Ablauf des Anmeldeverfahrens
In dieser Anleitung leiten wir euch Schritt für Schritt durchs Anmeldeverfahren. Bitte plant euch genug Zeit ein um die Anmeldung auszufüllen 
. Je nach Gruppengröße kann das eintragen der Teilnehmendendaten einige Zeit in Anspruch nehmen.
Wir empfehlen euch diese Anleitung einmal zu überfliegen um ein Gefühl für den Prozess und die angefragten Daten zu bekommen. Wenn ihr dann soweit seid könnt ihr die Anleitung Schritt für Schritt nochmal durchgehen.
Zur Anmeldung sind diese Schritte erforderlich:
1. Teilnehmenden Anmeldung im Stamm / in der Gruppe
Diesen Schritt müsst ihr selber organisieren und habt damit vielleicht auch schon angefangen. Damit ihr eure Gruppe als Ganzes verbindlich anmelden könnt, müssen sich eure Teilnehmer erst bei euch anmelden.
Pro Teilnehmer braucht ihr folgende Informationen:
- Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Essensgewohnheiten/Unverträglichkeiten
- Ob schon eine Reiserückholversicherung über die Familie besteht. (Eine solche Versicherung hat sich bei vorherigen Bundesfahren als hilfreich gezeigt, über diese Erhebung möchten wir erfahren, wie viele Teilnehmer eine solche Versicherung noch benötigen würden.) - Wollen wir hierzu noch mehr schreiben?
- Einwilligung der Eltern in die Teilnahmebedingungen insb. die Rückfahrt auf eigene Kosten bei Ausschluss aus der Bundesfahrt.
Gerne könnt ihr die Anmeldevorlage von uns verwenden, die ihr auf der Seite des Corporate Design findet.
Ansonsten braucht ihr für die nächsten Schritte der Anmeldung noch:
- Anzahl der Fahrtengruppen inkl. Zuordnung der Teilnehmer zu den Fahrtengruppen
- Kontaktdaten der Sippenführung für jede Fahrtengruppe
- Kontaktdaten der Stammesführung oder einer Kontaktperson aus dem Stamm in Deutschland
- Fahrtenzeitraum (1., 2. oder beide)
- Kontodaten von eurem Stammeskonto oder dem Abrechnungskonto
2. Ihr registriert euch im Anmeldetool
Zuerst muss eine Registrierung im Anmeldetool erfolgen. Bitte registriert euch als Stamm einmal egal mit wie vielen Fahrtengruppen ihr reisen werdet. In diesem Schritt fragen wir erste Informationen ab die unabhängig von den Fahrtengruppen sind. Über das Stammeskonto könnt ihr später eure Anmeldung bearbeiten und weitere Anmeldungen zum Beispiel zum Vorbereitungstreffen der Gruppenleitungen durchführen.
2.1 Anmeldetool öffnen & Registrierung starten
Bitte öffnet das Anmeldetool unter https://......, nun seht ihr die Startseite. Der Eintrag "Registrierung im Anmeldetool" sollte bereits ausgewählt sein. Klicke nun auf [Anmelden].
2.2 Konto erstellen
Wählt nun die Option [Neues Kundenkonto erstellen] und füllt die angezeigten Felder aus. Über die hier angegebene Email werden wir von nun an mit euch über die Bundesfahrt und eure Anmeldung kommunizieren.
2.4 Stammesdaten vervollständigen
Im nächsten Schritt fragen wir nun verschiedene Informationen zu eurem Stamm ab.
Als erstes die Stammes-/Rechnungsadresse. Wir empfehlen euch hier die Option "Adresse im Kundenkonto für zukünftige Buchungen speichern" auszuwählen, dann müsst ihr die Daten nur einmal angeben.
Nachfolgend kommen weitere Fragen zu eurem Stamm, wie z.B. die Verbandszugehörigkeit. Auch würden wir hier gerne die Kontaktdaten einer Person (z.B. der Stammesführung) bekommen, insbesondere wenn diese nicht selber mitfährt.
Sobald alle Felder ausgefüllt sind, könnt ihr auf [Fortfahren] klicken.
In der folgenden Ansicht seht ihr eine Übersicht eurer Daten. Bitte prüfe die Daten sorgfältig und bestätige die Teilnahmebedingungen. Mit klick auf [Anmeldung abschicken] werden die Daten abgeschickt.
2.5 Email bestätigen
Prüfe nun dein Email-Postfach, du solltest eine Email mit dem Betreff "Aktiviere dein Kundenkonto bei Bundesfahrt 2023" bekommen haben. Bitte klicke den Link in der Email und setze ein Passwort für dein Konto.
2.5 Abschließen
Ihr seid nun im Anmeldetool registriert. Sobald ihr eure Teilnehmendendaten habt, könnt ihr mit Schritt 3 weitermachen.
Falls ihr eure Daten nachträglich nochmal bearbeiten müsst könnt ihr dies über euer Kundenkonto oder den Link in der Email mit dem Betreff "[BuFa23] Deine Bestellung: ..." machen.
3. Ihr meldet eure Fahrtengruppen & Teilnehmenden an
Bevor ihr hier weitermachen könnt, braucht ihr eine Registrierung im Anmeldetool (Schritt 2) und die Daten (Name, Geburtsdatum etc.) aller Teilnehmenden.
3.1 Anmeldetool öffnen & Anmelden
Ruft erneut die Startseite des Anmeldetools auf. Solange ihr mit eurem Stammeskonto angemeldet seid, solltet ihr nun die Auswahlmöglichkeiten "Fahrtengruppe" und "Bundesfahrt Teilnehmer*in" sehen.
Solltet ihr diese Optionen nicht sehen, klickt oben rechts auf [Anmelden] und melde dich mit den Anmeldedaten aus Schritt 2 an.
3.2 Auswahl Anzahl Teilnehmende & Fahrtengruppen
Bitte wählt aus mit wie vielen Fahrtengruppen ihr auf Fahrt gehen wollt. Die Anzahl der Fahrtengruppen kann nach Anmeldeschluss nicht erhöht werden.
Dann tragt bitte die Anzahl der Teilnehmenden, die ihr insgesamt anmelden möchtet, ein und wählt [Zur Kasse] aus, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
3.3 Konto bestätigen
Auf der nächsten Seite prüft bitte, dass ihr im richtigen Stammeskonto angemeldet seid. Nach dem ihr auf Fortfahren geklickt habt, müsst ihr für ausgewählte TN und Fahrtengruppen die Option "Bundesfahrt Stammesregistrierung" einzeln durch anklicken auswählen. Diesen Schritt konnten wir leider nicht überspringen.
Sobald alle Felder ausgefüllt sind, könnt ihr auf [Fortfahren] klicken.
3.4 Fahrtengruppen und Teilnehmenden Daten eintragen
In diesem Schritt müssen alle Teilnehmenden namentlich registriert werden. Wie bei der Registrierung im Anmeldetool in Schritt 2.4 wird nun ein Formular angezeigt mit verschiedenen Fragen. Zuerst gibt es einen Abschnitt für jede Fahrtengruppe, dann je einen für alle Teilnehmenden.
Bitte achtet darauf den Namen der Fahrtengruppe bei allen Teilnehmenden gleich zu schreiben, damit eine eindeutige, automatische Zuordnung möglich ist.
...mehr infos zu den feldern...
Wir empfehlen euch die Option "Antwort als Kundenprofil für zukünftige Buchungen speichern" für Gruppenleitungen auszuwählen, dann könnt ihr die Daten z.B. bei der VBT Anmeldung wiederverwenden.
Sobald alle Felder ausgefüllt sind, könnt ihr auf [Fortfahren] klicken.
3.5 Gewünschte Zahlungsmethode auswählen
Hier gebt ihr an wie ihr den Fahrtenbeitrag bezahlen wollt. Die Details könnt ihr dem Infobrief oder Schritt 5 weiter unten auf dieser Seite entnehmen. Bitte wählt hier euer präferiertes Verfahren und notiert bzw. gebt die erforderlichen Daten an.
Alle Fahrtenbeiträge werden erst nach Bestätigung der Teilnahme fällig. Auch Lastschriften werden erst im April/Mai eingezogen und erst dann ist der Beitrag wirklich bezahlt. Bitte ignoriert entsprechende Formulierungen im Anmeldetool.
Sobald alle Felder ausgefüllt sind, könnt ihr auf [Fortfahren] klicken.
3.5 Eingaben prüfen und bestätigen
In der folgenden Ansicht seht ihr eine Übersicht eurer Daten. Bitte prüfe die Daten sorgfältig und bestätige die Teilnahmebedingungen. Mit klick auf [Anmeldung abschicken] werden die Daten abgeschickt.
Falls ihr eure Daten nachträglich nochmal bearbeiten müsst könnt ihr dies über euer Kundenkonto oder den Link in der Email mit dem Betreff "[BuFa23] Deine Bestellung: ..." machen.
4. Bestätigung der Teilnahme / Absage
Zum Ende der ersten Anmeldephase werden wir uns die eingegangenen Bewerbungen anschauen. Sollte es aufgrund der Menge an Anmeldungen notwendig werden, erfolgt eine Auswahl der Fahrtengruppen, wie im ersten Infobrief beschrieben. Spätestens Ende März erhaltet ihr eine Rückmeldung, diese senden wir an die Email, mit der die Bestellung getätigt wurde.
Sollten danach noch Restplätze verfügbar sein, werden solche Anmeldungen innerhalb von einer Woche bestätigt oder abgelehnt.
Für die Gruppen deren Teilnahme wir bestätigen konnten folgen ab März weitere Informationen zu den nächsten Schritten. Unter anderem werden wir euch dann mit eine*r Mentor*in zusammenbringen und die Anmeldung für das Vorbereitungstreffen im Mai steht dann auch bald an.
Tipp
Sind die oben erwähnten Emails aus den Anmeldeschritten in eurem Spam Ordner gelandet? Dann fügt "bundesfahrt@pfadfinden.de" in euer Kontaktbuch hinzu.
5. Abrechnung der Fahrtenbeiträge
Die Bezahlung der Fahrtenbeiträge erfolgt gesammelt nach Ende der Anmeldung und nach der Bestätigung der Teilnahme durch uns. Bezahlt werden kann komfortabel per Lastschrift oder ersatzweise per Banküberweisung, die Auswahl erfolgte schon bei der Anmeldung in Schritt 3. Unabhängig vom eurer Wahl werden die Fahrtenbeiträge Ende April fällig. Wir empfehlen euch, die Fahrtenbeiträge eurer Teilnehmer (nach der Bestätigung der Teilnahme unsererseits) bis zum 15. April einzusammeln. Bitte beachtet, dass euer Stammeskonto insbesondere bei Lastschrifteinzug zum Fälligkeitsdatum ausreichend gedeckt ist!
Mehr Informationen erhaltet ihr je nach gewähltem Bezahlverfahren spätestens Ende März oder Anfang April per E-Mail.
Tipp: Eure Rechnungen findet ihr... Vergesst nicht, diese für eure Stammeskasse zu sammeln, damit bei der Abrechnung nach der Aktion alles da ist.