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In den meisten Fällen wird die Mitgliedschaft im BdP e.V. durch das Mitglied mit einem Austritt beendet. Diesen muss es gegenüber seiner Untergliederung in Textform (z.B. Brief, Fax , oder E-Mail, SMS o.ä.) erklären. Ein Austritt kann zu jedem beliebigen Datum erklärt werden, nur nicht rückwirkend. Will ein Mitglied im nächsten Jahr keinen Beitrag mehr bezahlen, hat der Austritt spätestens zum 31. Dezember dieses Jahres zu erfolgen.

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Mitgliedschaft beenden

In der Regel behalten wir die Daten eines Mitgliedes beim Beenden der Mitgliedschaft in der Datenbank. Auf diese Weise kann auch für zurückliegende Jahre nachvollzogen werden, wer in einer Gruppierung Mitglied war oder bestimmte Aufgaben wahrgenommen hat. Auch eine Kontaktaufnahme mit ehemaligen Mitgliedern ist dadurch möglich. Auf ausdrücklichen Wunsch können aber nach der Begleichung aller offenen Forderungen die Kontaktdaten gelöscht werden.

Bei der Beendigung mit Datenweiterverwendung werden lediglich alle aktiven Tätigkeiten beendet, ein Austrittsdatum gesetzt und der Status in „Inaktiv“ geändert. Inaktive Mitglieder werden bei der Beitragsabrechnung mit erfasst. Das letzte Beitragsjahr kann also noch in Rechnung gestellt werden, sofern nicht bereits geschehen. Zudem ist bei fälschlicher Beendigung oder späterem Wiedereintritt in den BdP eine Reaktivierung dieser Personen möglich.

Nimmt das Mitglied die mit dem Aufnahmeantrag erteilte Zustimmung zur Datenverwendung für Vereinszwecke beim Austritt ausdrücklich zurück, kann auch eine Beendigung mit Datenlöschung und damit die vollständige Anonymisierung des Mitgliedsdatensatzes vorgenommen werden. Diese Möglichkeit besteht jedoch nicht, wenn das Mitglied ein zu archivierendes Amt ausgeübt hat!

Ist derzeit eine Übergabetätigkeit zugeordnet, ist noch gar keine Beendigung der Mitgliedschaft möglich.

Beendigung mit Datenweiterverwendung – Status Inaktiv

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Nach dem Markieren der betreffenden Person in der Mitgliederliste öffnet ihr deren Mitgliedsdaten zum ‚Bearbeiten‘ und nehmt die oben beschriebenen Vorbereitungen für die vorliegende Art der Beendigung der Mitgliedschaft vor. In jedem Fall solltet ihr euch die Eintragungen im Feld „Bemerkungen“ des Reiters „Sonstiges“ anschauen.

Nachdem ihr die Mitgliedsdaten wieder geschlossen habt, ruft ihr die Funktion „Mitgliedschaft beenden“ über das Kontextmenü per rechtem Mausklick oder das Menü „Weitere Funktionen“ auf.

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Anhand der Erläuterungen in der nun erscheinenden Maske könnt ihr noch einmal prüfen, ob eine Beendigung mit Datenweiterverwendung erfolgt.

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Das einzutragende Datum hängt von der Art der Beendigung der Mitgliedschaft ab:

Ihr könnt auch ein Austrittsdatum in der Zukunft angeben, wobei die Beendigung trotzdem sofort wirksam wird. Ein Datum in der Vergangenheit kann höchstens 31 Tage zurückliegen. Ist die Mitgliedschaft bereits früher beendet worden, muss die Eintragung durch eine/n Systemadministrator/in vorgenommen werden.

Mit einem Klick auf ‚Bestätigen‘ wird das Mitglied in den Status „Inaktiv“ überführt und alle aktiven Tätigkeitszuordnungen werden automatisch zum Austrittsdatum beendet. Wenn das Mitglied auch über ein Benutzerkonto verfügt, so kann es sich nun nicht mehr in der Mitgliederverwaltungssoftware anmelden.

In der Mitgliederliste der Hauptgruppierung wird das ausgetretene Mitglied grau dargestellt, sofern die Anzeige von inaktiven Mitgliedern im Gruppierungsbaum aktiviert wurde.

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Mitglieder im Status „Inaktiv“ können bearbeitet werden, jedoch ist es nicht möglich, ihnen neue Mitglieds- oder sonstige Tätigkeiten zuzuordnen. Erweist sich die Beendigung der Mitgliedschaft als Fehler oder tritt die Person wieder in den BdP ein, muss der Datensatz zunächst von den Mitarbeitenden des Bundesamtes reaktiviert werden.

Soll der Mitgliedsdatensatz später doch noch komplett anonymisiert werden, dann geschieht dies nach der entsprechenden Prüfung über die Funktion „Mitglied löschen“ (siehe unten).

Löschen der Kontaktdaten

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Die Datenweiterwendung ermöglicht es uns auch, ehemalige BdP-Mitglieder zu kontaktieren, um sie beispielsweise zu Jubiläumsfeiern einzuladen. Auf ausdrücklichen Wunsch des ehemaligen Mitgliedes können aber die unten aufgeführten Kontaktdaten gelöscht werden. Bei verstorbenen Mitgliedern erfolgt dies auf jeden Fall (siehe oben).

Sofern sie nicht mehr benötigt werden, können auf Wunsch folgende Basisdaten von ausgetretenen (inaktiven) Mitgliedern gelöscht werden:

• alle Angaben im Reiter „Anschrift & Kontaktdaten“,
  Eintrag im Pflichtfeld „Straße, Nr.“ durch ein # ersetzen
• alle Angaben im Reiter „Kontoverbindung“
• ggf. weitere Kontaktdaten im Feld „Bemerkungen“ des Reiters „Sonstiges“

Sämtliche weiteren Daten und Zuordnungen, z.B. Tätigkeiten, dürfen nicht verändert werden!

Beendigung mit Datenlöschung – Komplette Anonymisierung

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Keine Beendigung mit Übergabetätigkeit

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Das Beenden einer Mitgliedschaft und aller aktiven Tätigkeitszuordnungen ist nicht möglich, wenn das Mitglied derzeit eine sogenannte Übergabetätigkeit ausübt. Das sind Ämter, die in einer Gruppierung nie unbesetzt sein dürfen, beispielsweise Stammesführer/in, Landesvorsitzende/r oder Mitgliederverwalter/in. Ist dem Mitglied noch eine solche Tätigkeit zugeordnet, erscheint eine entsprechende Meldung. Dann muss die Übergabetätigkeit zunächst einem anderen Mitglied zugewiesen und bei der/dem Austrittskandidatin/en beendet werden.

Mitglied löschen

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