4.1. Verwaltung und Mitgliedermeldung

Pfadfinden mag ein großes Spiel sein- aber in der Stammesführung kommt Ihr an einem gewissen Maß an Verwaltung nicht vorbei. Aber keine Sorge: das meiste lässt sich ohne großen Aufwand erledigen.  Dafür erspart es Euch eine Menge Arbeit und Ärger, wenn Ihr ein wenig Zeit in die Stammesverwaltung investiert.

4.1.1. Mitgliederliste

Aus verschiedenen Gründen (Versicherung, aber auch aus unserem Selbstverständnis als Stammesgemeinschaft) ist es wichtig, dass ihr jederzeit wisst, wer gerade in eurem Stamm (und damit auch im BdP) Mitglied ist. Die Verwaltung der Mitgliedsdaten erfolgt im BdP in einer zentralen Datenbank, der Mitgliederverwaltung, die von Stämmen, Landes- und Bundesverband gemeinsam genutzt wird. Neben der reinen Verwaltung unserer Mitglieder und Gruppen werden die Daten unter anderem für die Berechnung der Mitgliedsbeiträge, den analogen und digitalen Versand, die Zugangsverwaltung der Webangebote für Führungskräfte oder die Erstellung von Statistiken und Auswertungen genutzt.
Zugriff auf die Mitgliederverwaltung können der*die Stammesmitgliederverwalter*in und die Stammesführungsmitglieder erhalten. Nachdem die Tätigkeit in der Mitgliederverwaltung erfasst und die Rechte zugewiesen wurden, können diese sich selbst im System registrieren. Unter Beachtung der Bestimmungen des Datenschutzes dürfen die aus der Mitgliederverwaltung exportierten Listen an Gruppenleiter*innen zur Verwendung im Sinne des Vereinszwecks weitergegeben werden (z.B. Mitglieder-/Telefonliste der Meute an die Meutenführung).
Über die reine Verwaltung der Adressdaten bietet die Mitgliederverwaltung zahlreiche weitere Funktionen für Stämme, dazu gehören unter anderem:

•  Zuordnung der Mitglieder zu Kleingruppen (Meuten, Sippen, Runden)
•  Dokumentation der Tätigkeiten (Ämter) im Stamm
•  Übersicht über die besuchten Kurse der Stammesmitglieder
•  Erzeugen von Beitragsrechnungen
•  Dokumentation der Einsichtnahme in Führungszeugnisse
•  Abrufen von Mitgliederstatistiken
•  Abrufen von Mitgliedsbescheinigungen
•  Exportieren von Listen (Mitgliederlisten, Funktionsträger*innenlisten, etc.)

Eine ausführliche Dokumentation zur Mitgliederverwaltung findet ihr unter https://meinbdp.de/display/MVHILFE, bei Fragen sind die Landesmitgliederverwalter*innen für euch da.

4.1.2. Neuanmeldungen

Wenn sich neue Mitglieder nach 3 bis 4 Schnupperbesuchen entschieden haben, dauerhaft im Stamm mitzumachen, erhalten sie ein Anmeldeformular. Dieses besteht aus drei Durchschlägen, anstelle der Durchschläge könnt ihr auch das Formular auf meinBdP herunterladen und ausgefüllt zweimal kopieren. Der Ablauf einer Anmeldung ist:

1. Das Mitglied erhält von euch den Aufnahmeantrag und evtl. eine Einzugsermächtigung (SEPA-Mandat), falls ihr Jahresbeiträge selber abbuchen wollt.
2. Zusätzlich solltet ihr wichtiges Infomaterial für neue Mitglieder zusammenstellen. Dazu gehört Allgemeines über den BdP (z.B. Infoflyer vom Bund) sowie stammesspezifische Informationen wie Jahresbeitrag, Gruppenstundenzeiten, Gruppenleitungen und Ansprechpartner*innen, Termine, evtl. Informationen zu Fahrten,…
3. Das Antragsformular wird vom Mitglied und von beiden Eltern unterschrieben. 
4. Die Stammesführung unterschreibt den Antrag. Dies kann die Stammesführung mit einer Vollmacht auch an den*die Mitgliederverwalter*in abgeben. Bei neuen Mitgliedern über 18 muss der Stamm eine kurze Stellungnahme zum neuen Mitglied verfassen.
5. Das Mitglied behält einen Durchschlag bzw. eine Kopie des Antrags.
6. Die Daten des Mitglieds werden durch den*die Mitgliederverwalter*in des Stammes in die Mitgliederverwaltung eingegeben. Ein Durchschlag bzw. eine Kopie des Aufnahmeantrags bleibt beim Stamm und wird am besten in einem Ordner abgeheftet.
7. Das erste Blatt des Formulars bzw. das Original wird zeitnah an den Landesverband geschickt. Dabei empfiehlt es sich, nicht jeden Antrag einzeln weiterzuleiten, sondern Anträge zu sammeln und gebündelt abzuschicken.
8. Der Landesverband prüft den Antrag und bestätigt die Aufnahme in der Mitgliederverwaltung.
9. Der Jahresbeitrag wird fällig. Wer sich nach dem 01.07. anmeldet, zahlt nur noch einen Halbjahresbeitrag! Zur Rechnungsstellung könnt ihr entweder die Mitgliederverwaltung nutzen oder selbst eine Rechnung schreiben.
10. Das Mitglied erhält ein Willkommensschreiben des Bundes mit dem Mitgliedsausweis, dies kann abhängig vom Aufnahmezeitpunkt bis zu 4 Monate dauern.

Grundsätzlich sollten alle im Stammesrat darauf achten, dass die Mitglieder ihrer Gruppen offiziell angemeldet sind. Sobald die Anmeldung der Stammesführung zur Unterschrift vorgelegt wird, sollten die neuen Daten in die Mitgliederverwaltung eingegeben werden.

4.1.3. Austritte

In den meisten Fällen wird die Mitgliedschaft im BdP e.V. durch das Mitglied mit einem Austritt beendet. Diesen muss es gegenüber seinem Stamm in Textform (z.B. Brief, Fax oder E-Mail) erklären. Ein Austritt kann zu jedem beliebigen Datum erklärt werden, nur nicht rückwirkend. Will ein Mitglied im nächsten Jahr keinen Beitrag mehr bezahlen, muss der Austritt spätestens zum 31. Dezember des Vorjahres erfolgen. Dieser Austritt muss bis spätestens 31. Januar in der Mitgliederverwaltung dokumentiert werden, ansonsten erfolgt automatisch eine Beitragsberechnung!
Die Austrittserklärung muss vom Stamm archiviert werden. Beispielsweise solltet ihr eine entsprechende E-Mail mitsamt den Versanddaten (Absender*in, Empfänger*in, Datum, Betreff) ausdrucken und abheften. 
Um keine „Karteileichen“ führen zu müssen und damit für Mitglieder, die keine Austrittserklärung abgeben, nicht auf unbestimmte Zeit Landes- und Bundesbeiträge abzuführen sind, gibt es eine weitere Möglichkeit für das Erlöschen der BdP-Mitgliedschaft. Eine Person kann aus der Mitgliederverwaltung gestrichen werden, wenn sie den zum 1. Januar fälligen Jahresbeitrag nicht binnen 11 Monaten, also bis Ende November, bezahlt hat (vgl. Bundessatzung §4 Abs. 1, Beitragsordnung §3 Abs. 1).
Bevor ihr beitragssäumige Mitglieder streicht, solltet ihr unbedingt rechtzeitig mit ihnen Kontakt aufnehmen und über die weitere Mitgliedschaft im BdP sprechen. Die Gründe, warum keine Zahlung auf dem Stammeskonto eingegangen ist, können sehr unterschiedlich sein.

4.1.4. Beitragszahlung

Der Stamm erhält für die Mitgliedsbeiträge des Stammes einmal jährlich zum Jahresanfang eine Beitragsrechnung. Viele Landesverbände stellen darüber hinaus über das Jahr hinweg Rechnungen für die neu beigetreten Mitglieder. Die Beitragsrechnungen werden auf Grundlage der Daten der Mitgliederverwaltung automatisch generiert, daher ist eine sorgfältige Pflege der Mitgliederverwaltung zum Jahreswechsel sehr wichtig.
Es empfiehlt sich, die Beitragsrechnungen an die Eltern im Dezember, spätestens jedoch Anfang Januar zu schicken, sodass Austritte von Mitgliedern, die erst durch die Rechnung an die Mitgliedschaft erinnert werden, noch bis zum Stichtag 31. Januar in der Mitgliederverwaltung erfasst werden können.

4.1.5. Versicherung

Grundsätzlich sind alle Mitglieder des BdP bei ihren Tätigkeiten für den BdP und bei Veranstaltungen des BdP versichert, denn im Bundesbeitrag ist der Versicherungsschutz enthalten. Dieser Schutz beinhaltet eine Haftpflicht- und eine Unfallversicherung. Ein Merkblatt mit Versicherungsumfang und Versicherungssummen kann auf der Bundeshomepage heruntergeladen werden. Im Zweifelsfall wendet ihr euch am besten an das Bundesamt.
Sollte sich ein Mitglied in der Schnupperphase vor der festen Anmeldung verletzen, ist es auch über den BdP versichert. Dies gilt aber nur für die ersten Wochen der Mitgliedschaft, danach ist die offizielle Mitgliedschaft Voraussetzung für die Versicherungsleistung.
Für Auslandsfahrten muss zusätzlich für alle Teilnehmenden eine Auslandsreise-Krankenversicherung abgeschlossen werden. Die kostet nur wenige Cent am Tag, erhöht den Schutz aber beträchtlich. Auch hierzu gibt es weitere Informationen auf der Bundeshomepage. Gerne berät euch auch das Bundesamt.
Für Fahrten mit dem eigenen PKW für den Stamm, den Landesverband oder auf Bundesebene kann eine Dienstreise-Fahrzeugversicherung abgeschlossen werden, die euer Fahrzeug bei Unfällen absichert.

LINK:

Merkblatt Unfall- und Haftpflichtversicherung