Der Bereich Suche ermöglicht es, gruppierungsübergreifend und mit verschiedensten Parametern nach Mitgliedern zu suchen. Mit den gefundenen Personendatensätzen können wiederum die meisten Operationen ausgeführt werden, die auch in der Mitgliederliste verfügbar sind. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Daten der gefundenen Mitglieder zu exportieren oder ihnen eine E-Mail zu senden. Die zusammengestellten Suchabfragen können als Vorlagen für zukünftige Recherchen gespeichert werden.
Suchen
Suchmaske
Die Suchmaske gliedert sich in vier Teilbereiche:
Im Teil A der Suchmaske sind Kriterien aufgeführt, die in der Regel direkt zum Mitglied gehören. Damit werden Mitglieder in ihrer Hauptgruppierung, in der sie geführt werden, gefunden.
Im Teil B werden Mitglieder gesucht, denen bestimmte Mitglieds- bzw. Funktionstätigkeiten oder Arbeitsbereiche in beliebigen Gruppierungen zugeordnet sind.
Werden in einer Suche sowohl Kriterien des Mitglieds als auch Tätigkeitszuordnungen oder/und Bereiche kombiniert, so grenzen die Kriterien aus dem Teil A das Suchergebnis aus dem Teil B weiter ein.
Darüber hinaus lässt sich die gesamte Suche im Teil C auf konkrete Gruppierungen oder im Teil D auf bestimmte Hierarchien bis hin zu Gruppierungen einschränken. Die Teilbereiche C und D können nicht miteinander kombiniert werden. Bei Eingabe bzw. Auswahl in einem der Teile wird der jeweils andere deaktiviert. Werden die Eingaben im Teil C oder D nicht mit weiteren Kriterien kombiniert, werden alle in den betroffenen Gruppierungen geführten Mitglieder („Hauptgruppierung“) ausgegeben.
Bei Feldern mit freier Eingabe reicht in der Regel die Eingabe des Wortanfangs aus, das System findet z.B. für "Tho" dann "Thomas" oder "Thorsten". Bei einigen Feldern (siehe folgende Tabelle) kann auch am Wortanfang explizit mit einem Platzhalter (%) gearbeitet werden.
Bei vielen Auswahlfeldern ist es möglich, mehrere Einträge gleichzeitig auszuwählen, indem ihr diese einfach nacheinander anklickt. Keine Auswahl ist in der Regel als „alle“ zu verstehen.
Zu beachten ist, dass bei den abhängigen Auswahlfeldern im Teil D die Daten der nächsten Ebene natürlich nur zur Verfügung stehen, wenn in der übergeordneten Ebene genau eine Auswahl getroffen wurde.
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| A. Mitgliederdaten & Sonstige | ||
| Vorname | Vorname des Mitglieds | Findet auch Wortbestandteile. Als Platzhalter am Wortanfang ist % möglich, am Wortende wird automatisch mit Platzhalter gesucht. |
| Nachname | Nachname des Mitglieds | Findet auch Wortbestandteile. Als Platzhalter am Wortanfang ist % möglich, am Wortende wird automatisch mit Platzhalter gesucht. |
| Alter von | Alter von | |
| Alter bis | Alter bis | Um etwa alle Mitglieder zu finden, die 8 Jahre alt sind, wäre "Alter von" = 8 und "Alter bis" = 9 einzugeben (von 8 bis 8 führt nicht zu Ergebnissen). |
| Wohnort | Wohnort aus der Adresse des Mitglieds (nur Ortsname, nicht PLZ) | Findet auch Wortbestandteile. Als Platzhalter am Wortanfang ist % möglich, am Wortende wird automatisch mit Platzhalter gesucht. |
| Mitglieds-Nr. | Mitglieds-Nummer | |
| Mitgliedsstatus | Suche nach Status (etwa inaktiv, ...). Dropdown. | Suche nach GESPERRT und GELÖSCHT ist nicht möglich. |
| Mitgliedstyp | Suche nach Mitgliedstyp (etwa Mitglied, ...). Dropdown. | |
| Tag | Auswahl eines Tags. Dropdown. | Angezeigt werden alle Tags der Stammgruppierung des aktuellen Benutzers; siehe Taggen. |
| Baustein (mit) | Auswahl eines Ausbildungsbausteins. Dropdown. | Gefunden werden Mitglieder, die diesen Ausbildungsbaustein absolviert haben; siehe Ausbildungen. |
| Zeitschriftenversand | Ankreuzen, wenn Mitglieder mit gesetztem Flag für Zeitschriftenversand gefunden werden sollen. | |
| Spitzname | Spitzname des Mitglieds | Findet auch Wortbestandteile. Als Platzhalter am Wortanfang ist % möglich, am Wortende wird automatisch mit Platzhalter gesucht. |
| B. Tätigkeiten | ||
| Stufe/Abteilung (Untergliederung) | Auswahl Untergliederung (dies kann sowohl eine "Abteilung" als auch eine "Stufe" sein), siehe Stufen, Abteilung. Dropdown. | In Kombination mit einer Tätigkeit möglich. Falls keine Tätigkeit ausgewählt wird, würden jeweils alle Tätigkeitszuordnungen für die gewählte Abteilung/Stufe berücksichtigt. |
| Tätigkeit | Suche nach Tätigkeitszuordnungen. Dropdown. | Mit oder ohne Auswahl einer Stufe/Abteilung. Berücksichtigt werden im Standard nur aktive Tätigkeitszuordnungen, d.h. Tätigkeitszuordnungen ohne Enddatum (s.u.). Zur Auswahl bekommt man alle globalen Tätigkeiten und ab Version 1.5.x auch die Gruppierungsspezifischen Tätigkeiten in den Gruppierungen, wo der Benutzer das READ-Recht auf Mitglieder hat. |
| Alle Tätigkeiten | Ankreuzen, wenn nicht nach einer bestimmten Tätigkeit gesucht werden soll, sondern nach allen Tätigkeiten. | Anwendungsbeispiel: Alle Mitglieder finden, die in einer bestimmten (bei der Eingrenzung des Suchraums definierten) Gruppierung irgendeine (aktive) Tätigkeit ausüben. |
| Beendete Tätigk. | Wenn angehakt, werden auch beendete Tätigkeiten in die Suche einbezogen. | Gilt sowohl für Auswahl einer bestimmten Tätigkeit als auch bei Ankreuzen von "Alle Tätigkeiten". |
| C. Eingrenzung des Suchraums auf eine Gruppierung | ||
| Gruppierungsnummer | Suche nach der Gruppierungsnummer. | Eingabe auch möglich als 12/34/56 ... Findet auch Bestandteile der Gruppierungsnummer, d.h. liefert gegebenfalls Daten für mehrere Gruppierungen. |
| Gruppierungsname | Suche nach dem Gruppierungsnamen. | Findet auch Wortbestandteile (Beispiel: Ste findet Steinadler); d.h. liefert gegebenfalls Daten für mehrere Gruppierungen. Als Platzhalter am Wortanfang ist % möglich (%adler findet Steinadler). |
| D. Eingrenzung des Suchraums auf Gruppierungshierarchie | ||
| Landesverband | Auswahl eines Landesverbandes (oder mehrerer). | Erfordert Auswahl von „In Gruppierung suchen“ und/oder „Unterhalb Grupp. suchen“. Sobald hier eine Auswahl erfolgt, wird automatisch „In Gruppierung suchen“ angehakt. |
| Bezirk/Stamm | Auswahl eines Bezirkes (oder mehrerer). Wenn es im gewählten Landesverband keine Bezirke gibt, Auswahl eines Stammes bzw. einer Aufbaugruppe. | Die Liste enthält die untergeordneten Gruppierungen des einen ausgewählten Landesverbandes. Erfordert die Auswahl von „In Gruppierung suchen“ und/oder „Unterhalb Grupp. suchen“. |
| Stamm | Auswahl eines Stammes bzw. einer Aufbaugruppe (oder mehrerer), sofern es im gewählten Landesverband die Bezirksebene gibt. | Sofern vorhanden enthält die Liste die Stämme und Aufbaugruppen des einen ausgewählten Bezirkes. Erfordert Auswahl von „In Gruppierung suchen“ und/oder „Unterhalb Grupp. suchen“. |
| In Gruppierung suchen | Ob in einer Gruppierung gesucht werden soll. | Nur relevant für die Auswahl in Ebene 1.-x., keine Anwendung, wenn hier nichts ausgewählt wurde. Im Standard ausgewählt. |
| Unterhalb Grupp. suchen | Ob unterhalb einer Gruppierung gesucht werden soll. | Nur relevant für die Auswahl in Ebene 1.-x., keine Anwendung, wenn hier nichts ausgewählt wurde (s.o.). Im Standard nicht ausgewählt. |
Suchergebnisliste
Suche ausführen
Nachdem die gewünschten Suchkriterien eingefügt wurden, muss danach auf Suche geklickt werden, Es öffnet sich danach eine Liste mit den Mitgliedern, auf die ein oder mehrere Suchkriterien zutreffen. Durch Anklicken einer Zeile oder Häkchen setzen wählt ihr ein Mitglied aus der Liste aus. Über das Kontextmenü per rechtem Mausklick oder die Schaltflächen im Kopf der Mitgliederliste könnt ihr dann dessen Daten anzeigen lassen. Nähere Informationen findet ihr auch unter Mitgliederdaten einsehen und bearbeiten.
Im Eingabefeld Tätigkeiten findet ihr alle Tätigkeiten, die in der Mitgliederverwaltung geführt werden. Dies hat den Sinn, dass es in eurem Stamm Mitglieder geben kann, die auf der Ebene des Landesverbandes oder des Bundes eine Tätigkeit, zB. Bundesvorsitz, zugeteilt werden kann. So könnt ihr auch nach Tätigkeiten auf Bundesebene, die eventuell auf Stammesmitglieder zutreffen, suchen. In dem Eingabefeld Tätigkeiten könnt ihr auch parallel nach mehreren Tätigkeiten suchen. Dazu müsst ihr mit der rechten Maustaste in der geöffneten Tätigkeitsliste jeweils die zu suchenden Tätigkeiten nacheinander anklicken. Die Tätigkeiten werden dann grau hinterlegt.
Das Eingabefeld Bereiche hat die gleiche Anwendungsstruktur, wie das Eingabefeld Tätigkeiten.
Habt ihr alle Tätigkeiten oder Bereiche ausgewählt, klickt ihr mit der rechten Maustaste neben das Suchfeld. Somit kommt ihr auch der Tätigkeits- oder Bereichsliste raus.
Alle weiteren Suchbereiche sind für die LandesmitgliederverwalterInnen von Bedeutung.
Suche speichern
Es kann, wenn die Suche häufiger angewendet werden soll, diese als Vorlage gespeichert werden. Beim Speichern der Suchanfrage als Vorlage wird abgefragt, ob diese privat (nur für die Person zu sehen, die die Suchanfrage gespeichert hat) oder für die Gruppierung (alle die lesenden Zugriff auf die Mitgliederverwaltung in der jeweiligen Gruppierung) genutzt werden soll.
Mailprogramm
Im Bereich Mailprogramm könnt ihr, wenn ihr die betreffenden Mitglieder angeklickt habt, E-Mails an die Personen schicken. Dazu öffnet sich ein Eingabefeld in dem ihr bestimmen könnt, ob die E-Mailadresse Empfänger der E-Mail sein oder eine Kopie erhalten soll. Es öffnet sich das jeweilige E-Mailprogramm, dass ihr anwendet (Outlook etc.).
Export
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Daten nach der Suchanfrage zu exportieren. Dafür wird auf das freie Eingabefeld vor dem Bereich Export geklickt.
Hier erscheinen jetzt mehrer Möglichkeiten des Exports. So können Adresslisten für einen Versand, ene Geburtstagsliste oder eine Telefon und E-Mailliste erstellt werden. Habt ihr ausgesucht, welche Exportliste ihr haben wollt, klickt ihr danach auf Export. Die Daten werden in Excel exportiert.
Auch die exportierten Daten unterliegen dem Datenschutz und dürfen nur zu Vereinszwecken genutzt werden!
Nach dem exportieren könnt ihr die Daten z.B. für einen Serienbrief verwenden.
.