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Funktionsadressen die nicht personenbezogen sind, wie z.B. landesverband@pfadfinden.de oder aktionXY@pfadfinden.de, werden als freigegebene Postfächer in unserem System erfasst. Im Unterschied zu normalen Postfächern erhalten diese Mailadressen keinen Benutzername und kein Kennwort für den Login. Jedoch erhalten ein oder mehrere Personen Berechtigungen, um über ihre eigene Benutzerkennung auch auf dieses freigegebenen Postfächer zugreifen zu können.

Zugriff per Webmailer

In unserem Webmailer unter http://outlook.com/pfadfinden.de gibt es zwei Möglichkeiten um freigegebene Postfächer anzuzeigen.

VarianteA) Einbinden als freigegebener OrdnerB) Öffnen als zusätzliches Postfach
Beschreibung
  1. Den Outlook Webmailer öffnen und im linken Ordner Menü per Rechtsklick auf den eigenen Namen das Kontextmenü öffnen.
  2. Im Kontextmenü Freigegebene Ordner hinzufügen anklicken.
  3. Es öffnet sich ein Dialog in den die E-Mail Adresse des Postfachs eingegeben werden muss.
  4. Die Änderung per Klick auf Hinzufügen vornehmen.
  1. Den Outlook Webmailer öffnen und rechts oben auf das Profilbild klicken.
  2. Den Menüpunkt Weiteres Postfach öffnen anklicken.
  3. Es öffnet sich ein Dialig in den die E-Mail Adresse des Postfachs eingegeben werden muss.
  4. Die Änderung per Klick auf Öffnen bestätigen.
Vor-/Nachteile

(Plus) Einfache und übersichtliche Darstellung aller Mails auf einen Blick.

(Minus) Der Versand der E-Mails erfolgt über die persönliche Adresse, nicht über die Mailadresse des freigegeben Postfachs.

(Plus) Der Versand von Mails aus dem freigegebene Postfach erfolgt auch über die Funktionsadresse des freigegeben Postfachs.

(Minus) Das öffnen als zusätzliches Postfach ist umständlicher und muss jedesmal erneut durchgeführt werden.

 

Zugriff per Outlook

Das freigebene Postfach wird automatisch in Outlook angezeigt, wenn das persönliche Postfach wie unter E-Mail Programm beschrieben als Exchange-Postfach eingebunden wurde.

Zugriff per Smartphone

Dieses Vorgehen wird von Microsoft nicht offiziell unterstützt, sollte in den meisten Fällen aber funktionieren

Zusätzlich zum bestehenden persönlichen Postfach (i.d.R als Exchange-Postfach eingerichet, siehe Mobile Geräte) muss zum Zugriff auf ein freigegebenes Postfach ein weiteres Konto in der jeweiligen E-Mail-App eingerichtet werden.

Die Zugangsdaten hierfür lauten:

E-Mail-Adresse: name-des-freigegebenen-Postfach@pfadfinden.de (z.B. aktionXY@pfadfinden.de)

Posteingangsserver (IMAP): outlook.office365.com
Post: 993
Verschlüsselung: SSL'
Benutzername: vorname.nachname@pfadfinden.de\name-des-freigebenen-Postfachs  (z.B. max.mustermann@pfadfinden.de\aktionXY)
Passwort ist das Passwort des persönlichen Postfachs

Postausgangsserver (SMTP): smtp.office365.com
Post: 587
Verschlüsselung: TLS
Benutzername: vorname.nachname@pfadfinden.de  (z.B. max.mustermann@pfadfinden.de)
Passwort ist das Passwort des persönlichen Postfachs

 

Einrichten in der Outlook-App

Zum Einrichten in der Outlook-App sind einige Besonderheiten zu beachten, folgendes Vorgehen hat sich bewährt:

  1. Unter Einstellungen den Menüpunkt Konto hinzufügen auswählen, danach E-Mail-Konto hinzufügen wählen
  2. Als E-Mail-Adresse die Adresse des freigebenen Postfachs eingeben (z.B. aktionXY@pfadfinden.de) und Weiter klicken


  3. Nun erscheint die Anmelde-Seite im BdP-Design. Wichtig ist, dass hier nicht das Passwort eingegeben, sondern der Button Zurück betätigt wird


  4. Im folgenden Dialog wird nun die Option IMAP ausgewählt


  5. Nun wird ggf. erneut die Adresse des freigebenen Postfachs eingeben (z.B. aktionXY@pfadfinden.de) und anschließend der Button Erweiterte Einstellungen anzeigen gedrückt


  6. Nun müssen die Daten wie hier beschrieben eingegeben werden:

    Bitte beachten, dass der besondere Benutzername vorname.nachname@pfadfinden.de\aktionXY nur beim IMAP-Konto eingetragen werden darf

    Bitte beachten, dass beim SMTP-Server der Port abgetrennt mit einem Doppelpunkt nach der Serveradresse stehen muss

  7. Anschließend kann die Verbindung zum Server aufgebaut werden

 

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