Diese Seite beschreibt die Mitgliedsabrechnung, also die Rechnungsstellung vom Stamm (und ggf. vom Landesverband bei landesunmittelbaren Mitgliedern) an das Mitglied. Zur Abrechnung innerhalb des Verbands siehe Verbandsabrechnung.
Die Mitgliedsabrechnung ist optional - d.h. es steht dem Stamm frei, ob er diese Möglichkeit der Mitgliederverwaltung nutzen möchte oder seine Beiträge auf andere Art und Weise einfordert.
Die Mitgliedsabrechnung ist völlig unabhängig von der Verbandsabrechnung, also der Rechnungsstellung vom Landesverband an die Stämme.
Voraussetzungen
Damit eine Mitgliedsabrechnung sinnvoll durchgeführt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen zwingend erfüllt sein:
- Für jede verwendete Beitragsart ist ein gültiger Beitragssatz definiert. Der Beitragssatz muss bei erstmaliger Anwendung der Mitgliedsabrechnung manuell angelegt werden! Siehe Beitragssatz festlegen
- In den Gruppierungsdaten ist die Versandanschrift vollständig und aktuell
- Bei Verwendung von SEPA-Lastschriften: Die Gläuber-ID ist in den Basisdaten der Gruppierung hinterlegt. Siehe SEPA-Mandate verwalten
- Sollen im Rahmen der Abrechnung Gutschriften berücksichtigt werden, so müssen diese vor dem Ausführen der Abrechnung erfasst werden. Siehe Gutschrift anlegen
Mitglieder abrechnen
Wer kann abgerechnet werden?
Über die Mitgliederabrechnung können alle Mitglieder der jeweiligen Gruppierung (nicht jedoch gruppierungsübergreifend) abgerechnet werden.
Testabrechnung
Einzelne Mitglieder können über Rechtsklick auf das Mitglied und die Funktion Testabrechnung abgerechnet werden:
Um mehrere Mitglieder oder den kompletten Stamm abzurechnen, werden die Mitglieder durch Anklicken der Auswahlkästschen vor den Mitgliedsnamen markiert. Um alle Mitglieder abzurechnen, sollten zunächst mit der Funktion "Alle anzeigen" Seiten der Mitgliederliste eingeblendet werden:
Anschließend können durch anklickendes obersten Kästchen alle Datensätze auf einmal selektiert werden:
Nun wird die Funktion Testabrechnung in der Menüleiste ausgeführt:
Im Folgenden Dialog wird nun das Bezugsdatum der Testabrechnung abgefragt.
Was ist das Bezugsdatum?
Über das Bezugsdatum wird festgelegt, für welche Rechnungsperiode der Rechnungslauf durchgeführt wird. Soll eine Beitragsrechnung für das Jahr 2016 erzeugt werden, so muss das Datum zwangsläufig im Jahr 2016 liegen. Die Mitgliederverwaltung berücksichtigt darüber hinaus automatisch noch nicht abgerechnete Beiträge aus vorangegangenen Abrechnungsperioden (in unserem Beispiel wird also z.B. wenn ein Mitglied in 2015 beigetreten ist und noch keine Beitragsrechnung erhalten hat, der beitrag für 2015 ebenfalls berücksichtigt).
Das Bezugsdatum definiert darüber hinaus den Stichtag für die Abrechnung, d.h. Prüfungen auf Beitragspflicht laufen für die aktuelle Abrechnungsperiode gegen dieses Datum. Beispiel: Tritt eine Person zum 15.04. ein, führt ein Bezugsdatum vor dem 15.04. dazu, dass diese Person beim aktuellen Rechnungslauf noch nicht berücksichtigt wird - unabhängig davon, wann der Rechnungslauf gestartet wird. Die Person würde dann erst beim nächsten Rechnungslauf mit Bezugsdatum nach dem 15.04. berücksichtigt werden.
Bitte beachte die Empfehlung zum Bezugsdatum oben (unter "Wann kann abgerechnet werden").
Beiträge aus den Vorjahren nicht berücksichtigen
In einigen Fällen, zum Beispiel wenn die Funktion der Mitgliederabrechnung erstmals oder nach mehrjähriger Unterbrechnung wieder genutzt wird, ist es nicht erwünscht, dass Mitgliedsbeiträge aus früheren Abrechnungsperioden mit berücksichtigt werden. Dies kann verhindert werden, in dem der Beitragssatz erst ab dem 01.01. des abzurechnenden Jahres gültig ist und keine gültigen Beitragssätze aus den Vorjahren existieren. Siehe Beitragssatz festlegen.
Die Rechnungen können nun, wie unten unter "Rechnung einsehen" beschrieben, angesehen und kontrolliert werden.
Rechnungen generieren
Einmal generierte Rechnungen können nicht wieder gelöscht werden! Aus diesem Grund sollte vor dem Generieren der Rechnungen grundsätzlich eine Testabrechnung (s.o.) durchgeführt werden.
Zum endgültigen erzeugen der Rechnungen werden die abzurechnenden Mitglieder wie oben unter Testabrechnung beschrieben ausgewählt. Anstelle der Funktion Testabrechnung wird nun die im Menü benachbarte Funktion Abrechnung ausgeführt:
Im folgenden Dialog werden nun die relevanten Daten für diesen Rechnungslauf eingegeben:
Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Rechnungsdatum | Das tatsächliche Datum für die Rechnungen, wird als Rechnungsdatum auf der Rechnung angedruckt. | |
| Bezugsdatum | Über das Bezugsdatum wird festgelegt, für welche Rechnungsperiode der Rechnungslauf durchgeführt wird. Soll eine Beitragsrechnung für das Jahr 2016 erzeugt werden, so muss das Datum zwangsläufig im Jahr 2016 liegen. Die Mitgliederverwaltung berücksichtigt darüber hinaus automatisch noch nicht abgerechnete Beiträge aus vorangegangenen Abrechnungsperioden (in unserem Beispiel wird also z.B. wenn ein Mitglied in 2015 beigetreten ist und noch keine Beitragsrechnung erhalten hat, der beitrag für 2015 ebenfalls berücksichtigt). Das Bezugsdatum definiert darüber hinaus den Stichtag für die Abrechnung, d.h. Prüfungen auf Beitragspflicht laufen für die aktuelle Abrechnungsperiode gegen dieses Datum. Beispiel: Tritt eine Person zum 15.04. ein, führt ein Bezugsdatum vor dem 15.04. dazu, dass diese Person beim aktuellen Rechnungslauf noch nicht berücksichtigt wird - unabhängig davon, wann der Rechnungslauf gestartet wird. Die Person würde dann erst beim nächsten Rechnungslauf mit Bezugsdatum nach dem 15.04. berücksichtigt werden. | Bitte beachte die Empfehlung zum Bezugsdatum oben (unter "Wann kann abgerechnet werden"). Das Bezugsdatum liegt in der Regel entweder am aktuellen Tag (laufende/unterjährige Rechnungsstellung) oder in der Zukunft (Rechnungsstellung der nächsten Jahresrechnung bereits im Dezember). Ein Bezugsdatum in der Vergangenheit ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll. |
| Einzugsdatum | Das vorgesehene Einzugsdatum für fällige Beträge im Fall von Mitgliedern mit in der Kontoverbindung definierter Zahlungsart "Lastschrift" (siehe Mitgliederdaten einsehen und bearbeiten). Wird als Einzugsdatum für die jeweilige SEPA-Lastschrift/en verwendet (siehe SEPA-Mandate verwalten). Bei Zahlungsart "Überweisung" oder wenn keine Zahlungsart angegeben wurde, wird dieses Datum als Zahlungsfrist auf der Rechnung angedruckt. | Hinweis bei Verwendung der SEPA-Latsschriften Dieses Datum sollte unter Berücksichtigung der rechtlichen Fristen und organisatorischen Abwicklung der Lastschriften gesetzt werden. Es wird ignoriert bzw. für die Erstellung einer SEPA-Lastschriftdatei automatisch geändert, falls z.B. mit dem Datum Vorlauffristen verletzt werden (dies geschieht z.B., wenn die Lastschriftdatei zu spät erstellt wird oder das Einzugsdatum nicht weit genug in der Zukunft liegt). Sofern das Datum technisch nicht möglich ist, führt dies dazu, dass das auf der Rechnung angegebene Datum nicht mehr mit dem tatsächlichen Einzugsdatum übereinstimmt. (siehe SEPA-Mandate verwalten) |
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