Grundlage Datenverarbeitung
Der Bund der Pfadfinderinnen und Pfadfinder (BdP) e.V. und seine Untergliederungen erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten seiner Mitglieder unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen zur Durchführung und Verwaltung der Mitgliedschaft und Erfüllung der in seiner Satzung und der zugehörigen Ordnungen aufgeführten Zwecke und Aufgaben. Das sind Name und Anschrift, Bankverbindung, erteilte Lastschrift-Mandate, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Adressen und Geburtsdatum, Daten über die Teilnahme an Veranstaltungen und Kursen und die Ausübung von Ämtern und Aufgaben sowie Daten zur Mitgliedschaft an sich (Eintrittsdatum, Zugehörigkeit zu Gruppen und Untergliederungen, Beitragszahlungen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.
Nutzungsbedingungen Mitgliederverwaltung / Datenschutzbelehrung
Alle Benutzer*innen der Mitgliederverwaltung müssen im Rahmen der Freischaltung die Nutzungsbedingungen akzeptieren. Die Anerkennung der Nutzungsbedingungen wird für jeden einzelnen Account elektronisch dokumentiert.
Verpflichtung auf die Vertraulichkeit für Benutzer*innen der Mitgliederverwaltung des Bundes der Pfadfinderinnen und Pfadfinder e.V. (BdP)
Die Mitgliedsdaten werden mit Hilfe der Internetdatenbank „BdP Mitgliederverwaltung“ erfasst und verwaltet.
Die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften verlangen, dass personenbezogene Daten so verarbeitet werden, dass die Rechte der durch die Verarbeitung betroffenen Personen auf Vertraulichkeit und Integrität ihrer Daten gewährleistet werden.
Daher ist es mir nur gestattet, personenbezogene Daten in dem Umfang und in der Weise zu verarbeiten, wie es zur Erfüllung meiner Aufgaben im BdP e.V. erforderlich ist. Die mir zugänglich gemachten personenbezogenen Daten verwende ich ausschließlich für Vereinszwecke.
Nach diesen Vorschriften ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt oder unrechtmäßig zu verarbeiten oder absichtlich oder unabsichtlich die Sicherheit der Verarbeitung in einer Weise zu verletzen, die zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, zur unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugang führt. Verstöße gegen die Datenschutzvorschriften können ggf. mit Geldbuße, Geldstrafe oder Freiheitsstrafe geahndet werden. Entsteht der betroffenen Person durch die unzulässige Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ein materieller oder immaterieller Schaden, kann ein Schadenersatzanspruch entstehen. Ein Verstoß gegen die Vertraulichkeits- und Datenschutzvorschriften stellt gleichzeitig auch einen Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten dar, der entsprechend geahndet werden kann.
Die Verpflichtung auf die Vertraulichkeit besteht auch nach der Beendigung meiner Tätigkeit für den BdP e.V. fort.
Ich nehme zur Kenntnis, dass die persönlichen Zugangsdaten nicht weitergegeben werden und nur von mir persönlich genutzt werden dürfen. Die Zugangsdaten sind vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte zu schützen.
Mit der Beantragung der persönlichen Zugangsdaten zur Mitgliederverwaltung und der damit verbundenen Zugangsberechtigung erkläre ich, in Bezug auf die Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten die Vorgaben der geltenden Datenschutzvorschriften einzuhalten.
Folgende Anlage ist Bestandteil der Verpflichtungserklärung: Verpflichtung_Vertraulichkeit_Anlage.pdf
Weitergabe von Daten aus der Mitgliederverwaltung
Die Weitergabe von Daten innerhalb des BdP (in elektronischer, gedruckter oder anderer Form) ist nur zulässig, soweit dies zur Erfüllung satzungsgemäßer Aufgaben erforderlich ist. Dabei ist das Prinzip der Datensparsamkeit zu wahren, d.h. es dürfen nur genau die Daten weitergegeben werden, die zur Ausübung der jeweiligen Tätigkeit benötigt werden (d.h. z.B. keine Kontodaten an Gruppenleiter*innen, Gruppenleitungen erhalten nur die Mitgliederliste ihrer Gruppe und nicht des gesamten Stammes). Darüber hinaus ist auf die Sicherheit der Daten zu achten, d.h. sie sind angemessen vor Zugriff oder Manipulation durch Unbefugte zu schützen.
Eine Weitergabe der Daten an Dritte ist nur im Rahmen rechtlicher Verpflichtungen, einer Auftragsdatenverarbeitung im Rahmen des Vereinszwecks oder nach ausdrücklicher, auf den jeweiligen Einzelfall bezogenen, Zustimmung der betroffenen Person zulässig.
In jedem Fall sind die Empfänger*innen von Daten auf das Datengeheimnis zu Verpflichten, die Verpflichtung ist zu dokumentieren.
Ausgetretene Mitglieder / Löschung von Daten
Daten ausgetretener Mitglieder bleiben nach dem Austritt noch für 2 Jahre im System sichtbar, sodass sichergestellt ist, dass etwaige ausstehende Beiträge (z.B. durch Beitragsrückstand oder nicht erfolgte Rechnungsstellung) eingezogen werden können und sonstige, sich aus der Mitgliedschaft ergebende Ansprüche und Forderungen geklärt werden können. Auf Wunsch des Mitglieds können die Daten nach Einzelfallprüfung entsprechend dem Vorgehen unter Mitgliedschaft beenden#Mitglied löschen unverzüglich gelöscht werden.
Daten ausgetretener Mitglieder dürfen nur für solche, sich unmittelbar aus der Mitgliedschaft ergebenden, satzungsgemäßen Zwecke verwendet werden. Eine Weitergabe dieser Daten ist grundsätzlich nicht gestattet.
Soweit für bestimmte Daten längere Speicherfristen gelten (z.B. aufgrund von gesetzlichen Anforderungen oder zur Dokumentation von bestimmten Wahlämtern), so sind diese Daten nur für die Mitgliederverwalter*innen der Landesverbände und des Bundes unter entsprechender Datenschutz-Verpflichtung zugänglich.
Zur Generierung der statistischen Auswertungen verbleiben nach Ablauf der Speicherfrist vollständig anonymisierte Daten (u.a. Ein-/Austrittsdatum, Geburtsjahr, Geschlecht) in der Datenbank.