Unsere Bundessatzung sieht mehrere Möglichkeiten für das Erlöschen einer BdP-Mitgliedschaft vor, mit denen unterschiedliche Verfahren verbunden sind.
Grundsätzlich entfernen wir Mitglieder und ihre Daten nicht einfach aus der Datenbank, sondern in erster Linie werden die aktiven Mitglieds- und sonstigen Tätigkeitszuordnungen beendet und der Mitgliedsdatensatz erhält einen anderen Status. Nur unter bestimmten Umständen erfolgt eine Löschung von Kontaktdaten oder gar eine Anonymisierung des Datensatzes durch das System.
Die Beendigung einer Mitgliedschaft kann der/die zuständige Mitgliederverwalter/in nur bis 31 Tage nach deren Wirksamwerden (Austrittsdatum) eintragen. Danach müsste ein/e Systemadministrator/in tätig werden.
Arten der Beendigung
Austritt des Mitgliedes
In den meisten Fällen wird die Mitgliedschaft im BdP e.V. durch das Mitglied mit einem Austritt beendet. Diesen muss es gegenüber seiner Untergliederung in Textform (z.B. Brief, Fax oder E-Mail) erklären. Ein Austritt kann zu jedem beliebigen Datum erklärt werden, nur nicht rückwirkend. Will ein Mitglied im nächsten Jahr keinen Beitrag mehr bezahlen, hat der Austritt spätestens zum 31. Dezember dieses Jahres zu erfolgen.
Die Austrittserklärung muss von dem/der zuständigen Mitgliederverwalter/in archiviert werden. Beispielsweise solltet ihr eine entsprechende E-Mail mitsamt den Versanddaten (Absender, Empfänger, Datum, Betreff) ausdrucken und abheften.
Auch wenn ihr ein zukünftiges Austrittsdatum angebt, wird die Beendigung der Mitgliedschaft in der Mitgliederverwaltungssoftware direkt wirksam. Daher solltet ihr zum Beispiel Austritte zum Jahresende auch erst Ende Dezember oder Anfang Januar eintragen. Spätestens am 31.01. muss der Austritt aber erfasst sein, ansonsten muss der Stamm einen weiteren Landes- und Bundesbeitrag für das Mitglied bezahlen – unabhängig vom Austrittsdatum.
Ausschluss
Das Verfahren für den Ausschluss eines Mitgliedes durch den Bundesvorstand regelt die Ausschlussordnung. Die zugehörigen Unterlagen sind zu archivieren. Nachdem die endgültige Entscheidung für einen Vereinsausschluss gefällt wurde, vermerkt dies der/die Bundesmitgliederverwalter/in im Feld „Bemerkungen“ der Basisdaten des Mitglieds. Anschließend veranlasst sie/er die Eintragung als gesperrte Person im Backend und führt die Beendigung der Mitgliedschaft durch.
Ein ausgeschlossenes Mitglied hat grundsätzlich die Möglichkeit, später einen neuen Aufnahmeantrag zu stellen. Sollte der Datensatz mittlerweile anonymisiert worden sein, weist beim Versuch, das Mitglied erneut anzulegen, zumindest der Sperrvermerk auf den früher erfolgten Ausschluss hin. Entscheidet der Bundesvorstand für eine erneute Aufnahme in den BdP, wird die Sperre entfernt.
Tod
Stirbt ein Mitglied, erlischt seine Mitgliedschaft im BdP automatisch. In den Basisdaten des Mitglieds trägt der/die zuständige Mitgliederverwalter/in einen entsprechenden Hinweis in das Feld „Bemerkungen“ ein und löscht alle Angaben im Reiter „Anschrift & Kontaktdaten“, damit zum Beispiel keine Post und E-Mails mehr versandt werden. Der Eintrag im Pflichtfeld „Straße, Nr.“ wird hierbei durch das Sperrzeichen # ersetzt. Sollen zunächst Kontaktdaten von Angehörigen im System verbleiben, können diese im Feld „Bemerkungen“ hinterlegt werden. Abschließend wird die Beendigung der Mitgliedschaft zum Sterbedatum durchgeführt.
Beitragsrückstand
Um keine „Karteileichen“ führen zu müssen und damit für Mitglieder, die keine Austrittserklärung abgeben, nicht auf unbestimmte Zeit Landes- und Bundesbeiträge abzuführen sind, gibt es eine vierte Möglichkeit für das Erlöschen der BdP-Mitgliedschaft. Eine Person kann aus der Mitgliederverwaltung gestrichen werden, wenn sie den zum 1. Januar fälligen Jahresbeitrag nicht binnen 11 Monaten, also bis Ende November, bezahlt hat (vgl. Bundessatzung §4 Abs. 1, Beitragsordnung §3 Abs. 1). Die im Dezember erfolgende Beendigung der Mitgliedschaft aufgrund von Beitragsrückstand wird zuvor von dem/der zuständigen Mitgliederverwalter/in im Feld „Bemerkungen“ der Basisdaten des Mitglieds vermerkt.
Bevor ihr beitragssäumige Mitglieder streicht, solltet ihr unbedingt rechtzeitig mit ihnen Kontakt aufnehmen und über die weitere Mitgliedschaft im BdP sprechen. Die Gründe, warum keine Zahlung auf dem Stammeskonto eingegangen ist, können sehr unterschiedlich sein.
Mitgliedschaft beenden
In der Regel behalten wir die Daten eines Mitgliedes beim Beenden der Mitgliedschaft in der Datenbank. Auf diese Weise kann auch für zurückliegende Jahre nachvollzogen werden, wer in einer Gruppierung Mitglied war oder bestimmte Aufgaben wahrgenommen hat. Auch eine Kontaktaufnahme mit ehemaligen Mitgliedern ist dadurch möglich. Auf ausdrücklichen Wunsch können aber nach der Begleichung aller offenen Forderungen die Kontaktdaten gelöscht werden.
Bei der Beendigung mit Datenweiterverwendung werden lediglich alle aktiven Tätigkeiten beendet, ein Austrittsdatum gesetzt und der Status in „Inaktiv“ geändert. Inaktive Mitglieder werden bei der Beitragsabrechnung mit erfasst. Das letzte Beitragsjahr kann also noch in Rechnung gestellt werden, sofern nicht bereits geschehen. Zudem ist bei fälschlicher Beendigung oder späterem Wiedereintritt in den BdP eine Reaktivierung dieser Personen möglich.
Nimmt das Mitglied die mit dem Aufnahmeantrag erteilte Zustimmung zur Datenverwendung für Vereinszwecke beim Austritt ausdrücklich zurück, kann auch eine Beendigung mit Datenlöschung und damit die vollständige Anonymisierung des Mitgliedsdatensatzes vorgenommen werden. Diese Möglichkeit besteht jedoch nicht, wenn das Mitglied ein zu archivierendes Amt ausgeübt hat!
Ist derzeit eine Übergabetätigkeit zugeordnet, ist noch gar keine Beendigung der Mitgliedschaft möglich.
Beendigung mit Datenweiterverwendung – Status Inaktiv
Nach dem Markieren der betreffenden Person in der Mitgliederliste öffnet ihr deren Mitgliedsdaten zum ‚Bearbeiten‘ und nehmt die oben beschriebenen Vorbereitungen für die vorliegende Art der Beendigung der Mitgliedschaft vor. In jedem Fall solltet ihr euch die Eintragungen im Feld „Bemerkungen“ des Reiters „Sonstiges“ anschauen.
Als nächstes müsst ihr unbedingt prüfen, ob im Reiter „Basisdaten“ die Datenweiterverwendung aktiviert ist.
Eine Beendigung der Mitgliedschaft ohne Datenweiterverwendung führt zur Löschung des Mitglieds und kann nicht rückgängig gemacht werden!
Nachdem ihr die Mitgliedsdaten wieder geschlossen habt, ruft ihr die Funktion „Mitgliedschaft beenden“ über das Kontextmenü per rechtem Mausklick oder das Menü „Weitere Funktionen“ auf.
Anhand der Erläuterungen in der nun erscheinenden Maske könnt ihr noch einmal prüfen, ob eine Beendigung mit Datenweiterverwendung erfolgt.
Das einzutragende Datum hängt von der Art der Beendigung der Mitgliedschaft ab:
| Art | Datum |
|---|---|
Austritt des Mitgliedes | angegebenes Austrittsdatum |
Ausschluss | Ausschlussdatum |
Tod | Sterbedatum |
Beitragsrückstand | 01.12.xxxx |
Ihr könnt auch ein Austrittsdatum in der Zukunft angeben, wobei die Beendigung trotzdem sofort wirksam wird. Ein Datum in der Vergangenheit kann höchstens 31 Tage zurückliegen. Ist die Mitgliedschaft bereits früher beendet worden, muss die Eintragung durch eine/n Systemadministrator/in vorgenommen werden.
Mit einem Klick auf ‚Bestätigen‘ wird das Mitglied in den Status „Inaktiv“ überführt und alle aktiven Tätigkeitszuordnungen werden automatisch zum Austrittsdatum beendet. Wenn das Mitglied auch über ein Benutzerkonto verfügt, so kann es sich nun nicht mehr in der Mitgliederverwaltungssoftware anmelden.
In der Mitgliederliste der Hauptgruppierung wird das ausgetretene Mitglied grau dargestellt, sofern die Anzeige von inaktiven Mitgliedern im Gruppierungsbaum aktiviert wurde.
Mitglieder im Status „Inaktiv“ können bearbeitet werden, jedoch ist es nicht möglich, ihnen neue Mitglieds- oder sonstige Tätigkeiten zuzuordnen. Erweist sich die Beendigung der Mitgliedschaft als Fehler oder tritt die Person wieder in den BdP ein, muss der Datensatz zunächst von den Mitarbeitenden des Bundesamtes reaktiviert werden.
Soll der Mitgliedsdatensatz später doch noch komplett anonymisiert werden, dann geschieht dies nach der entsprechenden Prüfung über die Funktion „Mitglied löschen“ (siehe unten).
Löschen der Kontaktdaten
Die Datenweiterwendung ermöglicht es uns auch, ehemalige BdP-Mitglieder zu kontaktieren, um sie beispielsweise zu Jubiläumsfeiern einzuladen. Auf ausdrücklichen Wunsch des ehemaligen Mitgliedes können aber die unten aufgeführten Kontaktdaten gelöscht werden. Bei verstorbenen Mitgliedern erfolgt dies auf jeden Fall (siehe oben).
Bevor ihr Kontaktdaten entfernt, müsst ihr euch bei den zuständigen Stellen vergewissern, dass es keine offenen Forderungen aus Mitglieds- und Lagerbeiträgen o.ä. gegenüber dem ehemaligen Mitglied gibt.
Sofern sie nicht mehr benötigt werden, können auf Wunsch folgende Basisdaten von ausgetretenen (inaktiven) Mitgliedern gelöscht werden:
- alle Angaben im Reiter „Anschrift & Kontaktdaten“,
Eintrag im Pflichtfeld „Straße, Nr.“ durch ein # ersetzen - alle Angaben im Reiter „Kontoverbindung“
- ggf. weitere Kontaktdaten im Feld „Bemerkungen“ des Reiters „Sonstiges“
Sämtliche weiteren Daten und Zuordnungen, z.B. Tätigkeiten, dürfen nicht verändert werden!
Beendigung mit Datenlöschung – Komplette Anonymisierung
…
Eine Beendigung der Mitgliedschaft ohne Datenweiterverwendung darf vorerst nicht ohne Rücksprache mit dem Team Mitgliederverwaltung erfolgen!
Keine Beendigung mit Übergabetätigkeit
Das Beenden einer Mitgliedschaft und aller aktiven Tätigkeitszuordnungen ist nicht möglich, wenn das Mitglied derzeit eine sogenannte Übergabetätigkeit ausübt. Das sind Ämter, die in einer Gruppierung nie unbesetzt sein dürfen, beispielsweise Stammesführer/in, Landesvorsitzende/r oder Mitgliederverwalter/in. Ist dem Mitglied noch eine solche Tätigkeit zugeordnet, erscheint eine entsprechende Meldung. Dann muss die Übergabetätigkeit zunächst einem anderen Mitglied zugewiesen und bei der/dem Austrittskandidatin/en beendet werden.
Mitglied löschen
…
Das Löschen eines Mitgliedsdatensatzes darf vorerst nicht ohne Rücksprache mit dem Team Mitgliederverwaltung erfolgen!