Infoschreiben an Stämme

Liebe Stammesführungen,

die Bundesversammlung hat Änderungen an Bundessatzung und den Ordnungen beschlossen. Wir möchten euch informieren, was sich in der Praxis – auch bei euch im Stamm –  nun ändern wird.

Unser Ziel ist es, die Mitgliederverwaltung für Bund, Land und Stämme so einfach und transparent wie möglich zu gestalten. Hierfür hat die Bundesversammlung die Einführung einer modernen webbasierten Software zur Mitgliederverwaltung, eine transparentere Beitragserhebung und eine klare Definition des Mitgliedsbegriffs beschlossen.

Änderung 1: Umstellung von Beitragsweiterleitung auf Rechnungsstellung

Bisher wird im BdP folgendes Prinzip der Beitragsweiterleitung praktiziert: Eingehende Mitgliedsbeiträge werden vom Stamm an den Landesverband und dann an den Bund weitergegeben. Parallel dazu erfolgt eine namentliche Meldung der Mitglieder für die ein Beitrag eingegangen ist. Dieses Vorgehen führt nicht nur zu einem hohen Verwaltungsaufwand auf allen Ebenen und Intransparenz, sondern wird auch von den am Markt erhältlichen Softwarelösungen nicht unterstützt.

Künftig erfolgt die Beitragserhebung zwischen den Ebenen des BdPs durch Rechnungsstellung. Alle Personen, die zum 01.02. in der Mitgliederverwaltung als ordentliches oder förderndes Mitglied geführt werden oder bis Dezember beitreten, sind für dieses Jahr beitragspflichtig. Basierend auf den gemeldeten Mitgliedern erhalten die Landesverbände eine Beitragsrechnung von der Bundesebene und die Stämme eine Beitragsrechnung von der Landesebene. Diese Rechnungen werden, inklusive einer namentlichen Auflistung der Mitglieder, für die ein Beitrag erhoben wird, aus der Software erzeugt.

Änderung 2: Klarstellung der Beitragsschuld

Um das Prinzip der Rechnungsstellung zu ermöglichen, musste klargestellt werden, dass sich aus der Mitgliedschaft eine Beitragsschuld ergibt (-> „wer Mitglied ist, muss einen Beitrag entrichten“). Dies war zwar laut Satzung bislang auch schon so (vgl. Satzung §5, Rechte und Pflichten der Mitglieder) – wurde in der Praxis durch die Beitragsweiterleitung aber etwas aufgeweicht (-> „nur wer bezahlt hat, ist Mitglied mit allen Rechten“). Mit der Neufassung ist klar formuliert, dass vom Moment der Aufnahme in den BdP bis zum Austritt eine Beitragspflicht besteht, die durch Rechnungsstellung eingefordert werden kann. Diese Beitragspflicht besteht einerseits zwischen BdP und Mitglied, andererseits auch innerhalb des BdP zwischen den Untergliederungen (Bund->Land, Land->Stamm).

In der Praxis sieht es so aus, dass sich die Mitgliedschaft um ein Jahr verlängert, sofern das Mitglied nicht bis zum 31.12. seinen Austritt erklärt hat. Diese Regelung ist bei Vereinen üblich und galt auch bislang schon weitestgehend. Die örtliche Gruppe hat dann bis zum 31. Januar Zeit, diesen Austritt an den Landesverband zu melden. Danach werden die Beitragsrechnungen für die Mitgliedschaften zum 1. Januar erzeugt. Versäumt ein Stamm die Weitergabe des Austritts, so ist er dennoch zur Abführung des Landes- und Bundesbeitrags verpflichtet. Die Austrittserklärung muss schriftlich vorliegen.

Änderung 3: Austrittsmodalitäten

Bislang ist ein Austritt nur zum Ende des Kalenderjahres möglich. Dafür gibt es keine Notwendigkeit, ein Austritt ist künftig zu jedem Zeitpunkt möglich. Eine anteilige Rückerstattung von Mitgliedsbeiträgen erfolgt nicht.

Änderung 4: Mitgliedsbegriff, Wahlrecht

Durch die Einführung des Prinzips der Rechnungsstellung ist der Mitgliedsbegriff künftig klar definiert. Entweder eine Person ist Mitglied mit allen Rechten und Pflichten oder sie ist kein Mitglied. Eine Verknüpfung der Rechte mit der Beitragszahlung ist damit nicht mehr erforderlich bzw. auch gar nicht möglich, da die Beiträge ja erst nach Rechnungsstellung fällig werden. Somit kann es durchaus sein, dass ein Mitglied zum Zeitpunkt einer Wahl noch keinen Beitrag entrichtet hat, da dieser noch gar nicht in Rechnung gestellt wurde.

Änderung 5: Notwendigkeit der Beitragsmarke

Wenngleich eine Abschaffung der Beitragsmarken derzeit nicht geplant ist, führen wir die Beitragsmarken nicht mehr als offiziellen Nachweis für die Beitragszahlung in den Ordnungen. Damit soll klargestellt werden, dass die Mitgliedschaft und die daraus entstehenden Rechte und Pflichten alleine durch die Eintragung in die Mitgliederverwaltung zu dokumentieren sind.

Änderung 6: Prozess der Neuaufnahme

Die frühere Aufnahmeordnung sah vor, dass der Aufnahmeantrag in Papierform von der Stammesebene bis zur Bundesebene weitergereicht wird. Künftig sollen die Aufnahmeanträge in Papierform nur vom Stamm an den Landesverband weitergegeben werden (der auch bislang die Originalanträge archiviert). Die Kommunikation zwischen Landes- und Bundesebene erfolgt auf elektronischem Weg innerhalb der Mitgliederverwaltungssoftware.

 Im Bereich Mitgliederverwaltung und Beitragserhebung stehen uns also einige Neuerungen bevor. Sobald die Umstellung erst einmal geschafft ist, erleichtert sich damit aber die Arbeit auf allen Ebenen. Wir werden euch auf jeden Fall Etappe für Etappe dabei begleiten. Doch der erste Schritt steht bereits jetzt an:

Bitte bereinigt vor Ende des Jahres eure Mitgliederkartei. Falls es Stammesmitglieder gibt, die ihr schon seit Monaten nicht mehr gesehen habt, so nehmt Kontakt zu ihnen auf und klärt, ob eine weitere Mitgliedschaft im BdP gewünscht ist. Andernfalls benötigt ihr von ihnen bis zum 31.12.2015 eine Austrittserklärung in Textform (Brief, Fax, E-Mail, SMS o.ä.). Meldet etwaige Austritte dann spätestens Anfang des neuen Jahres an eure/n Landesmitgliederverwalter/in, damit sie bis zum 31.01.2016 in der Mitgliederverwaltung erfasst werden können. Danach werden die Mitarbeiter/innen im Bundesamt die Beitragsrechnungen an die Landesverbände schicken. Räumt ihr nicht auf, wird für alle Personen, die in der Mitgliederverwaltung geführt werden, eine Beitragsrechnung erstellt. Ganz einfach ausgedrückt: Wer in der Mitgliederverwaltung drin steht, für den muss gezahlt werden. Daher empfiehlt es sich generell eure Zahlungsinformationen und –fristen zeitnah an eure Stammesmitglieder zu kommunizieren.

Solltet ihr sogar Mitglieder haben, die für 2015 noch keinen Beitrag bezahlt haben, so informiert sie darüber, dass sie satzungsgemäß nun noch bis zum 30.11. nachzahlen können. Ansonsten werden sie nach eurer Meldung an den Landesverband Anfang Dezember aufgrund des Beitragsrückstands aus der Mitgliederverwaltung gestrichen.

Wir hoffen, euch mit diesem Schreiben die ersten wichtigen Informationen mitgeteilt zu haben. Im Laufe des Jahres 2016 werdet ihr auch selbst die Möglichkeit erhalten, online die Mitgliedsdaten eures Stammes einzusehen. Wie dies genau abläuft, werdet ihr im Frühjahr 2016 erfahren.

Ihr habt noch Fragen? Eure Landesmitgliederverwalter/innen und Landesbüros helfen gerne weiter. Natürlich erreicht ihr auch uns vom Projektteam direkt per E-Mail: mitglied@pfadfinden.de

20150831-BV2015_Satzung-und OrdnungsaenderungSynopse.pdf

102003-1015_Bundesordnung_ENTWURF.PDF

102002-1215_Ordnungen_ENTWURF.pdf

102001-1015_Bundessatzung_ENTWURF.PDF