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In dieser Anleitung leiten wir euch Schritt für Schritt durchs Anmeldeverfahren.

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 Wir empfehlen euch diese Anleitung einmal zu überfliegen, um ein Gefühl für den Prozess und die angefragten Daten zu bekommen. Wenn ihr dann soweit seid, könnt ihr die Anleitung Schritt für Schritt nochmal durchgehen und parallel die Anmeldung im Anmeldetool ausfüllen.

Zur Anmeldung sind diese Schritte erforderlich:

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• Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Essensgewohnheiten/Unverträglichkeiten
• Ob schon eine eigene Reisekrankenversicherung (über die Familie) besteht.
  • Eine solche Versicherung hat sich bei vorherigen Bundesfahren Bundesfahrten als hilfreich gezeigt. Wir empfehlen allen Teilnehmenden, eine solche Versicherung für die Dauer der Bundesfahrt abzuschließen. Die gesetzlichen Krankenversicherungen haben üblicherweise Kooperationen mit entsprechenden Anbietern.
    
  • Nicht versicherte Personen werden ggf. über den Bundesverband versichert. Hier sind die Versicherungsleistungen allerdings geringer als bei privat abgeschlossenen Versicherungen. Wir wollen durch diese Abfrage verhindern, dass wir unnötig viele Versicherungen abschließen und damit das Budget der Bundesfahrt belasten.
    
• Einwilligung der Eltern in die Teilnahmebedingungen, insbesondere die Rückfahrt auf eigene Kosten bei Ausschluss aus der Bundesfahrt. (s. Teilnahmebedingungen oben)
• Ob die Person mindestens 3x gegen das Coronavirus Covid-19 geimpft ist
  
  • Diese Information Fragen wir nicht pro Teilnehmer ab, sondern die Anzahl der geimpften Personen pro Fahrtengruppe. Eventuell , habt ihr entsprechende Infos schon von anderen Aktionen und könnt diese weiter verwenden.
  • Die Auskunft ist nicht verpflichtend. Sollte eine Person keine Auskunft dazu geben wollen, wird diese einfach als "ungeimpft" gezählt.
  • Der Grund der Abfrage ist eine bessere Vorbereitung der Fahrt im Bezug auf Hygiene und Gesundheitsversorgung und hat (z.B. die logistische Organisation des Lagers) und hat keinen Einfluss auf die Auswahl der Fahrtengruppen!
• Optional: Ob die Person in Besitz einer Juleica ist (bei Gruppenleitungen) (auch dies ist keine Teilnahmevoraussetzung und hat keinen Einfluss auf die Auswahl der Fahrtengruppen)

Gerne könnt ihr die Anmeldevorlage verwenden und auf euren Bedarf hin anpassen.

Ansonsten solltet ihr für die nächsten Schritte der Anmeldung noch folgende Infos bereitlegen:

• Anzahl der Fahrtengruppen inkl. Zuordnung der Teilnehmer Teilnehmenden zu den Fahrtengruppen
• Kontaktdaten der einer Gruppenleitung für jede Fahrtengruppe (diese ist für den Kontakt mit dem*der Mentor*in zuständig und für uns die Ansprechperson)
• Kontaktdaten der Stammesführung oder einer Kontaktperson aus dem Stamm, die zum Zeitpunkt der Bundesfahrt in Deutschland ist
• Fahrtenzeitraum (1. (21.-31.07.), 2. (04.-14.08.) oder beide)
• Kontodaten von eurem Stammeskonto oder dem Abrechnungskonto
• Stammes-/Rechnungsadresse

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Zuerst muss eine Registrierung im Anmeldetool erfolgen. Bitte registriert euch als Stamm ein Mal, egal mit wie vielen Fahrtengruppen ihr reisen werdet. Ihr könnt mit dieser Stammesregistrierung im gesamten Anmeldungszeitraum weitere Teilnehmende und Fahrtengruppen hinzufügen. In diesem Schritt fragen wir erste Informationen ab, die unabhängig von den Fahrtengruppen sind. Über das Stammeskonto könnt ihr später eure Anmeldung bearbeiten und sowie weitere Anmeldungen, zum Beispiel zum Vorbereitungstreffen der Gruppenleitungen, durchführen.

2.1 Anmeldetool öffnen & Registrierung starten

Bitte öffnet das Anmeldetool unter https://anmeldung.pfadfinden.de/bufa23/tn/, nun hier seht ihr nun die Startseite. Der Eintrag "Registrierung im Anmeldetool" sollte bereits ausgewählt sein. Klicke Klickt nun auf [Anmelden].

2.2 Konto erstellen

Wählt nun die Option [Neues Kundenkonto erstellen] und füllt die angezeigten Felder aus. Über die hier angegebene E-Mail-Adresse werden wir von nun an mit euch über die zur Bundesfahrt und eure zu eurer Anmeldung kommunizieren. Bitte stellt sicher, dass die E-Mail-Adresse regelmäßig abgerufen wird, damit keine wichtigen E-Mails ungelesen bleiben!

2.4 Stammesdaten vervollständigen

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Als erstes die Stammes-/Rechnungsadresse: Wir empfehlen euch hier die Option "Adresse im Kundenkonto für zukünftige Buchungen speichern" auszuwählen, dann müsst ihr die Daten nur einmal angeben und könnt bei weiteren Bestellungen bequem darauf zurückgreifen.

Nachfolgend kommen weitere Fragen zu eurem Stamm, wie z.B. die Verbandszugehörigkeit. Auch würden wir hier gerne die Kontaktdaten einer verantwortlichen Person (z.B. der Stammesführung) als Notfallkontakt in Deutschland bekommen, insbesondere, wenn diese nicht selber mitfährt.

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In der folgenden Ansicht seht ihr eine Übersicht eurer Daten. Bitte prüft die Daten sorgfältig und bestätigt die Teilnahmebedingungen. Mit Klick auf [Anmeldung abschicken] werden die Daten abgeschickt.

2.5

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E-Mail bestätigen

Prüfe nun dein EmailPrüft nun das E-Mail-Postfach, du solltest eine Email das ihr bei der Anmeldung angegeben habt, ihr solltet nun eine E-Mail mit dem Betreff "Aktiviere dein Kundenkonto bei der Bundesfahrt 2023" bekommen haben. Bitte klicke klickt auf den Link in der Email E-Mail und setze setzt ein Passwort für dein Kontodas Konto. In Einzelfällen kann es einige Minuten dauern, bis die Mail angekommen ist. Sollte die Mail gar nicht ankommen, nehmt bitte Kontakt mit uns auf.

Ihr seid nun im Anmeldetool registriert. Sobald ihr die Daten eurer Teilnehmenden habt (wie unter 1. beschrieben), könnt ihr mit Schritt 3 weitermachen.

Falls ihr eure Daten nachträglich nochmal bearbeiten müsst, könnt ihr dies über euer Kundenkonto oder den Link in der Email E-Mail mit dem Betreff "[BuFa23] Deine Bestellung: ..." machen.

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Solltet ihr diese Optionen nicht sehen, klickt oben rechts auf [Anmelden] und melde dich meldet euch mit den Anmeldedaten aus Schritt 2 an. Solltet ihr das Passwort vergessen haben, könnt ihr es darüber auch zurücksetzen.

3.2 Auswahl Anzahl Teilnehmende & Fahrtengruppen

Bitte wählt aus, mit wie vielen Fahrtengruppen ihr auf Fahrt gehen wollt. Die Anzahl der Fahrtengruppen kann nach Anmeldeschluss nicht erhöht werden. Sollten Fahrtengruppen in separaten Bestellungen angemeldet werden, werden diese eventuell nicht als zusammenhängende Gruppen bei der Auswahl der Fahrtengruppen betrachtet.

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Solltet ihr mehrere Optionen vorfinden, wählt bitte die mit dem frühsten frühesten Datum aus. Ansonsten könnt ihr das angegebene Datum ignorieren.

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In diesem Schritt müssen alle Teilnehmenden namentlich registriert werden. Wie bei der Registrierung im Anmeldetool in Schritt 2.4 wird nun ein Formular angezeigt mit verschiedenen Fragen angezeigt. Zuerst gibt es einen Abschnitt für jede Fahrtengruppe, dann je einen für alle Teilnehmenden.

Bitte achtet darauf, den Namen der Fahrtengruppe bei allen Teilnehmenden genau gleich zu schreiben, damit eine eindeutige, automatische Zuordnung möglich ist.

Wir empfehlen euch, die Option "Antwort als Kundenprofil für zukünftige Buchungen speichern" für die Gruppenleitungen auszuwählen, dann könnt ihr die Daten z.B. bei der VBT Anmeldung wiederverwenden.

Solltet ihr ergänzende Angaben zu einer Person machen wollen, können diese im Kommentarfeld der entsprechenden Fahrtengruppe ergänzenergänzt werden.

Sobald alle Felder ausgefüllt sind, könnt ihr auf [Fortfahren] klicken.

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Hier gebt ihr nun an, wie ihr den Fahrtenbeitrag bezahlen wollt. Die Details könnt ihr dem Infobrief oder Schritt 5 weiter unten auf dieser Seite entnehmen. Bitte wählt hier euer präferiertes Verfahren und notiert bzw. gebt die erforderlichen Daten anein.

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Nun solltet ihr auf der Seite "Bestellung prüfen" sein. Hier seht ihr eine Übersicht eurer Daten. Bitte prüfe prüft die Daten sorgfältig und bestätige bestätigt die Teilnahmebedingungen. Mit klick Klick auf [Zahlungspflichtig bestellen] werden die Daten abgeschickt und eure Teilnehmenden verbindlich angemeldet.

Falls ihr eure Daten nachträglich nochmal bearbeiten müsst, könnt ihr dies über euer Kundenkonto oder den Link in der Email E-Mail mit dem Betreff "[BuFa23] Deine Bestellung: ..." machen.

4. Bestätigung der Teilnahme/Absage

Zum Nach dem Ende der ersten Anmeldephase werden wir uns die eingegangenen Bewerbungen anschauen. Sollte es aufgrund der Menge an Anmeldungen notwendig werden, erfolgt eine Auswahl der Fahrtengruppen , wie im ersten Infobrief beschrieben. Spätestens Ende März erhaltet ihr eine Rückmeldung, diese senden wir an die EmailE-Mail, mit der die Anmeldung getätigt wurde.

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Die Bezahlung der Fahrtenbeiträge erfolgt gesammelt nach Stämmen nach Ende der Anmeldung und nach der Bestätigung der Teilnahme durch uns. Bezahlt werden kann komfortabel per Lastschrift oder ersatzweise per Banküberweisung, die Auswahl erfolgte schon bei der Anmeldung in Schritt 3. Unabhängig vom von eurer Wahl werden die Fahrtenbeiträge Ende April fällig. Wir empfehlen euch, die Fahrtenbeiträge eurer Teilnehmer (nach der Bestätigung der Teilnahme unsererseits) bis zum 15. April einzusammeln. Bitte beachtet, dass euer Stammeskonto insbesondere bei Lastschrifteinzug zum Fälligkeitsdatum ausreichend gedeckt ist!

Mehr Informationen erhaltet ihr je nach gewähltem Bezahlverfahren zwischen Ende März und Mitte April per E-Mail (an die EmailE-Mail, mit der die Anmeldung getätigt wurde).

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Weitere Hilfestellungen und Informationen findet ihr unter den folgenden Links:

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