Über das Bezugsdatum wird festgelegt, für welche Rechnungsperiode der Rechnungslauf durchgeführt wird. Soll eine Beitragsrechnung für das Jahr 2016 erzeugt werden, so muss das Datum zwangsläufig im Jahr 2016 liegen. Die Mitgliederverwaltung berücksichtigt darüber hinaus automatisch noch nicht abgerechnete Beiträge aus vorangegangenen Abrechnungsperioden (in unserem Beispiel wird also z.B. wenn ein Mitglied in 2015 beigetreten ist und noch keine Beitragsrechnung erhalten hat, der beitrag für 2015 ebenfalls berücksichtigt).

Das Bezugsdatum definiert darüber hinaus den Stichtag für die Abrechnung, d.h. Prüfungen auf Beitragspflicht laufen für die aktuelle Abrechnungsperiode gegen dieses Datum. Beispiel: Tritt eine Person zum 15.04. ein, führt ein Bezugsdatum vor dem 15.04. dazu, dass diese Person beim aktuellen Rechnungslauf noch nicht berücksichtigt wird - unabhängig davon, wann der Rechnungslauf gestartet wird. Die Person würde dann erst beim nächsten Rechnungslauf mit Bezugsdatum nach dem 15.04. berücksichtigt werden.

Bitte beachte die Empfehlung zum Bezugsdatum oben (unter "Wann kann abgerechnet werden").

In einigen Fällen, zum Beispiel wenn die Funktion der Mitgliederabrechnung erstmals oder nach mehrjähriger Unterbrechnung wieder genutzt wird, ist es nicht erwünscht, dass Mitgliedsbeiträge aus früheren Abrechnungsperioden mit berücksichtigt werden. Dies kann verhindert werden, in dem der Beitragssatz erst ab dem 01.01. des abzurechnenden Jahres gültig ist und keine gültigen Beitragssätze aus den Vorjahren existieren. Siehe Beitragssatz festlegen.

Einmal generierte Rechnungen können nicht wieder gelöscht werden! Aus diesem Grund sollte vor dem Generieren der Rechnungen grundsätzlich eine Testabrechnung (s.o.) durchgeführt werden.