Dublettenprüfung
Beim Anlegen und beim Speichern eines Mitglieds führt das System eine Dublettenprüfung durch und verhindert so, dass eine Person mehrmals in der Mitgliederverwaltung geführt wird.
Hintergrund dieser Maßnahme ist, dass sowohl gleichzeitige Mitgliedschaften in verschiedenen Untergliederungen als auch eine zeitlich unterbrochene Mitgliedschaft in der selben Untergliederung jeweils in Form von mehreren Tätigkeitszuordnungen zum selben Personendatensatz abgebildet werden. Für jede Art der Mitgliedschaft und jeden Zeitraum der Mitgliedschaft wird dabei eine eigene Tätigkeitszuordnung angelegt! (Bsp Person X ist ordentliches Mitglied in Stamm A und Zweitmitglied in Stamm B oder auch Person Y war vom 15.3.2001 bis 31.12.2008 ordentliches Mitglied im Stamm A und ist wieder seit dem 27.8.2014 ordentliches Mitglied im Stamm A)
Aufnahmeordnung beachten
Unbedingt zu beachten ist, dass auch jeder Neueintritt eine Eintritt im Sinne der Aufnahmeordnung ist. Das heißt, dass auch wenn eine Person früher einmal Mitglied im BdP war, diese den kompletten Aufnahmeprozess gemäß Aufnahmeordnung durchlaufen muss. Ein Austritt kann grundsätzlich nicht "rückgängig" gemacht werden!
Wird versucht, ein Mitglied anzulegen oder zu speichern, das bereits in der Mitgliederverwaltung vorhanden ist, so erscheint folgende Fehlermeldung:
In diesem Fall ist folgende Vorgehensweise anzuwenden:
Ebene Stamm
- Der Aufnahmeantrag wird gemäß Aufnahmeordnung an den Landesverband weitergeleitet. Bei Volljährigen ist der Aufnahmeantrag gemäß Aufnahmeordnung vom Mitglied und vom Stamm zu begründen. (Ausnahme Doppelmitgliedschaft - hier besteht ja bereits eine Mitgliedschaft im BdP e.V.)
- Paralel dazu erfolgt eine Information per E-Mail an den/die Landesmitgliederverwalter/in, dass ein solcher Antrag unterwegs ist.
Ebene Landesverband
- Der Landesverband prüft den Aufnahmeantrag gemäß Aufnahmeordnung
- Über das Modul Suche wird nach dem betroffenen Mitglied gesucht
- Fall 1: Mitglied ist derzeit Mitglied in einem anderen Stamm: Klärung, ob Doppelmitgliedschaft oder Stammeswechsel gewünscht und entsprechendes Vorgehen
- Fall 2: Mitglied ist als INAKTIV in der Datenbank geführt und ist volljährig (Ü18): Weiterleitung des Aufnahmeantrags (incl. Stellungnahme Landesvorstand) in Papierform oder als Scan ans Bundesamt mit Hinweis, dass es sich um eine Wiederaufnahme handelt
- Fall 3: Mitglied ist als INAKTIV in der Datenbank geführt und ist nicht volljährig (U18): Weiterleitung des Aufnahmeantrags in Papierform oder als Scan ans Bundesamt mit Hinweis, dass es sich um eine Wiederaufnahme handelt
- Fall 4: Mitglied kann in der Datenbank nicht gefunden werden: Vorgehen analog Fall 2 und 3
- Nach erfolgter Reaktivierung durch das Bundesamt: Prüfung der Mitgliedstätigkeit und der zugeordneten Beitragsart in den Basisdaten des Mitglieds
- Druck Mitgliedsausweis
Bundesamt
- Das Bundesamt prüft den Aufnahmeantrag gemäß Aufnahmeordnung (bei Volljährigen Zustimmung Bundesvorstand)
- Über das Modul Suche wird nach dem betroffenen Mitglied gesucht
- Das Mitglied wird über das Kontextmenü und die Funktion "Mitglied aktivieren" reaktiviert
- Die Stammeszuordnung wird geprüft
- Fall 1: Mitglied ist bereits dem neuen Stamm zugeordnet: Direkt weiter mit Schritt 5
- Fall 2: Mitglied ist einem anderen Stamm zugeordnet: Stammeswechsel durchführen (hierzu muss zunächst der neue Stamm in der Gruppierungsverwaltung aufgerufen werden)
- Mitgliedstätigkeit anlegen: Dem Mitglied muss eine neue Mitgliedstätigkeit angelegt werden (in der Regel vom Typ "ordentliche Mitgliedschaft"), das Startdatum der Tätigkeit entspricht dem Datum des neuen Aufnahmeantrags
- Rückmeldung an Landesverband, dass Mitglied reaktiviert wurde