Der Report „Unbearbeitete Aufnahmeanträge (Mitgliedsstatus Wartend)“ erstellt eine Auflistung der Mitglieder einer Gruppierung inklusive aller Untergliederungen, die derzeit auf eine Entscheidung über ihren Aufnahmeantrag warten. Dabei wird nach minder- und volljährigen Antragsteller*innen unterschieden.
Eine vollständige Beschreibung aller Aufnahmeverfahren enthält die Aufnahmeordnung des BdP.
Nachdem ein neuer Mitgliedsdatensatz angelegt und der von der Stammesführung befürwortete Aufnahmeantrag auch vom Landesvorstand bearbeitet wurde, hängt das weitere Aufnahmeverfahren zunächst davon ab, ob der*die Antragsteller*in am Tag der Unterschrift bereits volljährig war.
Antragsteller*in unter 18 Jahren
Stimmt der Landesvorstand der Aufnahme ebenfalls zu, kann direkt die Genehmigung in der Mitgliederverwaltungssoftware durch den*die Landesmitgliederverwalter*in vorgenommen werden. Wenn der Bundesvorstand nicht binnen der nächsten acht Tage dem Landesvorstand seinen Widerspruch mitteilt, gilt der Aufnahmeantrag rückwirkend zum Antragsdatum als angenommen.
Befürwortet der Landesvorstand den Aufnahmeantrag nicht, reicht er eine schriftliche Begründung an den Bundesvorstand weiter. Anschließend müssen die Stammes- bzw. Aufbaugruppenführung, der Landesvorstand und der Bundesvorstand innerhalb von vier Wochen zu einer gemeinsamen und einvernehmlichen Entscheidung über die Aufnahme in den BdP kommen. Die endgültige Entscheidung über den Aufnahmeantrag dokumentiert der*die Bundesmitgliederverwalter*in im System.
Aufnahme U18 genehmigen
Nach dem Markieren der betreffenden Person in der Mitgliederliste ruft ihr die Funktion „Mitgliedsaufnahme genehmigen“ über das Kontextmenü per rechtem Mausklick oder das Menü „Weitere Funktionen“ auf.
Anschließend erscheint folgende Maske:
Nun gebt ihr an, ob die Aufnahme genehmigt wurde oder nicht. Zusätzlich könnt ihr eine Notiz hinterlegen, die später von den Administrator*innen im Backend eingesehen werden kann. Anmerkungen zur Ablehnung eines Aufnahmeantrages sind nicht sinnvoll, da sie später keiner Person mehr zugeordnet werden können.
Mit einem Klick auf ‚Bestätigen‘ wird die Funktion mit der gewählten Option verbindlich angewandt. Das heißt, der Mitgliedsdatensatz wird entweder freigeschaltet und erhält den Status „Aktiv“ oder er wird unwiderruflich gelöscht.
Einmal im Quartal verschickt das Bundesamt ein Begrüßungsschreiben an alle neuen Mitglieder, welches einen BdP-Mitgliedsausweis im Scheckkartenformat enthält.
Die Ablehnung eines Aufnahmeantrages wird dem*der Antragsteller*in vom Bundesvorstand schriftlich mitgeteilt. Alle betroffenen Untergliederungen erhalten hiervon eine Kopie. Zudem gilt fortan eine Aufnahmesperre (siehe unten).
Antragsteller*in ab 18 Jahren
Bei volljährigen Antragsteller*innen sind die Landes- und die Bundesebene am Genehmigungsprozess in der Mitgliederverwaltungssoftware beteiligt. Landes- und Bundesvorstand können ihre Entscheidung selbst eintragen oder die*den Landes- bzw. Bundesmitgliederverwalter*in hiermit beauftragen. Da der Bundesvorstand neben der Begründung der*des Antragstellerin*s und der Stellungnahme des Stammes (beide hinterlegt in den Basisdaten) auch die Stellungnahme des Landesverbandes in seine Entscheidungsfindung einbeziehen muss, wird er als letzter aktiv. Rein technisch würde es aber keine Rolle spielen, welche der beiden Ebenen zuerst agiert.
Aufnahme Ü18 genehmigen
Nach dem Markieren der betreffenden Person in der Mitgliederliste ruft ihr die Funktion „Mitgliedsaufnahme genehmigen“ über das Kontextmenü per rechtem Mausklick oder das Menü „Weitere Funktionen“ auf.
Anschließend erscheint eine Eingabemaske. Wurde die Funktion von der Landesebene aufgerufen und noch keine Eintragung vorgenommen, sieht die Maske folgendermaßen aus:
Nun gebt ihr an, ob die Aufnahme befürwortet wird oder nicht. In das Feld „Stellungnahme“ übertragt ihr die schriftliche Begründung des Landesvorstandes vom Aufnahmeantrag. Es ist auch möglich, vorerst nur eine Notiz zu hinterlassen, ohne eine Entscheidung einzutragen.
Nach dem Klick auf ‚Abstimmen‘ bzw. ‚Speichern‘ werden vom System zudem der Name und die Mitgliedsnummer des*der Bearbeiters*in im Feld „Entscheider“ vermerkt. Solange der Genehmigungsprozess nicht abgeschlossen ist, könnt ihr die gemachten Angaben auch ändern.
Für die weitere Bearbeitung durch den Bundesvorstand ist es unbedingt erforderlich, dass die Begründung der*des volljährigen Antragstellerin*s und die Stellungnahme der Stammesführung im Reiter „Sonstiges“ der Basisdaten gespeichert wurden und dass ihr die Stellungnahme des Landesvorstandes in die Genehmigungsmaske übernehmt.
Der*Die Bundesmitgliederverwalter*in führt jeweils zum Monatsanfang den Report „Unbearbeitete Aufnahmeanträge (Mitgliedsstatus Wartend)“ aus, um die derzeit offenen Aufnahmeverfahren volljähriger Antragsteller*innen zu ermitteln, und legt diese dem Bundesvorstand zur Bearbeitung vor.
Stimmt die zweite gespeicherte Entscheidung mit der ersten überein, wird die Genehmigungsfunktion sofort verbindlich angewandt. Daher ist zuvor der sich aus den vorliegenden Stellungnahmen aller drei Verbandsebenen ergebende weitere Ablauf des Aufnahmeverfahrens zu beachten!
Nachdem eine Entscheidungsoption zur Aufnahme in der Maske ausgewählt wurde, erscheint im unteren Bereich „Info“ auch ein Hinweis zu den sich momentan ergebenden Konsequenzen. Bei Bedarf kann der Genehmigungsprozess über die Schaltfläche ‚Abbrechen‘ pausiert werden.
Lehnt der Landes- oder/und der Bundesvorstand den Aufnahmeantrag ab, müssen die Stammes- bzw. Aufbaugruppenführung, der Landesvorstand und der Bundesvorstand innerhalb von sechs Wochen zu einer gemeinsamen und einvernehmlichen Entscheidung über die Aufnahme in den BdP kommen.
Erst wenn die endgültige Entscheidung gefällt wurde oder wenn von vornherein alle Ebenen der Aufnahme zustimmen, kann die zweite Ebene – in der Regel der Bundesvorstand bzw. der*die Bundesmitgliederverwalter*in – seine*ihre Eintragung vornehmen. Gegebenenfalls muss die Eintragung des Landesverbandes von diesem entsprechend der endgültigen Entscheidung korrigiert werden.
Stimmen beide Entscheidungen überein, ändert sich am Fuße der Maske die Schaltfläche ‚Speichern‘ in ‚Entscheidung anwenden‘ und die Genehmigungsfunktion wird beim Klicken verbindlich angewandt. Das heißt, der Mitgliedsdatensatz wird entweder freigeschaltet und erhält den Status „Aktiv“ (2x Ja) oder er wird unwiderruflich gelöscht (2x Nein).
Über eine erfolgreich abgeschlossene Aufnahme informiert der*die Bundesmitgliederverwalter*in den Landesverband kurz per E-Mail. Einmal im Quartal verschickt das Bundesamt ein Begrüßungsschreiben an alle neuen Mitglieder, welches einen BdP-Mitgliedsausweis im Scheckkartenformat enthält.
Die Ablehnung eines Aufnahmeantrages wird dem*der Antragsteller*in vom Bundesvorstand schriftlich mitgeteilt. Alle betroffenen Untergliederungen erhalten hiervon eine Kopie. Zudem gilt fortan eine Aufnahmesperre (siehe unten).
Nach Abschluss der Genehmigungsfunktion können die gemachten Angaben von den Administrator*innen im Backend des Systems eingesehen werden.
Fördernde Mitglieder auf Bundesebene
Für fördernde Mitglieder entsprechen das Aufnahmeverfahren und der Genehmigungsprozess in der Mitgliederverwaltungssoftware denen für ordentliche Mitglieder. Jedoch können sie in alle drei Verbandsebenen, somit auch als bundesunmittelbare Mitglieder aufgenommen werden.
Damit für volljährige bundesunmittelbare Fördermitglieder auch die in der Genehmigungsfunktion erforderliche Entscheidung der Landesebene eingetragen werden kann, verfügt der*die Bundesmitgliederverwalter*in auch über die Systemrechte der*des Mitgliederverwalterin*s des Landesverbandes BUND.
Aufnahmesperre
Ein*e abgelehnte*r Antragsteller*in kann gemäß Aufnahmeordnung keine weiteren Aufnahmeanträge an den BdP stellen. Diese Sperre kann nur der Bundesvorstand wieder aufheben.
Da die Person aus dem System entfernt wurde, ist es technisch jedoch möglich, sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut als Mitglied anzulegen. Bei volljährigen Personen prüft der Bundesvorstand, ob eine Aufnahmesperre vorliegt, bevor er seine Zustimmung zu einer Mitgliedsaufnahme erteilt. Stellt eine minderjährige Person einen erneuten Aufnahmeantrag in einem anderen Landesverband würde die bestehende Aufnahmesperre möglicherweise übersehen werden. Wenn der Bedarf bestehen sollte, das erneute Anlegen wirksam zu verhindern, müsste die Person von einem*r Administrator*in als gesperrt im Backend vermerkt werden.