Teilnahmebedingungen

1) Inhaltliche Anforderungen

Alle eure Sipplinge müssen zu Fahrtenbeginn in der Sippenstufe/Jungpfadfinder*innenstufe, sprich mindestens ca. 11-12 Jahre alt sein.
Eine Person in jeder Fahrtengruppe muss 16 Jahre oder älter sein.

Wir erwarten, dass jede teilnehmende Fahrtengruppe bis zum Beginn der Bundesfahrt mindestens eine eigenständige (Wochenend-)Fahrt mit Kohte unternommen haben – besser mehr!

Jede Fahrtengruppe soll zur Vorbereitung und Durchführung einer eigenständigen, selbstverantwortlichen Sippenfahrt in der Lage sein. Die Fahrtenleitung und das Orga-Team der Bundesfahrt bieten euch zusammen mit euren Mentor*innen Hilfestellungen bei der Vorbereitung an! Wir sind für euch da. Sollte eine Fahrtengruppe allerdings nicht zufriedenstellend an der vorbereitenden Zusammenarbeit mit ihrer/ihrem Mentor*in beteiligen, behält sich die Bundesfahrtenleitung vor, die Fahrtengruppe von der Teilnahme an der Bundesfahrt auszuschließen.

Es muss unbedingt eine Person pro Fahrtengruppe (im besten Fall die Gruppenleitung/Sippenführung) am gemeinsamen Vorbereitungstreffen (voraussichtlich vom 12.-14.05.2023) teilnehmen.

Ihr sollt eure Fahrt frei und eigenverantwortlich bis zum 15. Juli 2023 planen, bedenkt bitte, dass eine Teilnahme am gemeinsame Bundesfahrtenlager vom 31. Juli bis 04. Aug. 2023 fest eingeplant werden muss.
Wann, wohin und wie ihr innerhalb der Fahrtenregion auf Fahrt geht, steht euch frei. Allerdings erwarten wir, dass ihr mindestens 7 Tage auf Fahrt seid, wünschenswert sind sogar eher 10 Tage (plus An-/Abreise und Lager).

Es wird ein Schutzkonzept geben, welches im Rahmen der Teilnahmebedingungen anerkannt werden muss. Daraus gehen auch einzelne Verpflichtungen hervor die erfüllt werden müssen, um an der Bundesfahrt teilzunehmen. Alle volljährigen Personen müssen ein erweitertes Führungszeugnis entsprechend der üblichen Abläufe und Vorgaben in ihrem Verband vorlegen. Stichtag zur Einsichtnahme für Teamende der Bundesfahrt ist der 21. April, für alle weiteren teilnehmenden volljährigen Personen der 23. Juni. Personen mit relevanten Eintragungen werden von der Teilnahme ausgeschlossen.

Die Aufsichtspflicht liegt während der gesamten Bundesfahrt bei der Sippenführung bzw. der Stammesführung – also bei euch!

2) Kosten

a) Bundesfahrtenbeitrag

Die Preissteigerung der vergangenen Monate, macht auch vor der Bundesfahrt leider nicht halt. Hinzukommt, dass die Preise in Schweden z.T. höher sind, als wir dies von hiesigen Märkten kennen. So kommen wir leider nicht umhin, den Beitrag gegenüber vorangegangenen Bundesfahrten deutlich anzuheben.

Der Bundesfahrtenbeitrag beträgt 175€ pro Person. Darin ist enthalten:

• das Vorbereitungstreffen aller Sippenführungen im Mai 2023 inklusive Unterkunft und Verpflegung für 1 Person pro Fahrtengruppe
• die Vorbereitung durch das Orga-Team der Bundesfahrt inkl., Informations- und Vorbereitungsmaterial für jede Fahrtengruppe zur Planung der Fahrt
• die Unterstützung des Teams vor der Fahrt und vor Ort während des gesamten Fahrtenzeitraums (21. Jul. bis 14. Aug. 2023), auch bei und besonders bei Notfällen
• das gemeinsame Bundesfahrtenlager inklusive Verpflegung und Programm vom 31. Jul. – 04. Aug. 2023
• voraussichtlich ein Liederbuch und ein Fahrtenheft

Folgende Kosten sind nicht im Beitrag enthalten, die müsst Ihr für euch noch zusätzlich einplanen:

• die Fahrtkosten zum Vorbereitungstreffen der Sippenführungen, das voraussichtlich in Immenhausen stattfinden wird (wir versuchen, einen Fahrtkostenzuschuss zu ermöglichen, s. Punkt 2b))
• eure selbst organisierte An- und Abreise ins Fahrtengebiet und eventuelle Bus- und Bahnfahrten im Land
• eure Verpflegung während der Fahrt
• evtl. Eintrittsgelder oder andere Aktivitäten während der Fahrt (z.B. Miete von Kanus, Schwimmbad, private Zeltplätze etc.) und Wanderkarten

Solltest du oder einer deiner (Mit-)Sipplinge den Beitrag für die Bundesfahrt nicht aufbringen können, nimm bitte Kontakt zu uns auf. Gemeinsam können wir dann nach Lösungen suchen und euch beraten, auf welchem Wege ihr eure Fahrtenkasse füllen könnt und welche Unterstützungsmöglichkeiten es gibt. Aus finanziellen Gründen soll keine*r zuhause bleiben müssen! Ihr erreicht uns jederzeit unter bundesfahrt@pfadfinden.de.

b) Fahrtkostenzuschuss für das Vorbereitungstreffen der Sippenführungen

Gerne würden wir euch einen Fahrtkostenzuschuss für die Anreise zum VBT zusichern, zum aktuellen Zeitpunkt können wir diesbezüglich jedoch noch nichts versprechen. Wir empfehlen euch deshalb, die entsprechenden Kosten für die Anreise in eure Kalkulation mit aufzunehmen und sie auf die Mitglieder und Teilnehmer*innen eurer Fahrtengruppe „umzulegen“ oder aus der Stammeskasse zu bezahlen.

c) Zahlungsverfahren und -termine

Aktuell sind wir noch dabei, die technischen Einzelheiten zu prüfen, das Ziel ist jedoch die Einrichtung eines Lastschriftverfahrens. Sollte dies aus irgendeinem Grund nicht möglich sein, wird die Zahlung des Beitrages durch Überweisung an uns getätigt.

Die Belastung/Überweisung erfolgt gruppen- bzw. stammesweise über euer Stammeskonto (oder ein anderes uns genanntes Konto). Einzelüberweisungen/-einzüge der TN-Beiträge (etwa durch/von den Eltern) werden wir nicht vornehmen. Entsprechend liegt es in eurer Verantwortung die Beiträge eurer Teilnehmer*innen rechtzeitig einzusammeln und für ausreichende Kontodeckung zum Fälligkeitsdatum zu sorgen.

Finale Informationen darüber, wie ihr den Fahrtenbeitrag entrichtet, erhaltet ihr mit der Bestätigung eurer Teilnahme. Dann werden wir euch auch das genaue Fälligkeitsdatum mitteilen, dieses wird zwischen dem 01. April 2023 und dem 15. Mai 2023 liegen.

3) Storno-Regelung und Ausschlusskriterien

a) Storno-Regelung

Bei Rücktritt von der Bundesfahrt gelten folgende Storno-Regeln: bei Rücktritt bis 30. Apr. 2023 fallen keine Storno-Kosten an, bei Rücktritt bis 31. Mai 2023 erstatten wir 70% des bereits gezahlten Beitrags, bei einem Rücktritt nach dem 31. Mai 2023 kann keine Erstattung mehr erfolgen.
Genaue Infos zum Vorgehen bei Stornierungen erhaltet ihr rechtzeitig.

b) Ummeldung

Euch ist jemand abgesprungen, aber gleichzeitig hat jemand Neues Interesse an dem Platz? Kein Problem, ein Austausch von angemeldeten Teilnehmenden 1:1 ist (Stand jetzt) unbefristet möglich. Ab einem gewissen Zeitpunkt können jedoch keine Änderungen bei Essgewohnheiten u.Ä. mehr berücksichtigt werden. Wie lange ihr was ummelden könnt, erfahrt ihr zu Beginn der verbindlichen Anmeldung. Ihr könnt die Ummeldungen ganz unkompliziert im Anmeldesystem durchführen.

c) Vorzeitige Rückreise

Solltet ihr wegen Krankheit vorzeitig abreisen wollen oder müssen, kann die Rückreise über die Auslandskrankenversicherung abgewickelt werden. Das Team der Bundesfahrt, insbesondere das Notfallteam hilft euch gerne vor Ort weiter oder organisiert mit euch die Rückfahrt, ist aber ausdrücklich nicht dazu verpflichtet euch nach Hause zu bringen oder zu begleiten. Kosten, die nicht durch die Versicherung abgedeckt sind, müssen dabei von den Teilnehmenden getragen werde. Ansonsten gilt die Storno-Regelung nach a).

d) Ausschluss von der Bundesfahrt

Wir erwarten von allen teilnehmenden Fahrtengruppen, dass sie konstruktiv mit den Mentor*innen zusammenarbeiten und mit diesen Rücksprache über den Stand ihrer Fahrtenplanung halten. Sollten wir den Eindruck gewinnen, eine Gruppe verweigert sich dem Kontakt mit ihrem*r Mentor*in oder geht in ihrer Planung nicht auf Bedenken bzgl. der Sicherheit der Teilnehmer*innen oder dem Grundverständnis der Bundesfahrt ein, behalten wir uns vor, diese Gruppe im Vorfeld von der Fahrt auszuschließen. Dazu zählt auch die fristgemäße Beantwortung von inhaltlichen Abfragen durch das BuFa-Team.

Des Weiteren wird das BuFa-Team Fahrtengruppen die Unterstützung vor Ort entziehen, die offen den Werten der beteiligten Bünde – und der Pfadfinderbewegung – zuwiderhandeln und/oder durch Alkohol-/Drogenkonsum, Vandalismus etc. auffallen. In diesem Fall werden die Gruppen – nach Rücksprache mit den Eltern – auf eigene Kosten heimgeschickt.

4) Krankheit und Gesundheitsversorgung

a) Versicherungsschutz

Alle Teilnehmer*innen, die ordentliches Mitglied von BdP oder VCP sind, sind über die Versicherung ihres jeweiligen Bundes abgesichert. Das heißt, dass für den Zeitraum, in dem sich eine Sippe/Fahrtengruppe in Schweden aufhält, eine Auslandskrankenversicherung für die betreffenden Mitglieder abgeschlossen wird, sofern bei der Anmeldung nicht angegeben wurde, dass eine private Versicherung vorhanden ist. Die Versicherung ist jeweils Personenbezogen und gilt nur für die Tage, die bei Abschluss der Versicherung als Reisezeitraum genannt werden. Es liegt also im Interesse der Sippe/Fahrtengruppe (in e u r e m Interesse!), uns rechtzeitig die Namen aller Teilnehmer*innen, sowie das An- und Abreisedatum mitzuteilen, damit die Versicherungen abgeschlossen werden können.

Ist bei Teilnehmer*innen bereits eine Auslandskrankenversicherung vorhanden (z.B. über die Eltern o.ä.), teilt uns das bitte mit und habt die entsprechenden Kontaktdaten während der Fahrt dabei. Private Auslandskrankenversicherungen sind oftmals besser und umfassender, als die über die Bünde abgeschlossene Versicherung.

b) Notfallteam

Während des gesamten Fahrtenzeitraumes wird auf dem Lagerplatz ein Notfallteam bereit stehen, das euch in Notfällen telefonisch beraten kann (was in den meisten Fällen bereits ausreicht) oder nach eigenem Ermessen los fährt, um betroffenen Sippen/Fahrtengruppen vor Ort zu helfen. Wichtig ist zu bedenken, dass es mehrere Stunden dauern kann, bis jemand aus dem Notfallteam bei euch ankommt, das hängt sowohl von der Entfernung zum Lagerplatz, als euch von der Erreichbarkeit eures Aufenthaltsortes ab. Solltet sich ein Notfall in den Bergen oder einer anderen unzugänglichen Stelle ereignen, kann es sein, dass das Notfallteam nicht zu euch kommen kann und ggf. ein Notruf an die Rettungsdienste abgesetzt werden muss.

An dieser Stelle sei noch einmal betont, dass die Aufsichtspflicht über die gesamte Bundesfahrt bei der Gruppenleitung bzw. Stammesführung liegt.

c) Krankenrücktransport

Im Falle einer Erkrankung und/oder Verletzung, die eine vorzeitige Rückreise notwendig machen, greift die Rückholoption der Auslandskrankenversicherung. Das Notfallteam wird euch bei Bedarf bei der Organisation des Rücktransportes und der Absprache mit den nötigen Stellen (z.B. Versicherung, Transportunternehmen usw.) unterstützen und euch helfen Bahnhof oder Flughafen zu erreichen. Die Rückführung selber kann vom Notfallteam jedoch nicht übernommen werden. Siehe auch Abschnitt 3c.

d) Hygienekonzept und Corona-Tests

Auch wenn die Corona-Einschränkungen mittlerweile weitestgehend aufgehoben worden sind, wird uns die Thematik weiterhin begleiten und somit auch die Bundesfahrt beeinflussen. Was dies während des Lagers im Einzelnen bedeuten wird, hängt vom Infektionsgeschehen im Sommer und den sich daraus ergebenden Maßnahmen des Hygienekonzepts ab. Aktuell ist davon auszugehen, dass vor und während des Bundesfahrt bzw. dem zentralen Lager Tests notwendig sind. 

Für die Sippen bedeutet das, dass sich alle Teilnehmer*innen am Tag der Abreise (vor Besteigen von Bus oder Bahn) selber testen. Ein weiterer Test erfolgt bei Ankunft auf dem Lagerplatz unter Aufsicht des Teams. Während des Lagers werden gegebenenfalls weitere Tests folgen. Für den Fall, dass einzelne Teilnehmer*innen während der Fahrt Erkältungssymptome aufweisen, empfehlen wir Selbsttest parat zu haben.
Für die Bereitstellung der Tests bei Abreise und während des Fahrtenzeitraumes sind die Sippen selber verantwortlich. Für die Ankunft auf dem Lagerplatz und den Lagerzeitraum werden die Tests gestellt.

Teilnehmer*innen, die während des Lagers positiv getestet werden, werden von uns in einem Quarantänebereich untergebracht. Sippen, bei denen es während der Fahrt zu Corona-Fällen kommt, besprechen das weitere Vorgehen telefonisch mit dem Notfallteam. Personen, die vor Abreise positiv sind, dürfen die Anreise zur Bundesfahrt nicht antreten. 

Stand: 13.02.2023

Änderungshistorie

Version vom 13.12.2023 (Aktuell) - Änderungen zum 06.01.2023

Version vom 06.01.2023 (hier)