In einigen Bundesländern, Land- und Stadtkreisen bestehen Vereinbarungen mit den Jugendämtern, die auf Basis des 8. Sozialgesetzbuch §72a (kurz: SGB VIII §72a) die Träger der freien Jugendhilfe dazu verpflichten, sich vor der Betrauung einer Person mit bestimmten Tätigkeiten in der Jugendarbeit ein sogenanntes erweitertes Führungszeugnis vorlegen zu lassen und diese Einsichtnahme zu dokumentieren. Die genauen Regelungen, ob und gegebenenfalls wer ein Führungszeugnis vorzulegen hat, sind in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich, teilweise gibt es sogar innerhalb der Bundesländer Unterschiede zwischen den einzelnen Jugendämtern auf kommunaler Ebene.
Hinweis
Die Dokumentation der Führungszeugnisse in der Mitgliederverwaltung ist optional, jeder Landesverband entscheidet selbst, ob er diese Funktion nutzen möchte.
Derzeit sind folgende Regelungen in der Mitgliederverwaltung implementiert:
| Landesverband | Erzeugung Antragsschreiben über MV | Dokumentation Einsichtnahme in MV | Erfassung erfolgt durch |
|---|---|---|---|
| Baden-Württemberg | Möglich | Ja | Landesverband |
| Bayern | Möglich | Ja | Landesverband |
| Berlin/Brandenburg | Möglich | Ja | Landesverband |
| Bremen | Möglich | Ja | Landesverband |
| Hessen | Möglich | Ja | Landesverband |
| Niedersachsen | Möglich | Optional | Stamm * |
| Nordrhein-Westfalen | Möglich | Ja | Landesverband |
| Rheinland-Pfalz/Saar | Möglich | Optional | Stamm * |
| Sachsen | Möglich | Ja | Landesverband |
| Schleswig-Holstein/Hamburg | Möglich | Ja | Landesverband |
| Thüringen | Möglich | Optional | Stamm * |
Rechtekontrolle
* = Soll die Einsichtnahme in Führungszeugnisse durch den Stamm in der Mitgliederverwaltung dokumentiert werden, so ist hierzu eine Freischaltung durch den*die Landesmitgliederverwalter*in (Tätigkeit Erfasser*in Führungszeugnis SGB VIII und Zuweisung Rechtegruppe Erfasser*in Führungszeugnisse SGB VIII) erforderlich!
Die Mitgliederverwaltung unterstützt bei der Erfassung der Führungszeugnisse drei verschiedene Prozessschritte:
Erzeugung der Antragsunterlagen
Umfang der Antragsunterlagen
Die Antragsunterlagen bestehen aus zwei Anschreiben:
- Antrag auf Erteilung des erweiterten Führungszeugnisses zur Vorlage bei der zuständigen Behörde: Zur Beantragung eines erweiterten Führungszeugnisses ist nach §30a BZRG eine Bestätigung erforderlich, dass eine Tätigkeit in der Jugendarbeit ausgeübt und ein Führungszeugnis nach SGB VIII §72a benötigt wird. Darüber hinaus besteht in diesem Fall die Möglichkeit eine Gebührenbefreiung unter Berufung auf §12 JVKostO zu beantragen.
- Rücksendeschreiben an den Verband: Dieses Schreiben wird automatisch an die Stelle adressiert, welche für die Einsichtnahme des Führungszeugnisses des jeweiligen Mitglieds zuständig ist (siehe unten). Es beinhaltet die Genehmigung, das Führungszeugnis nach der Einsichtnahme zu vernichten und die betroffenen Ebenen über etwaige Eintragungen nach SGB VIII §72a zu informieren.
Beispieldokument
Abruf der Antragsunterlagen
Die Antragsunterlagen können im Bereich Mitgliederverwaltung über das Kontextmenü (rechter Mausklick auf das Mitglied) oder den Button Weitere Funktionen jeweils unter dem Menüpunkt Antragsunterlagen SGB VIII Führungszeugnis abgerufen werden:
Konfiguration
Der Inhalt der Antragsunterlagen ist bundesweit einheitlich vorgegeben.
Die Empfangsadresse des Rücksendeschreibens setzt sich aus der Versandanschrift der für die Erfassung zuständigen Untergliederung (s.u.) und einem Adresszusatz zusammen. Der Adresszusatz ist optional und wird in den Gruppierungsdaten im Feld „Adresszusatz SGB VIII FZ“ definiert.
Die für die Erfassung zuständige Untergliederung ist die erste Untergliederung, welche von der Gruppe, in der das Mitglied geführt wird, ausgehend nach oben im Baum zuerst das Häkchen „Handling SGB VIII FZ“ gesetzt hat. Die standardmäßige Konfiguration ist der obenstehenden Tabelle zu entnehmen, Abweichungen hiervon dürfen nur nach Rücksprache mit dem Team Mitgliederverwaltung vorgenommen werden.
Dokumentation der Einsichtnahme in das erweiterte Führungszeugnis
Nur erweiterte Führungszeugnisse nach SGB VIII §72a erfassen
Die Mitgliederverwaltung darf nur zur Dokumentation von erweiterten Führungszeugnissen nach SGB VIII §72a verwendet werden.
Sollte eine Einsichtnahme in Führungszeugnisse aus anderen Gründen erfolgen oder eine andere Art von Führungszeugnissen (i.d.R. dann einfache Führungszeugnisse nach §30 BZRG) eingesehen werden, so muss dies außerhalb der Mitgliederverwaltung oder in Form von Tags bzw. gruppierungsspezifischen Tätigkeitszuweisungen dokumentiert werden.
Reicht ein Mitglied ein erweitertes Führungszeugnis bei der zuständigen Stelle (Stamm/Landesverband) ein, so wird dort das Führungszeugnis auf die in §72a SGB VIII genannten Eintragungen geprüft. Enthält das Führungszeugnis keine Eintragungen oder nur Eintragungen, die sich nicht auf die in §72a SGB VIII genannten Straftaten beziehen, so wird die Einsichtnahme in der Mitgliederverwaltung dokumentiert.
Hierzu wird über das Kontextmenü des Mitglieds oder den Button Weitere Funktionen die Funktion SGB VIII-Bescheinigung erstellen aufgerufen:
Im folgenden Dialog muss nun bestätigt werden, dass das Führungszeugnis keine Eintragungen im Sinne des §72a SGB VIII enthält, und das Datum der Ausstellung des Führungszeugnisses erfasst werden:
Damit ist die Einsichtnahme des Führungszeugnisses in der Mitgliederverwaltung dokumentiert. Diese Einsichtnahme kann von allen Personen, die lesenden Zugriff auf den Datensatz des Mitglieds haben, abgerufen werden.
Bescheinigung über Einsichtnahme einsehen, drucken und prüfen
Abrufen der Bescheinigung
Die erfassten Führungszeugnisse sind in den Daten des Mitglieds im Reiter Bescheinigungen sichtbar:
Wird eine solche Bescheinigung über den Button ‚Anzeigen‘ aufgerufen, so erscheint ein Dialogfeld mit folgenden Informationen:
Autor*in ist dabei die Person, welche die Einsichtnahme des Führungszeugnisses in der Mitgliederverwaltung dokumentiert hat. Unter Download kann eine Bescheinigung über die Einsichtnahme im PDF-Format abgerufen werden.
Dieses PDF kann beispielsweise an Personen weitergegeben werden, die selbst keinen Zugriff auf das Mitglied in der Mitgliederverwaltung haben, sich aber in ihrer Funktion davon überzeugen müssen, dass das Mitglied ein Führungszeugnis vorgelegt hat (z.B. Kursleitungen, Stammesführungen anderer Stämme, in denen eine Gruppenleitungsaufgabe übernommen werden soll).
Beispieldokument
Verifizieren der Bescheinigung
Unter https://mv.meinbdp.de/ica/sgb-acht-bescheinigung-pruefen kann die Echtheit der generierten Bescheinigungen unabhängig von einem MV-Zugang geprüft werden. Hierfür müssen die auf der Bescheinigung aufgedruckten Daten eingegeben werden:
Nach Betätigung des Buttons ‚Prüfen‘ wird die Echtheit und Gültigkeit der Bescheinigung geprüft und angezeigt:
