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Sofern die Stammesführung der Aufnahme zustimmt und der/die Stammesmitgliederverwalter/in bereits Zugang zur Mitgliederverwaltungssoftware hat, beginnt die vorläufige digitale Erfassung direkt nachdem der/die Antragsteller/in und die Stammesführung jeweils ihren Teil des Aufnahmeantrages ausgefüllt haben. Ansonsten legt der/die Landesmitgliederverwalter/in den Mitgliedsdatensatz an, nachdem der Aufnahmeantrag an den Landesvorstand weitergereicht und von diesem bearbeitet wurde. Anträge auf bundesunmittelbare Fördermitgliedschaft bearbeitet das Bundesamt.

Ablehnung des Aufnahmeantrages

Befürwortet eure Stammesführung die Aufnahme in den BdP jedoch nicht, könnt ihr auf die Datenbankerfassung zunächst verzichten und übergebt lediglich den Aufnahmeantrag mit einer schriftlichen Ablehnungsbegründung an den Landesverband. Der Landesvorstand reicht diese zusammen mit seiner Stellungnahme an den Bundesvorstand weiter. Anschließend müssen die drei Vorstände innerhalb von vier Wochen zu einer gemeinsamen und einvernehmlichen Entscheidung über die Aufnahme kommen. Bei volljährigen Antragsteller/inne/n gilt hierfür eine Frist von sechs Wochen.

Nähere Informationen zu sämtlichen Aufnahmeverfahren findet ihr in der Aufnahmeordnung des BdP.

Nichtmitglieder

Mitunter werden Funktionen von Eltern, Hauptamtlichen etc. wahrgenommen, die hierfür nicht extra dem BdP beitreten möchten oder sollen. Um ihnen die jeweilige Tätigkeit zuordnen zu können, müssen diese Personen ebenfalls in die Datenbank eingetragen werden, mit der Mitgliedsart „Kein Mitglied“. Da die eingerichteten Genehmigungsverfahren bei jedem Anlegen eines neuen Mitgliedes greifen, muss beispielsweise das Erfassen eines volljährigen Nichtmitglieds ebenfalls vom Bundesvorstand abgesegnet werden.

Die Verwaltung sonstiger Kontakte – z.B. Behörden, Sponsoren, andere Organisationen – soll aber außerhalb der Mitgliederverwaltungssoftware erfolgen.

 

Kein neuer Mitgliedsdatensatz wird angelegt, wenn jemand nur die Art der Mitgliedschaft ändern möchte, den Stamm wechselt oder Zweitmitglied in einem weiteren Stamm wird. Beim Wiedereintritt eines früheren BdP-Mitgliedes wird der alte Mitgliedsdatensatz reaktiviert und nur eine neue Mitgliedstätigkeit zugeordnet. Für einige der genannten Vorgänge ist dennoch das Ausfüllen eines neuen Aufnahmeantrages bzw. eine Genehmigung erforderlich.

Das System führt beim Anlegen von Mitgliedern eine Dublettenprüfung durch. Diese verhindert, dass ein neuer Mitgliedsdatensatz angelegt werden kann, bei dem sowohl Vorname, Nachname als auch Geburtsdatum mit einem bereits vorhandenen Datensatz identisch sind.
Darüber hinaus wird das Anlegen verhindert, wenn bestimmte Daten mit denen einer – z.B. aufgrund eines Vereinsausschlusses – im Backend als gesperrt markierten Person übereinstimmen.

Mitglied anlegen

Das Anlegen eines neuen Mitgliedsdatensatzes könnt ihr im Bereich Mitgliederverwaltung vornehmen. Das Mitglied wird jeweils in dem Stamm angelegt, in dem ihr euch momentan im Gruppierungsbaum befindet.
Für die einfachere Verwaltung von landes- und bundesunmittelbaren Mitgliedern wurden entsprechende Untergliederungen auf der Stammesebene des Gruppierungsbaumes eingerichtet. In jedem Landesverband gibt es daher eine Gruppierung „Landesunmittelbar“ und fördernde Mitglieder auf Bundesebene werden in der gleichnamigen Untergliederung des Landesverbandes „BUND“ verwaltet.

Nach dem Klicken auf die Schaltfläche ‚Anlegen‘ im Kopf der Mitgliederliste stehen euch weitgehend die bekannten Felder der Basisdaten zur Verfügung. Pflichtangaben sind mit einem * markiert. Zu einigen Feldern erhaltet ihr eine kurze Erläuterung, wenn ihr mit dem Mauszeiger über das Info-Icon  fahrt. Verknüpfungen mit absolvierten Ausbildungskursen und Tags sind erst nach dem erfolgreichen Anlegen des Mitgliedes möglich.

Bitte lest euch, sofern noch nicht geschehen, vor dem Ausfüllen die Erläuterungen zu den einzelnen Datenfeldern in der Anleitung Mitgliederdaten einsehen und bearbeiten durch.

Folgende Besonderheiten sind beim Anlegen zu beachten:

Mitgliedsdaten

Eintrittsdatum *

Unterschriftsdatum des Mitgliedes auf dem Aufnahmeantrag, bei Nichtmitgliedern (Mitgliedsart „Kein Mitglied“) Beginn der Tätigkeit für den BdP

Beitragsart *

Die Auswahl aus den für die Gruppierung definierten Beitragsarten muss zur Art der Mitgliedschaft passen. Bei Nichtmitgliedern bleibt dieses Feld leer.

Eventuell können einige spezielle Beitragsarten, wie Sozialbeiträge, nur von bestimmten Benutzern zugewiesen werden. In diesem Fall wählt ihr den entsprechenden Standardbeitrag aus und kontaktiert anschließend den/die Landesmitgliederverwalter/in.

Art der Mitgliedschaft *

Aus der gewählten Mitgliedsart

  • Ordentliches Mitglied
  • Fördermitglied
  • Kein Mitglied

wird automatisch die erste Mitgliedstätigkeit in der Hauptgruppierung, beginnend ab dem Eintrittsdatum, erzeugt. Die Mitgliedsart „Zweitmitglied (Doppelmitgliedschaft)“ ist beim Anlegen eines neuen Mitgliedes unzulässig.

Stufe

Altersstufe zur ersten Mitgliedstätigkeit:

  • Wölfling
  • Pfadfinder/in
  • Ranger/Rover
  • Erwachsene/r

Einer bereits bestehenden Mitgliedstätigkeit kann eine Stufe nachträglich nur von einem/r Administrator/in im Backend zugewiesen werden.

Anschrift & Kontaktdaten
Telefon 1Diese Telefonnummer wird im Gegensatz zu den anderen mit in den Mitgliedsausweis gedruckt.
Sonstiges
Aufnahmeantrag Ü18 – Begründung MitgliedÜbertragt bei volljährigen Antragsteller/innen die Begründung des Aufnahmeersuchens vom Formular in dieses Feld.
Aufnahmeantrag Ü18 – Stellungnahme StammÜbertragt bei volljährigen Antragsteller/innen die Stellungnahme der Stammesführung vom Formular in dieses Feld.

Wartestatus

Nach dem Anlegen des neuen Mitgliedes besitzt dieses den Status „Wartend“. Für solche Mitglieder können zunächst keine weiteren Tätigkeitszuordnungen angelegt oder Beiträge abgerechnet werden.

Der Report „Unbearbeitete Aufnahmeanträge (Mitgliedsstatus Wartend)“ erstellt eine Auflistung der aktuell betroffenen Mitgliedsdatensätze einer Gruppierung inklusive aller Untergliederungen.

 

Als nächster Schritt folgt die Dokumentation der Entscheidung über den Aufnahmeantrag durch den Landes- und gegebenenfalls Bundesverband. Je nach Ergebnis erhält das Mitglied anschließend den Status „Aktiv“ oder wird automatisch aus dem System gelöscht.

 

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