilige Originalbeleg ist an das Bundesamt zu schicken. Nach Bestätigung des Erhalts der Ware/ Erbringung der Dienstleistung durch die antragsstellende Person, sowie nach Eingang der Originalrechnung im Bundesamt erfolgt die Freigabe des Zahllaufs durch den Bundeslagerschatzmeister.10. Auftragsvergaben, Verträge und Rechnungslegung
11. Ansprechpartner*innen
Alle Anfragen zum Bundeslager bitte nach Möglichkeit an bundeslager@pfadfinden.de senden – sie wird dann an die richtige Person weitergeleitet.
Im Finanzbereich sind wichtige Ansprechpartner_innen für weitere Rückfragen:
Buchhaltung, Silvia Houda, Silvia.Houda@pfadfinden.de - Vorlagen, Abrechnungen, Buchungen
Bundeslagerschatzmeister, Dustin Schmidt, dustin.schmidt@pfadfinden.de – Finanzrahmen, Controlling