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In dieser Anleitung leiten wir euch Schritt für Schritt durchs Anmeldeverfahren.

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 Wir empfehlen euch diese Anleitung einmal zu überfliegen, um ein Gefühl für den Prozess und die angefragten Daten zu bekommen. Wenn ihr dann soweit seid, könnt ihr die Anleitung Schritt für Schritt nochmal durchgehen und parallel die Anmeldung im Anmeldetool ausfüllen.

Zur Anmeldung sind diese Schritte erforderlich:

1. Teilnehmenden Anmeldung im Stamm/in der Gruppe

Diesen Schritt müsst ihr selber organisieren und habt damit vielleicht auch schon angefangen. Damit ihr eure Gruppe als Ganzes verbindlich anmelden könnt, müssen sich eure Teilnehmer erst bei euch anmelden.

Pro Teilnehmer*in braucht ihr folgende Informationen:

• Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Essensgewohnheiten/Unverträglichkeiten
• Ob schon eine Reiserückholversicherung eigene Reisekrankenversicherung (über die Familie) besteht. (
  • Eine solche Versicherung hat sich bei vorherigen
  Bundesfahren
  • Bundesfahrten als hilfreich gezeigt. Wir empfehlen allen Teilnehmenden, eine solche Versicherung für die Dauer der Bundesfahrt abzuschließen. Die gesetzlichen Krankenversicherungen haben üblicherweise Kooperationen mit entsprechenden Anbietern.
    
  • Nicht versicherte Personen werden ggf. über
  diese Erhebung möchten wir erfahren, wie viele Teilnehmer eine solche Versicherung noch benötigen würden.) - Wollen wir hierzu noch mehr schreiben?
  • den Bundesverband versichert. Hier sind die Versicherungsleistungen allerdings geringer als bei privat abgeschlossenen Versicherungen. Wir wollen durch diese Abfrage verhindern, dass wir unnötig viele Versicherungen abschließen und damit das Budget der Bundesfahrt belasten.
    
• Einwilligung der Eltern in die Teilnahmebedingungen insb. , insbesondere die Rückfahrt auf eigene Kosten bei Ausschluss aus der Bundesfahrt. (s. Teilnahmebedingungen)
• Ob die Person mindestens 3x gegen Covid-19 geimpft ist
  
  • Diese Information Fragen wir nicht pro Teilnehmer ab, sondern die Anzahl der geimpften Personen pro Fahrtengruppe. Eventuell habt ihr entsprechende Infos schon von anderen Aktionen und könnt diese weiter verwenden.
  • Die Auskunft ist nicht verpflichtend. Sollte eine Person keine Auskunft dazu geben wollen, wird diese einfach als "ungeimpft" gezählt.
  • Der Grund der Abfrage ist eine bessere Vorbereitung der Fahrt im Bezug auf Hygiene und Gesundheitsversorgung (z.B. die logistische Organisation des Lagers) und hat keinen Einfluss auf die Auswahl der Fahrtengruppen!
• Optional: Ob die Person in Besitz einer Juleica ist (bei Gruppenleitungen) (auch dies ist keine Teilnahmevoraussetzung und hat keinen Einfluss auf die Auswahl der Fahrtengruppen)

Gerne könnt ihr die Anmeldevorlage von uns verwenden , die ihr auf der Seite des Corporate Design findetund auf euren Bedarf hin anpassen.

Ansonsten braucht solltet ihr für die nächsten Schritte der Anmeldung noch folgende Infos bereitlegen:

• Anzahl der Fahrtengruppen inkl. Zuordnung der Teilnehmer Teilnehmenden zu den Fahrtengruppen
• Kontaktdaten der Sippenführung einer Gruppenleitung für jede Fahrtengruppe (diese ist für den Kontakt mit dem*der Mentor*in zuständig und für uns die Ansprechperson)
• Kontaktdaten der Stammesführung oder einer Kontaktperson aus dem Stamm, die zum Zeitpunkt der Bundesfahrt in Deutschland ist
• Fahrtenzeitraum (1. (21.-31.07.), 2. (04.-14.08.) oder beide)
• Kontodaten von eurem Stammeskonto oder dem Abrechnungskonto
• Stammes-/Rechnungsadresse

2. Ihr registriert euch im Anmeldetool

Zuerst muss eine Registrierung im Anmeldetool erfolgen. Bitte registriert euch als Stamm einmal ein Mal, egal mit wie vielen Fahrtengruppen ihr reisen werdet. In diesem Schritt fragen wir erste Informationen ab, die unabhängig von den Fahrtengruppen sind. Über das Stammeskonto könnt ihr später eure Anmeldung bearbeiten und sowie weitere Anmeldungen, zum Beispiel zum Vorbereitungstreffen der Gruppenleitungen, durchführen.

2.1 Anmeldetool öffnen & Registrierung starten

Bitte öffnet das Anmeldetool unter https://anmeldung......, nun seht ihr pfadfinden.de/bufa23/tn/, hier seht ihr nun die Startseite. Der Eintrag "Registrierung im Anmeldetool" sollte bereits ausgewählt sein. Klicke Klickt nun auf [Anmelden].

Image AddedStartseite der Anmeldung
Bild 2-1: Startseite der Anmeldung

2.2 Konto erstellen

Wählt nun die Option [Neues Kundenkonto erstellen] und füllt die angezeigten Felder aus. Über die hier angegebene Email E-Mail-Adresse werden wir von nun an mit euch über die zur Bundesfahrt und eure zu eurer Anmeldung kommunizieren. Bitte stellt sicher, dass die E-Mail-Adresse regelmäßig abgerufen wird, damit keine wichtigen E-Mails ungelesen bleiben!

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Bild 2-2: Neues Stammeskonto erstellen

2.4 Stammesdaten vervollständigen

Im nächsten Schritt fragen wir nun verschiedene Informationen zu eurem Stamm ab.

Als erstes die Stammes-/Rechnungsadresse. : Wir empfehlen euch hier die Option "Adresse im Kundenkonto für zukünftige Buchungen speichern" auszuwählen, dann müsst ihr die Daten nur einmal angeben und könnt bei weiteren Bestellungen bequem darauf zurückgreifen.

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Bild 2-3: Eingabe der Stammesadresse

Nachfolgend kommen weitere Fragen zu eurem Stamm, wie z.B. die Verbandszugehörigkeit. Auch würden wir hier gerne die Kontaktdaten einer verantwortlichen Person (z.B. der Stammesführung) als Notfallkontakt in Deutschland bekommen, insbesondere, wenn diese nicht selber mitfährt.

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Bild 2-4: Fragen zu eurem Stamm

Sobald alle Felder ausgefüllt sind, könnt ihr auf [Fortfahren] klicken.

In der folgenden Ansicht seht ihr eine Übersicht eurer Daten. Bitte prüfe prüft die Daten sorgfältig und bestätige bestätigt die Teilnahmebedingungen. Mit klick Klick auf [Anmeldung abschicken] werden die Daten abgeschickt.

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Bild 2

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-5: Registrierung bestätigen

2.5 E-Mail bestätigen

Prüft nun das E-Mail-Postfach, das ihr bei der Anmeldung angegeben habt, ihr solltet nun eine E-Mail Prüfe nun dein Email-Postfach, du solltest eine Email mit dem Betreff "Aktiviere dein Kundenkonto bei der Bundesfahrt 2023" bekommen haben. Bitte klicke klickt auf den Link in der Email E-Mail und setze setzt ein Passwort für dein Konto.

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das Konto. In Einzelfällen kann es einige Minuten dauern, bis die Mail angekommen ist. Sollte die Mail gar nicht ankommen, nehmt bitte Kontakt mit uns auf.

Ihr seid nun im Anmeldetool registriert. Sobald ihr eure Teilnehmendendaten habtdie Daten eurer Teilnehmenden habt (wie unter 1. beschrieben), könnt ihr mit Schritt 3 weitermachen.

Falls ihr eure Daten nachträglich nochmal bearbeiten müsst, könnt ihr dies über euer Kundenkonto oder den Link in der Email E-Mail mit dem Betreff "[BuFa23] Deine Bestellung: ..." machen.

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3.1 Anmeldetool öffnen & Anmelden

Ruft erneut die Startseite des Anmeldetools auf. Solange ihr mit eurem Stammeskonto angemeldet seid, solltet ihr nun die Auswahlmöglichkeiten "Fahrtengruppe" und "Bundesfahrt Teilnehmer*in" sehen.

Solltet ihr diese Optionen nicht sehen, klickt oben rechts auf [Anmelden] und melde dich meldet euch mit den Anmeldedaten aus Schritt 2 an. Solltet ihr das Passwort vergessen haben, könnt ihr es darüber auch zurücksetzen.

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Bild 3-1: Startseite aufrufen und anmelden (Ansicht nach der Anmeldung)

3.2 Auswahl Anzahl Teilnehmende & Fahrtengruppen

Bitte wählt aus, mit wie vielen Fahrtengruppen ihr auf Fahrt gehen wollt. Die Anzahl der Fahrtengruppen kann nach Anmeldeschluss nicht erhöht werden. Sollten Fahrtengruppen in separaten Bestellungen angemeldet werden, werden diese eventuell nicht als zusammenhängende Gruppen bei der Auswahl der Fahrtengruppen betrachtet.

Dann tragt bitte die Anzahl der Teilnehmenden, die ihr insgesamt anmelden möchtet, ein und wählt [Zur Kasse] aus, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

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Bild 3

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-2: Auswahl der Anzahl von Teilnehmenden und Fahrtengruppen

3.3 Kundenkonto & Mitgliedschaft auswählen

Auf der nächsten Seite prüft bitte, dass ihr im richtigen Stammeskonto angemeldet seid. Nach dem Nachdem ihr dann auf [Fortfahren] geklickt habt, müsst ihr für ausgewählte TN und Fahrtengruppen müssen die ausgewählte Teilnehmenden und Fahrtengruppen der Stammesregistrierung zugeordnet werden. Im Normalfall sollte für alle die Option "Bundesfahrt Stammesregistrierung" einzeln durch anklicken auswählen. Diesen Schritt konnten wir leider nicht überspringen.

Sobald alle Felder ausgefüllt sind, könnt ihr auf [Fortfahren] klicken.

vorausgewählt sein und du kannst direkt auf [Fortfahren] klicken.

Solltet ihr mehrere Optionen vorfinden, wählt bitte die mit dem frühesten Datum aus. Ansonsten könnt ihr das angegebene Datum ignorieren.

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Bild 3-3: Kundenkonto und Stammesregistrierung bestätigen

3.4 Fahrtengruppen und Daten der Teilnehmenden

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eintragen

In diesem Schritt müssen alle Teilnehmenden namentlich registriert werden. Wie bei der Registrierung im Anmeldetool in Schritt 2.4 wird nun ein Formular angezeigt mit verschiedenen Fragen angezeigt. Zuerst gibt es einen Abschnitt für die Rechnungsadresse. Solltet ihr die im zweiten Schritt gespeichert haben, könnt ihr nun auf [Formular ausfüllen] klicken.

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Bild 3-4: Rechnungsadresse eingeben

Nun folgt ein Abschnitt mit Fragen für jede Fahrtengruppe, dann je einen für alle Teilnehmenden.

Bitte achtet darauf, den Namen der Fahrtengruppe bei allen Teilnehmenden genau gleich zu schreiben, damit eine eindeutige, automatische Zuordnung möglich ist....mehr infos zu den feldern...

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Bild 3-5: Fragen zu eurer Fahrtengruppe

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Bild 3-6: Eingabe der Daten der Teilnehmenden

Wir empfehlen euch, die Option "Antwort als Kundenprofil für zukünftige Buchungen speichern" für die Gruppenleitungen auszuwählen, dann könnt ihr die Daten z.B. bei der VBT Anmeldung wiederverwenden.

Solltet ihr ergänzende Angaben zu einer Person machen wollen, können diese im Kommentarfeld der entsprechenden Fahrtengruppe ergänzt werden.

Sobald alle Felder ausgefüllt sind, könnt ihr auf [Fortfahren] klicken.

3.5 Gewünschte Zahlungsmethode auswählen

Hier gebt ihr nun an, wie ihr den Fahrtenbeitrag bezahlen wollt. Die Details könnt ihr dem Infobrief oder Schritt 5 weiter unten auf dieser Seite entnehmen. Bitte wählt hier euer präferiertes Verfahren und notiert bzw. gebt die erforderlichen Daten anein.

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Bild 3-7: Zahlungsmethode auswählen

Sobald alle Felder ausgefüllt sind, könnt ihr auf [Fortfahren] klicken.

3.

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6 Eingaben prüfen und bestätigen

In der folgenden Ansicht Nun solltet ihr auf der Seite "Bestellung prüfen" sein. Hier seht ihr eine Übersicht eurer Daten. Bitte prüfe prüft die Daten sorgfältig und bestätige bestätigt die Teilnahmebedingungen. Mit klick Klick auf [Anmeldung abschickenZahlungspflichtig bestellen] werden die Daten abgeschickt und eure Teilnehmenden verbindlich angemeldet.

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Bild 3-8: Verbindliche Anmeldung bestätigen

Falls ihr eure Daten nachträglich nochmal bearbeiten müsst, könnt ihr dies über euer Kundenkonto oder den Link in der Email E-Mail mit dem Betreff "[BuFa23] Deine BestellungAnmeldung: ..." machen. Diese E-Mail ist keine Bestätigung der Teilnahme, diese erfolgt separat - siehe Punkt 4.

4. Bestätigung der Teilnahme/Absage

Zum Nach dem Ende der ersten Anmeldephase werden wir uns die eingegangenen Bewerbungen anschauen. Sollte es aufgrund der Menge an Anmeldungen notwendig werden, erfolgt eine Auswahl der Fahrtengruppen , wie im ersten Infobrief beschrieben. Spätestens Ende März erhaltet ihr eine Rückmeldung, diese senden wir an die EmailE-Mail, mit der die Bestellung Anmeldung getätigt wurde.

Sollten danach noch Restplätze verfügbar sein, werden solche Anmeldungen innerhalb von einer Woche bestätigt oder abgelehnt.

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Die Bezahlung der Fahrtenbeiträge erfolgt gesammelt nach Stämmen nach Ende der Anmeldung und nach der Bestätigung der Teilnahme durch uns. Bezahlt werden kann komfortabel per Lastschrift oder ersatzweise per Banküberweisung, die Auswahl erfolgte schon bei der Anmeldung in Schritt 3. Unabhängig vom von eurer Wahl werden die Fahrtenbeiträge Ende April fällig. Wir empfehlen euch, die Fahrtenbeiträge eurer Teilnehmer (nach der Bestätigung der Teilnahme unsererseits) bis zum 15. April einzusammeln. Bitte beachtet, dass euer Stammeskonto insbesondere bei Lastschrifteinzug zum Fälligkeitsdatum ausreichend gedeckt ist!

Mehr Informationen erhaltet ihr je nach gewähltem Bezahlverfahren spätestens Bezahlverfahren zwischen Ende März oder Anfang und Mitte April per E-Mail (an die E-Mail, mit der die Anmeldung getätigt wurde).

Tipp: Eure Rechnungen findet ihr ... Vergesst im Anhang der Bestellbestätigung. Vergesst nicht, diese für eure Stammeskasse zu sammelnabzuspeichern oder leitet sie direkt weiter, damit bei der Abrechnung nach der Aktion alles da ist.

Weitere Informationen

Weitere Hilfestellungen und Informationen findet ihr unter den folgenden Links:

• FAQ zu Anmeldung & co.
• Infobriefe
• Ummeldung von Teilnehmern, Korrektur und Nachtragen von Daten