Anmeldung vor und auf dem Lager

Inzwischen solltet ihr eure Teilnehmerinnen und Teilnehmer alle über die Online-Anmeldung erfasst haben. Außerdem wurde der Teilnehmerbeitrag bereits von eurem Konto eingezogen. Sollten sich Veränderungen bei euren Teilnehmerzahlen ergeben, erhaltet ihr Anfang Juni eine weitere Rechnung bzw. Gutschrift.

Im Vorfeld solltet ihr weiterhin folgende Punkte beachten:

1. Die Anmeldung der TeilnehmerInnen im Stamm

Wir gehen davon aus, dass Ihr Eure Sipplinge und R/Rs im Stamm bereits über das Bundeslager informiert habt. Hier erhaltet Ihr eine mögliche, beispielhafte Anmeldung und ein Informationsschreiben zum Bundeslager. Diese Materialien sind optional und sollten von Euch an die Bedürfnisse Eures Stammes angepasst werden. Ihr habt dafür Sorge zu tragen, dass ihr von allen TeilnehmerInnen  des Bundeslager eine verbindliche und original unterschriebene Anmeldung vorliegen habt.

2. Die Online-Anmeldung

Über die Internetseite http://bundeslager.pfadfinden.de/anmeldung/ (inkl. Erläuterung) bzw hier (Direktlink zum Anmeldetool) muss von Euch jedeR TeilnehmerIn eingetragen werden. Eure Anmeldedaten dafür habt in einem separaten Brief erhalten. Basis für die Abrechnung des Bundeslagerbeitrags sind Eure Eintragungen in der Online-Anmeldung. Wichtig dabei ist, dass Euch die Anmeldungen der Teilnehmenden vorliegen.

JedeR TeilnehmerIn muss mit folgenden Daten erfasst werden:

• Vorname
• Name
• Adresse
• Telefon
• Geburtsdatum
• Geschlecht

Beachtet, dass jede Löschung von TeilnehmerInnen in der Anmeldung einen Rücktritt/Storno darstellt. Wenn Ihr eineN ErsatzteilnehmerIn habt, bearbeitet am besten den Namen. 

4. Gesundheitsbogen

Zum  Bundeslager müsst ihr von jedem Teilnehmenden einen aktuellen Gesundheitsbogen mitbringen. Bitte benutzt dazu die entsprechende Vorlage.

Auf dem Lager gibt es zu beachten:

Über die Online-Anmeldung hinaus müsst ihr euch noch einmal direkt auf dem Lager anmelden. Meldet euch hierzu bitte möglichst schnell nach eurer Ankunft auf dem Lagerplatz in der Verwaltung auf dem Marktplatz. Dort bekommt ihr z.B. für alle Teilnehmenden entsprechende Armbändchen, diese haben je nach Alter unterschiedliche Farben (unter/über 16 Jahre). Außerdem müsst ihr hier die restlichen Lagerbeiträge bezahlen. Bitte bringt hierzu eine EC-Karte mit, da eine Barzahlung auf dem Lager grundsätzlich nicht möglich sein wird. Wir erwarten euch ab dem 25.07. auf dem Lagerplatz. Da wir erst die technischen Voraussetzungen für schaffen müssen ist eine frühere Ankunft der Stämme (auch bei Vortouren) nicht möglich.

An- und Abreise

Die konkreten Planungen sind abgeschlossen. Ihr habt alle Informationen zu den Bustouren bereits erhalten. Ab sofort werden in Bussen Restplätze an Einzelpersonen vergeben. Um diese Restplätze zu erhalten könnt ihr euch an bundeslager@pfadfinden.de wenden. Hier meldet ihr euch bitte auch, falls ihr noch keine Informationen zur An- und Abreise habt. Sollten jetzt noch online angemeldete Personen keinen Platz im Bus erhalten, kann keine Fahrtkostenrückerstattung erfolgen.

Wir haben eine Mitfahrzentrale eingerichtet für Personen die mit dem Auto anreisen. Diese findet ihr unter mitfahren.pfadfinden.de

Abwicklung von Vor- und Nachtouren

Wir haben uns intensiv über die Vor- und Nachteile verschiedener An- und Abreisemethoden für das Bundeslager informiert und sowohl mit der Bahn, als auch mit mehreren Busunternehmen Verhandlungen geführt. Im Ergebnis haben wir uns für eine zentrale Busanreise entschieden. Eine aufbereitete Liste mit Vor- und Nachteilen der unterschiedlichen Methoden findet Ihr hier. Wir gehen davon aus, dass Ihr diese Entscheidung damit gut nachvollziehen könnt.

Einige von euch planen eine Vor- oder Nachtour. Hierzu gelten folgende Rahmenbedingungen:

• Alle Stämme nehmen sowohl an der zentral organisierten An- als auch Abreise teil.

• Ihr könnt als kompletter Stamm, falls Ihr eine Vor- oder Nachtour plant, entweder aus der zentral organisierten Anreise oder aus der Abreise "aussteigen". Dies müsst ihr verbindlich auf dem Stammesmeldebogen angeben. Ihr könnt dies nicht für einzelne Gruppen (Sippen) angeben.

• Die Vor- oder Nachfahrt wird dann komplett selber von Euch organisiert. Ihr seid für entsprechende Buchungen von Bussen, Bahntickets, etc. selber verantwortlich.

Entstehende Kosten könnt Ihr bis zu einem Maximalbetrag von 23 € pro Teilnehmenden abrechnen und Ihr erhaltet diese erstattet. Ihr erhaltet aber immer nur so viel Geld ausbezahlt, wie Euch tatsächlich an Kosten angefallen sind. Ihr könnt in der Regel Kosten für PKW (nach km), für Bahnfahrten und für Reisebusse abrechnen. Bei PKW-Reisen gelten folgende Erstattungssätze: Einzelreisenden werden 0,10 € erstattet. Je MitfahrerIn 0,01€ zusätzlich. Also 2 Personen = 0,11 €, 3 Personen = 0,12€ usw.; für Material kann i.d.R. keine Erstattung stattfinden, da hier ein zentraler Transport erfolgt.

Wichtig ist, dass ihr die Abrechnung bis spätestens 1. September 2013 einreichen müsst, damit wir euch das Geld auszahlen können. Es wird keine direkte Auszahlung auf dem Bundeslager möglich sein, sondern ihr erhaltet das Geld kurz nach dem Bundeslager auf euer Konto überwiesen. Stämme, die eine Vor- oder Nachtour planen, müssen ein entsprechendes Abrechnungsformular ausfüllen. Dieses erhaltet ihr bei der Anmeldung auf dem Lager bereits für euren Stamm personalisiert. Falls ihr das Formular bereits im Vorfeld ansehen möchtet, könnt ihr dies unter https://meinbdp.de/display/BULA/Finanzen tun.

Materialtransport

Nach der Erfahrung aus dem ersten Materialtransport zum Bundeslager in Buhlenberg wollen wir den zentralen Materialtransport auch für das diesjährige Bundeslager wieder in ähnlicher Weise, also zentral mit großen LKW, durchführen. Hierfür stehen wir gerade in Verhandlungen mit Speditionen, die solche Transporte jeden Tag planen und durchführen.

Hier noch ein paar wichtige Tipps und Details:

• Es dürfen keine Gasflaschen oder andere brennbare Flüssigkeiten  mitgenommen, bzw. transportiert werden. Gasflaschen könnt ihr in der Markthalle kaufen.
• Da es in diesem Jahr nicht die gewohnten Landesverbandsstrukturen im Unterlager geben wird, sollte ihr euch darauf vorbereiten dass euer Material nicht direkt am Lagerplatz abgeladen bekommt sondern diese noch ein Stück über den Platz transportieren müsst! Also denkt an Transporthilfen.
• Das gesamte Material, soweit wie möglich in Kisten verpacken
• Alles Material muss per Hand in den LKW ein- und an dem Bundeslagerplatz per Hand wieder ausgeladen werden. Daher empfehlen wir, dass ihr die einzelnen Kisten oder Packstücke nicht zu schwer macht, damit diese noch zu händeln sind
• Stangen oder loses Material in Säcke verpacken und oder mit Klebeband bündeln
• Einige Ladepunkte des Materialtransports, werden wegen der kürzeren Fahrwege von Transporten von anderen LV´s mit angefahren, daher muss jedes Materialstück gut markiert und gekennzeichnet werden, sodass es immer zu dem jeweiligen Stamm und dem Landesverband zugeordnet werden kann.
• Da es sein kann, dass das Material nach dem entladen auch mal dem Wetter, im Unterlagergrund ausgesetzt werden kann, sollte alles Wetterfest verpackt werden.
• Scharfe oder spitze Gegenstände müssen gut gesichert werden, damit sich niemand beim Be- oder Entladen verletzt.
• Wertsachen sind nicht mit dem Materialtransport zu verschicken.
• Da auch das Transportgewicht der Lastzüge mit 24 Tonnen beschränkt ist, achtet bitte darauf, dass ihr nur die wirklich notwendigen Materialien mitnehmt.           

Für das Beladen am Ladepunkt:

• Hier gibt es einen Ansprechpartner von eurem Landesverband, der alles überwacht und als Ansprechpartner für den LKW Fahrer dient.
• Die kalkulierte Zeit zum beladen des Aufliegers, liegt bei 1,5 Stunden, pro Ladepunkt. Daher solltet ihr alles gut vorbereiten um die Beladung zügig vorzunehmen.
• Sinnvoll ist es auch das Material eventuell einen Tag früher zu dem Ladepunkt zu bringen und dort, falls möglich, zu lagern um nicht evtl. in einen Stau zu geraten
• Der LKW wartet nicht auf Gruppen, die nicht pünktlich am Ladepunkt erscheinen!

Der weitere Ablauf

Hier ist eine Liste mit allen Ladepunkten und Ladezeiten - bei Fragen wendet euch bitte an euren Ansprechpartner im Landesverband.

Bei Fragen steht euch Thomas Bunn (thomas.bunn@pfadfinden.de) zur Verfügung.

Versicherungen

Grundsätzlich sind alle Mitglieder des BdP e.V. bei ihren Tätigkeiten für den BdP und bei Veranstaltungen des BdP versichert, denn im Bundesbeitrag ist der Versicherungsschutz enthalten. Dieser Schutz beinhaltet eine Haftpflicht- und eine Unfallversicherung. Ein Merkblatt zu Versicherungsumfang und Versicherungssummen kann auf der Bundeshomepage unter www.pfadfinden.de/fuer-Mitglieder/service/versicherungen/  heruntergeladen werden. Hier findet ihr auch Links und Infos zu den jeweiligen Schadenanzeigen.

Zusätzliche Versicherungen

Unter http://www.union-verdi.de/produkte/reiseservice/ findet ihr weitere Versicherungsangebote der Union Versicherungsdienst GmbH mit Informationen, Prämien und Preisen. Die Versicherungen können kurzfristig online abgeschlossen werden. Die Bearbeitung erfolgt direkt bei der Union Versicherungsdienst GmbH, so dass Fragen zum Abschluss einer Versicherung und eventuellem Verlauf einer Schadensmeldung direkt bei der Union Versicherungsdienst GmbH erfragt werden müssen. Diese Versicherungen müssen von euch auf eigene Kosten abgeschlossen werden. Kontakt: Montag bis Donnerstag von 08.00 - 17.30 Uhr, Freitag von 08.00-15.30 Uhr unter 05231/603-6487 oder unter reise-service@union-verdi.de.

Wir empfehlen für das Bundeslager insbesondere folgende Versicherungen:

Dienstreise-Fahrzeugversicherung

Für alle, die mit eigenem oder geliehenem PKW anreisen, um z.B. Material zu transportieren. Ausgeschlossen sind Fahrzeuge von kommerziellen Fahrzeugverleihern.

Versicherungsschutz für geliehene Sachen

Solltet ihr euch für das Bundeslager Material ausleihen, mieten oder zur Verfügung gestellt bekommen, könnt ihr dieses Material versichern. Bitte achtet darauf, dass ihr den Versicherungsschutz mit Campingrisiko bis zu 31 Tagen Dauer wählt. Die zu versichernden Gegenstände sind mit Wertangabe anzugeben.

Reiserücktrittsversicherung

Wir möchten darauf hinweisen, dass eventuelle Stornokosten bei Abmeldung auch im Falle eines Rücktritts aus Krankheitsgründen oder anderen persönlichen Gründen zu zahlen sind. Der Bundeslagerbeitrag umfasst keine Reiserücktrittsversicherung für Teilnehmende oder Stämme. Falls einzelne Teilnehmende nicht zahlen, sind die Kosten durch den Stamm zu übernehmen. Wir empfehlen daher den Abschluss einer persönlichen Reiserücktrittsversicherung bei einem Anbieter Eurer Wahl. Der BdP arbeitet mit dem Union Versicherungsdienst GmbH zusammen, wo Ihr eine entsprechende Versicherung online unter http://www.union-verdi.de/produkte/reiseservice/ abschließen könnt. Ihr müsst mit Kosten unterhalb von 10 € für eine entsprechende Versicherung rechnen.

Weitere Fristen und zusätzliche Regelungen

Lagerbeitrag: Bei Anmeldung bis zum 31.03.2013 beträgt der Lagerbeitrag 210,00 €, ab dem 01.04.2013 sind pro Teilnehmer/in 230,00 EUR zu zahlen.  Bei Abmeldung eines Teilnehmers oder Teilnehmerin werden bis zum 31.05.2013 der komplette Beitrag (allerdings maximal 210,00 EUR), ab dem 01.06.2013 nur noch 85,00 EUR erstattet. 

Die Teilnahme an der zentralen An- und Abreise kann nur für Personen garantiert werden, die bis zum 15.05.2013 online angemeldet sind. Danach werden nur noch eventuell vorhandene Restplätze vergeben. Sollte eine Person, die nach dem 15.05. angemeldet wurde, nicht durch die zentrale An- und Abreise transportiert werden können, entsteht daraus kein Anspruch auf Fahrtkostenrückerstattung.

Mitgliedschaft: Da das Bundeslager eine Veranstaltung des BdP ist, dürfen daran nur Mitglieder teilnehmen. Aus diesem Grund wird von jedem  Teilnehmenden die Mitgliedschaft vom Bundesamt geprüft. Sollte eine Mitgliedschaft einmal nicht vorliegen, so bekommt Ihr eine Information aus dem Bundesamt und könnt Euch darum kümmern, dass diese nachgereicht wird.

Tages- und Übernachtungsgäste

Tages- bzw. Übernachtungsgäste brauchen sich vor dem Lager nicht anzumelden. Diese melden sich direkt auf dem Lager bei der jeweiligen Unterlagerleitung des Stammes  bei dem die Person zu Gast ist an. Der Teilnehmerbeitrag für Übernachtungsgäste ist direkt vor Ort in bar zu bezahlen. Übernachtungsgäste können nicht an der zentralen An- und Abreise teilnehmen und haben kein Guthaben im Lagerladen. Die Beitragssätze sind hier zu finden.