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Sofern die Stammesführung der Aufnahme zustimmt und der/die Stammesmitgliederverwalter/in bereits Zugang zur Mitgliederverwaltungssoftware hat, beginnt die vorläufige digitale Erfassung direkt nachdem der/die Antragsteller/in und die Stammesführung jeweils ihren Teil des Aufnahmeantrages ausgefüllt haben. Ansonsten legt der/die Landesmitgliederverwalter/in den Mitgliedsdatensatz an, nachdem der Aufnahmeantrag an den Landesvorstand weitergereicht und von diesem bearbeitet wurde. Anträge auf bundesunmittelbare Mitgliedschaft bearbeitet das Bundesamt.

Ablehnung des Aufnahmeantrages

Befürwortet eure Stammesführung die Aufnahme in den BdP jedoch nicht, könnt ihr auf die Datenbankerfassung zunächst verzichten und übergebt lediglich den Aufnahmeantrag mit der Ablehnungsbegründung an den Landesverband. Der Landesvorstand reicht diesen dann mit seiner Stellungnahme an den Bundesvorstand weiter.

Nähere Informationen zu sämtlichen Aufnahmeverfahren findet ihr in der Aufnahmeordnung des BdP.

Nichtmitglieder

Mitunter werden Funktionen von Eltern, Hauptamtlichen etc. wahrgenommen, die hierfür nicht extra dem BdP beitreten möchten oder sollen. Um ihnen die jeweilige Tätigkeit zuordnen zu können, müssen diese Personen ebenfalls in die Datenbank eingetragen werden, mit der Mitgliedsart „Kein Mitglied“. Da die eingerichteten Genehmigungsverfahren bei jedem Anlegen eines neuen Mitgliedes greifen, muss beispielsweise das Erfassen eines volljährigen Nichtmitglieds ebenfalls vom Bundesvorstand abgesegnet werden.

Die Verwaltung sonstiger Kontakte – z.B. Behörden, Sponsoren, andere Organisationen – soll aber außerhalb der Mitgliederverwaltungssoftware erfolgen.

 

Kein neuer Mitgliedsdatensatz wird angelegt, wenn das Mitglied nur den Stamm wechselt oder Zweitmitglied in einem weiteren Stamm wird. Beim Wiedereintritt eines früheren BdP-Mitgliedes wird der alte Mitgliedsdatensatz reaktiviert und nur eine neue Mitgliedstätigkeit zugeordnet.

Das System führt beim Anlegen von Mitgliedern eine Dublettenprüfung durch. Diese verhindert, dass ein neuer Mitgliedsdatensatz angelegt werden kann, bei dem sowohl Vorname, Nachname als auch Geburtsdatum mit einem bereits vorhandenen Datensatz identisch sind.
Darüber hinaus wird das Anlegen verhindert, wenn bestimmte Daten mit denen einer – z.B. aufgrund eines Vereinsausschlusses – im Backend als gesperrt markierten Person übereinstimmen.

Mitglied anlegen

Das Anlegen eines neuen Mitgliedsdatensatzes könnt ihr im Bereich Mitgliederverwaltung vornehmen. Das Mitglied wird jeweils in dem Stamm angelegt, in dem ihr euch momentan im Gruppierungsbaum befindet. Für die Verwaltung von landes- und bundesunmittelbaren Mitgliedern wurden in jedem Landesverband ein Stamm „Landesunmittelbar“ sowie für den Bundesverband ebenfalls eigene Gruppierungen auf Stammesebene eingerichtet.

Nach dem Klicken auf die Schaltfläche ‚Anlegen‘ im Kopf der Mitgliederliste stehen euch weitgehend die bekannten Felder der Basisdaten zur Verfügung. Pflichtangaben sind mit einem * markiert. Zu einigen Feldern erhaltet ihr eine kurze Erläuterung, wenn ihr mit dem Mauszeiger über das Info-Icon  fahrt.

Bitte lest euch, sofern noch nicht geschehen, vor dem Ausfüllen die Erläuterungen zu den einzelnen Datenfeldern in der Anleitung Mitgliederdaten einsehen und bearbeiten durch.

Folgende Besonderheiten sind beim Anlegen zu beachten:

 

 

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