Unsere Bundessatzung sieht mehrere Möglichkeiten für das Erlöschen einer BdP-Mitgliedschaft vor, mit denen unterschiedliche Verfahren verbunden sind.
Grundsätzlich entfernen wir Mitglieder und ihre Daten nicht einfach aus der Datenbank, sondern in erster Linie werden die aktiven Mitglieds- und sonstigen Tätigkeitszuordnungen beendet und der Mitgliedsdatensatz erhält einen anderen Status. Nur unter bestimmten Umständen erfolgt eine Löschung von Kontaktdaten oder gar eine Anonymisierung des Datensatzes durch das System.
Arten der Beendigung
Austritt des Mitgliedes
In den meisten Fällen wird die Mitgliedschaft im BdP e.V. durch das Mitglied mit einem Austritt beendet. Diesen muss es gegenüber seiner Untergliederung in Textform (Brief, Fax, E-Mail, SMS o.ä.) erklären. Ein Austritt kann zu jedem beliebigen Datum erklärt werden, nur nicht rückwirkend. Will ein Mitglied im nächsten Jahr keinen Beitrag mehr bezahlen, hat der Austritt spätestens zum 31. Dezember dieses Jahres zu erfolgen.
Die Austrittserklärung muss von dem/der zuständigen Mitgliederverwalter/in archiviert werden. Beispielsweise solltet ihr eine entsprechende E-Mail mitsamt den Versanddaten (Absender, Empfänger, Datum, Betreff) ausdrucken und abheften.
Auch wenn ihr ein zukünftiges Austrittsdatum angebt, wird die Beendigung der Mitgliedschaft in der Mitgliederverwaltungssoftware direkt wirksam. Daher solltet ihr zum Beispiel Austritte zum Jahresende auch erst Ende Dezember oder Anfang Januar eintragen. Spätestens am 31.01. muss der Austritt aber erfasst sein, ansonsten muss der Stamm einen weiteren Landes- und Bundesbeitrag für das Mitglied bezahlen – unabhängig vom Austrittsdatum.
Ausschluss
Das Verfahren für den Ausschluss eines Mitgliedes durch den Bundesvorstand regelt die Ausschlussordnung. Die zugehörigen Unterlagen sind zu archivieren. Nachdem die endgültige Entscheidung für einen Vereinsausschluss gefällt wurde, vermerkt dies der/die Bundesmitgliederverwalter/in im Feld „Bemerkungen“ der Basisdaten des Mitglieds. Anschließend veranlasst sie/er die Eintragung als gesperrte Person im Backend und führt die Beendigung der Mitgliedschaft durch.
Ein ausgeschlossenes Mitglied hat grundsätzlich die Möglichkeit, später einen neuen Aufnahmeantrag zu stellen. Sollte der Datensatz mittlerweile anonymisiert worden sein, weist beim Versuch, das Mitglied erneut anzulegen, zumindest der Sperrvermerk auf den früher erfolgten Ausschluss hin. Entscheidet der Bundesvorstand für eine erneute Aufnahme in den BdP, wird die Sperre entfernt.
Tod
Stirbt ein Mitglied, erlischt seine Mitgliedschaft im BdP automatisch. In den Basisdaten des Mitglieds trägt der/die zuständige Mitgliederverwalter/in einen entsprechenden Hinweis in das Feld „Bemerkungen“ ein und löscht alle Angaben im Reiter „Anschrift & Kontaktdaten“, damit zum Beispiel keine Post und E-Mails mehr versandt werden. Der Eintrag im Pflichtfeld „Straße, Nr.“ wird hierbei durch das Sperrzeichen # ersetzt. Sollen zunächst Kontaktdaten von Angehörigen im System verbleiben, können diese im Feld „Bemerkungen“ hinterlegt werden. Abschließend wird die Beendigung der Mitgliedschaft zum Sterbedatum durchgeführt.
Beitragsrückstand
Um keine „Karteileichen“ führen zu müssen und damit für Mitglieder, die keine Austrittserklärung abgeben, nicht auf unbestimmte Zeit Landes- und Bundesbeiträge abzuführen sind, gibt es eine vierte Möglichkeit für das Erlöschen der BdP-Mitgliedschaft. Eine Person kann aus der Mitgliederverwaltung gestrichen werden, wenn sie den zum 1. Januar fälligen Jahresbeitrag nicht binnen 11 Monaten, also bis Ende November, bezahlt hat (vgl. Bundessatzung §4 Abs. 1, Beitragsordnung §3 Abs. 1). Die im Dezember erfolgende Beendigung der Mitgliedschaft aufgrund von Beitragsrückstand wird zuvor von dem/der zuständigen Mitgliederverwalter/in im Feld „Bemerkungen“ der Basisdaten des Mitglieds vermerkt.
Bevor ihr beitragssäumige Mitglieder streicht, solltet ihr unbedingt rechtzeitig mit ihnen Kontakt aufnehmen und über die weitere Mitgliedschaft im BdP sprechen. Die Gründe, warum keine Zahlung auf dem Stammeskonto eingegangen ist, können sehr unterschiedlich sein.
Mitgliedschaft beenden
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Eine Beendigung der Mitgliedschaft ohne Datenweiterverwendung darf vorerst nicht ohne Rücksprache mit dem Team Mitgliederverwaltung erfolgen!