Diese Seite beschreibt die Mitgliedsabrechnung, also die Rechnungsstellung vom Stamm (und ggf. vom Landesverband bei landesunmittelbaren Mitgliedern) an das Mitglied. Zur Abrechnung innerhalb des Verbands siehe Verbandsabrechnung.

Die Mitgliedsabrechnung ist optional - d.h. es steht dem Stamm frei, ob er diese Möglichkeit der Mitgliederverwaltung nutzen möchte oder seine Beiträge auf andere Art und Weise einfordert.

Die Mitgliedsabrechnung ist völlig unabhängig von der Verbandsabrechnung, also der Rechnungsstellung vom Landesverband an die Stämme.

Voraussetzungen

Damit eine Mitgliedsabrechnung sinnvoll durchgeführt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen zwingend erfüllt sein:

Für jede verwendete Beitragsart ist ein gültiger Beitragssatz definiert. Der Beitragssatz muss bei erstmaliger Anwendung der Mitgliedsabrechnung manuell angelegt werden! Siehe Beitragssatz festlegen
In den Gruppierungsdaten ist die Versandanschrift vollständig und aktuell
Bei Verwendung von SEPA-Lastschriften: Die Gläuber-ID ist in den Basisdaten der Gruppierung hinterlegt. Siehe SEPA-Mandate verwalten
Sollen im Rahmen der Abrechnung Gutschriften berücksichtigt werden, so müssen diese vor dem Ausführen der Abrechnung erfasst werden. Siehe Gutschrift anlegen

Mitglieder abrechnen

Wer kann abgerechnet werden?

Über die Mitgliederabrechnung können alle Mitglieder der jeweiligen Gruppierung (nicht jedoch gruppierungsübergreifend) abgerechnet werden.

Mitglieder, deren Mitgliedschaft beendet wurde und die im Status INAKTIV sind fließen auch mit in die Mitgliedsabrechnung ein, sofern sie die definierten Kriterien für Abrechenbarkeit erfüllen. Endgültig gelöschte Mitglieder (= Widerspruch der Datenweiterverwendung) können nicht mehr berücksichtigt werden, da sie schlicht über das Interface nicht mehr in eine Abrechnung einbezogen werden können!

Vor dem Beenden einer Mitgliedschaft sollte gegebenenfalls eine Testabrechnung durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass keine anstehende Abrechnung mehr offen ist. Je nach Ergebnis sollte dann noch die Mitgliedsabrechnung erfolgen. Aus Sicht der Verbandsabrechnung ist nichts zu tun, hier werden auch gelöschte Mitglieder berücksichtigt (aber gegebenenfalls nicht mehr mit allen Daten angezeigt).

Wann kann abgerechnet werden?

Die Abrechnung von Mitglieder kann grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt erfolgen. Sinnvoll ist jedoch, dass die Abrechnung für alle Mitglieder zum selben Zeitpunkt einmal jährlich erfolgt und unterjährige Eintritte unmittelbar nach Genehmigung der Mitgliedsaufnahme, z.B. in Verbindung mit dem Aushändigen des Mitgliedsausweises, berechnet werden.

Mit Hinblick auf die Fristen zur Erfassung von Austritten empfiehlt sich eine Rechnungsstellung im Dezember mit Bezugsdatum 1. Januar und Zahlungsziel 15. Januar. So wird sichergestellt, dass die Austritte, die sich in Reaktion auf die Beitragsrechnung ergeben noch bis zum 31.01. in der Mitgliederverwaltung erfasst werden können und bei den Mitgliedern,die bis zum 15. Januar nicht bezahlt haben, nachgefragt werden kann, ob die Mitgliedschaft weiterhin gewünscht wird.

Testabrechnung

Einzelne Mitglieder können über Rechtsklick auf das Mitglied und die Funktion Testabrechnung abgerechnet werden:

Mitgliederverwaltung Hilfe > Mitglied abrechnen > image2016-3-27 17:40:26.png

Um mehrere Mitglieder oder den kompletten Stamm abzurechnen, werden die Mitglieder durch Anklicken der Auswahlkästschen vor den Mitgliedsnamen markiert. Um alle Mitglieder abzurechnen, sollten zunächst mit der Funktion "Alle anzeigen" Seiten der Mitgliederliste eingeblendet werden:

Mitgliederverwaltung Hilfe > Mitglied abrechnen > image2016-3-27 17:43:46.png

Anschließend können durch anklickendes obersten Kästchen alle Datensätze auf einmal selektiert werden:

Mitgliederverwaltung Hilfe > Mitglied abrechnen > image2016-3-27 17:45:29.png

Nun wird die Funktion Testabrechnung in der Menüleiste ausgeführt:

Mitgliederverwaltung Hilfe > Mitglied abrechnen > image2016-3-27 17:47:0.png

Im Folgenden Dialog wird nun das Bezugsdatum der Testabrechnung abgefragt.

Mitgliederverwaltung Hilfe > Mitglied abrechnen > image2016-3-27 17:48:10.png

Über das Bezugsdatum wird festgelegt, für welche Rechnungsperiode der Rechnungslauf durchgeführt wird. Soll eine Beitragsrechnung für das Jahr 2016 erzeugt werden, so muss das Datum zwangsläufig im Jahr 2016 liegen. Die Mitgliederverwaltung berücksichtigt darüber hinaus automatisch noch nicht abgerechnete Beiträge aus vorangegangenen Abrechnungsperioden (in unserem Beispiel wird also z.B. wenn ein Mitglied in 2015 beigetreten ist und noch keine Beitragsrechnung erhalten hat, der beitrag für 2015 ebenfalls berücksichtigt).

Das Bezugsdatum definiert darüber hinaus den Stichtag für die Abrechnung, d.h. Prüfungen auf Beitragspflicht laufen für die aktuelle Abrechnungsperiode gegen dieses Datum. Beispiel: Tritt eine Person zum 15.04. ein, führt ein Bezugsdatum vor dem 15.04. dazu, dass diese Person beim aktuellen Rechnungslauf noch nicht berücksichtigt wird - unabhängig davon, wann der Rechnungslauf gestartet wird. Die Person würde dann erst beim nächsten Rechnungslauf mit Bezugsdatum nach dem 15.04. berücksichtigt werden.

Bitte beachte die Empfehlung zum Bezugsdatum oben (unter "Wann kann abgerechnet werden").

In einigen Fällen, zum Beispiel wenn die Funktion der Mitgliederabrechnung erstmals oder nach mehrjähriger Unterbrechnung wieder genutzt wird, ist es nicht erwünscht, dass Mitgliedsbeiträge aus früheren Abrechnungsperioden mit berücksichtigt werden. Dies kann verhindert werden, in dem der Beitragssatz erst ab dem 01.01. des abzurechnenden Jahres gültig ist und keine gültigen Beitragssätze aus den Vorjahren existieren. Siehe Beitragssatz festlegen.

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