Wie funktioniert das mit der Anmeldung?

1) Anmeldephasen

Die verbindliche Anmeldung hat nun begonnen und endet am 10. März 2023. Nach dem 10. März haben wir als Team unser Team-Vorbereitungstreffen und werden die Anmeldung auswerten. Wenn danach noch Plätze frei sein sollten, lassen wir die Anmeldung weiterlaufen und es gilt ab dem Moment "First-Come-First-Serve", die Plätze werden also nach dem Eingangsdatum vergeben. [Wir können leider keine Restplätze anbieten.] Hierbei werden wir trotzdem noch darauf achten, dass die angemeldete Gruppe zumindest annähernd der Zielgruppe entspricht. Bei Anmeldung nach dem 10. März verlieren die vorangemeldeten Gruppen ihren Bonus!

In der ersten Phase (bis zum 10. März) können sich alle Gruppen, unabhängig von der Voranmeldung, anmelden. Allerdings haben diejenigen Fahrtengruppen Vorrang, die die Voranmeldung ausgefüllt haben. Nach welcher Reihenfolge die Plätze vergeben werden, seht ihr im nächsten Abschnitt ("Platzvergabe").

In einer zweiten Phase (nach dem 10. März) werden die noch offenen Plätze unabhängig von der Voranmeldung entsprechend dem Eingangsdatum der verbindlichen Anmeldung und der Übereinstimmung mit der Zielgruppe der Bundesfahrt verteilt. In dieser Phase ist es dann aber egal, ob ihr vorangemeldet seid oder nicht! Auf Basis der Voranmeldung gehen wir aktuell nicht davon aus, dass in dieser Phase noch Plätze vergeben werden können.

Aufgrund der hohen Nachfrage können wir keine 2. Anmeldephase mit Restplätzen anbieten.

2) Platzvergabe

Wie eingangs bereits geschrieben, kommen wir aufgrund der großen Nachfrage nicht umhin, uns Gedanken um die Platzvergabe zu machen. Ab einer bestimmten Anzahl an Personen und Fahrtengruppen kommen nicht nur wir und der Lagerplatz an die Grenzen ihrer Kapazitäten, sondern auch das Fahrtengebiet und ggf. gar die Gastfreundschaft der Bewohner*innen. Aus diesen Gründen konnten und können wir die maximale Teilnehmendenzahl nicht beliebig hoch ansetzen. Wir haben durch die Erhöhung des Limits von 600 auf bis zu 1.000 Personen bereits versucht, dem großen - und uns wirklich Freude bereitenden - Ansturm zu begegnen, aber höher geht aktuell einfach nicht.

Sollte es mehr Anmeldungen als Plätze geben, werden also zunächst die vorangemeldeten Fahrtengruppen Vorrang haben. Hierbei haben zunächst diejenigen Fahrtengruppen Vorrang, die unserer Zielgruppe entsprechen. Nach der Platzvergabe an die vorangemeldeten Gruppen bekommen diejenigen Gruppen den Zuschlag, die sich in der 1. Phase, also bis zum 10. März, angemeldet haben und unserer Zielgruppe entsprechen. Danach die restlichen Anmeldungen aus Phase 1. Sollten dann immer noch Plätze frei sein, wird die zweite Anmeldephase gestartet, hier ist dann jedoch irrelevant, ob die Voranmeldung ausgefüllt wurde. Die Relevanz der Zielgruppe sinkt hier, sie sollte aber nicht komplett der eigentlichen Zielgruppe widersprechen.

Wir bitten ältere, erfahrene Fahrtengruppen und erfahrene Stämme zu prüfen, ob eine Fahrt auch eigenständig möglich ist.

Des Weiteren werden wir eine gleichmäßige Verteilung zwischen den beteiligten Bünde/Verbänden und auf die Fahrtenblöcke in die Platzvergabe mit einbeziehen. Was wir nicht machen möchten ist, Stämme (Anmeldung mehrerer Fahrtengruppen eines Stammes) auseinanderzureißen oder nur Teile einer Fahrtengruppe zu bestätigen.

Es ergibt sich folgende Reihenfolge nach der wir solange Gruppen auswählen bis die Teilnehmendenzahl erreicht ist:

Die Fahrtenleitung behält sich vor, Einzelfallentscheidungen zu treffen, die von der Tabelle oben abweichen. Allgemein gilt, dass die Gruppen nicht zu stark von der Zielgruppe abweichen sollen. Erfahrene R*R-Gruppen können demnach also durchaus in der Reihenfolge unter 2, 4 oder 5 bedacht werden, die Bundesfahrt versteht sich jedoch nicht als Aktion für Ehemalige oder Ähnliche.

Wir hoffen, mit dieser Vorgehensweise eine möglichst faire Platzvergabe ermöglichen zu können und bitten um euer Verständnis, wenn wir euch möglicherweise ablehnen müssen.

3) Zugang zum Anmeldesystem

Mit Eröffnung der verbindlichen Anmeldung Mitte Februar haben alle Fahrtengruppen, die an der Voranmeldung teilgenommen haben, den Link zum Anmeldesystem direkt zugeschickt bekommen. Die Anmeldung ist auch direkt für nicht vorangemeldete Gruppen möglich:

Die verbindliche Anmeldung läuft über ein Onlineportal. Bitte plant euch genug Zeit ein, um die Anmeldung auszufüllen. Je nach Gruppengröße kann das Eintragen der Daten der Teilnehmenden einige Zeit in Anspruch nehmen.

Zur Anmeldung sind diese Schritte erforderlich:

1. Teilnehmenden Anmeldung im Stamm / in der Gruppe

2. Ihr registriert euch im Anmeldetool
3. Ihr meldet eure Fahrtengruppen & Teilnehmenden an
4. Bestätigung der Teilnahme / Absage durch uns
5. Bezahlung

Die aktuellste Version dieser Infos zusammen mit einer ausführlichen Anleitung findet ihr auf der Seite "Anleitung zur Anmeldung". Am besten öffnet ihr diese Seite wenn ihr die Anmeldung ausfüllt.

Die Anmeldung ist nun beendet und wir werden alle Gruppen in den nächsten zwei Wochen darüber informieren, wie es weiter geht. Fest steht, dass wir leider keine Restplätze anbieten können, es also keine zweite Anmeldephase mehr geben wird. Der Zugang zum Anmeldesystem ist daher auf die angemeldeten Fahrtengruppen beschränkt.

4) Teilnahmebestätigung

Nach Ende der Anmeldephase und erfolgter Auswertung erhaltet ihr von uns eine Bestätigung, ob ihr unter den Teilnehmer*innen der Bundesfahrt seid oder auf der Warteliste steht. Bis spätestens Ende März bekommen alle Fahrtengruppen eine Rückmeldung, ob sie dabei sind oder nicht. Mit der Teilnahmebestätigung werden euch dann auch Informationen zu den nächsten Schritten zugeschickt. Insbesondere, werden wir noch weitere Informationen von euch brauchen. Diese dienen der inhaltlichen und logistischen Planung und werden sich auf Art der Fortbewegung und Bereich des Fahrtengebiets, Teilnahme an Workshops usw. beziehen. Um euch und uns die Vorbereitung zu erleichtern bitten wir euch, diese Umfragen rechtzeitig und vollständig auszufüllen.

Wichtig: Bitte bucht keine Fahrkarten o.Ä., bevor ihr nicht die Bestätigung über eure Teilnahme erhalten habt!