Teilnahmebedingungen

1) Inhaltliche Anforderungen

Alle eure Sipplinge müssen zu Fahrtenbeginn in der Sippenstufe/Jungpfadfinder*innenstufe, sprich mindestens ca. 11-12 Jahre alt sein.
Eine Person in jeder Fahrtengruppe muss 16 Jahre oder älter sein.

Wir erwarten, dass jede teilnehmende Fahrtengruppe bis zum Beginn der Bundesfahrt mindestens eine eigenständige (Wochenend-)Fahrt mit Kohte unternommen haben – besser mehr!

Jede Fahrtengruppe soll zur Vorbereitung und Durchführung einer eigenständigen, selbstverantwortlichen Sippenfahrt in der Lage sein. Die Fahrtenleitung und das Orga-Team der Bundesfahrt bieten euch zusammen mit euren Mentor*innen Hilfestellungen bei der Vorbereitung an! Wir sind für euch da. Sollte eine Fahrtengruppe allerdings nicht zufriedenstellend an der vorbereitenden Zusammenarbeit mit ihrer/ihrem Mentor*in beteiligen, behält sich die Bundesfahrtenleitung vor, die Fahrtengruppe von der Teilnahme an der Bundesfahrt auszuschließen.

Es muss unbedingt eine Person pro Fahrtengruppe (im besten Fall die Gruppenleitung/Sippenführung) am gemeinsamen Vorbereitungstreffen (voraussichtlich vom 12.-14.05.2023) teilnehmen.

Ihr sollt eure Fahrt frei und eigenverantwortlich bis zum 15. Juli 2023 planen, bedenkt bitte, dass eine Teilnahme am gemeinsame Bundesfahrtenlager vom 31. Juli bis 04. Aug. 2023 fest eingeplant werden muss.
Wann, wohin und wie ihr innerhalb der Fahrtenregion auf Fahrt geht, steht euch frei. Allerdings erwarten wir, dass ihr mindestens 7 Tage auf Fahrt seid, wünschenswert sind sogar eher 10 Tage (plus An-/Abreise und Lager).

Es wird ein Schutzkonzept geben, welches im Rahmen der Teilnahmebedingungen anerkannt werden muss. Daraus gehen auch einzelne Verpflichtungen hervor (wie z.B. das Vorlegen eines erweiterten Führungszeugnisses (eFZ) durch alle volljährigen Personen), die erfüllt werden müssen, um an der Bundesfahrt teilzunehmen. Mehr Infos dazu erhaltet ihr rechtzeitig, ebenso wie das Schutzkonzept.

Die Aufsichtspflicht liegt während der gesamten Bundesfahrt bei der Sippenführung bzw. der Stammesführung – also bei euch!

2) Kosten

a) Bundesfahrtenbeitrag

Die Preissteigerung der vergangenen Monate, macht auch vor der Bundesfahrt leider nicht halt. Hinzukommt, dass die Preise in Schweden z.T. höher sind, als wir dies von hiesigen Märkten kennen. So kommen wir leider nicht umhin, den Beitrag gegenüber vorangegangenen Bundesfahrten deutlich anzuheben.

Der Bundesfahrtenbeitrag beträgt voraussichtlich 150€ p.P.. Wir sind noch in den letzten Zügen der Kalkulation, sodass wir euch den finalen Fahrtenbeitrag erst zu Beginn der Anmeldephase nennen können. Darin ist enthalten:

• das Vorbereitungstreffen aller Sippenführungen im Mai 2023 inklusive Unterkunft und Verpflegung für 1 Person pro Fahrtengruppe
• die Vorbereitung durch das Orga-Team der Bundesfahrt inkl., Informations- und Vorbereitungsmaterial für jede Fahrtengruppe zur Planung der Fahrt
• die Unterstützung des Teams vor der Fahrt und vor Ort während des gesamten Fahrtenzeitraums (21. Jul. bis 14. Aug. 2023), auch bei und besonders bei Notfällen
• das gemeinsame Bundesfahrtenlager inklusive Verpflegung und Programm vom 31. Jul. – 04. Aug. 2023
• voraussichtlich ein Liederbuch und ein Fahrtenheft

Folgende Kosten sind nicht im Beitrag enthalten, die müsst Ihr für euch noch zusätzlich einplanen:

• die Fahrtkosten zum Vorbereitungstreffen der Sippenführungen, das voraussichtlich in Immenhausen stattfinden wird (wir versuchen, einen Fahrtkostenzuschuss zu ermöglichen, s. Punkt 2b))
• eure selbst organisierte An- und Abreise ins Fahrtengebiet und eventuelle Bus- und Bahnfahrten im Land
• eure Verpflegung während der Fahrt
• evtl. Eintrittsgelder oder andere Aktivitäten während der Fahrt (z.B. Miete von Kanus, Schwimmbad, private Zeltplätze etc.) und Wanderkarten

Solltest du oder einer deiner (Mit-)Sipplinge den Beitrag für die Bundesfahrt nicht aufbringen können, nimm bitte Kontakt zu uns auf. Gemeinsam können wir dann nach Lösungen suchen und euch beraten, auf welchem Wege ihr eure Fahrtenkasse füllen könnt und welche Unterstützungsmöglichkeiten es gibt. Aus finanziellen Gründen soll keine*r zuhause bleiben müssen! Ihr erreicht uns jederzeit unter bundesfahrt@pfadfinden.de.

b) Fahrtkostenzuschuss für das Vorbereitungstreffen der Sippenführungen

Gerne würden wir euch einen Fahrtkostenzuschuss für die Anreise zum VBT zusichern, zum aktuellen Zeitpunkt können wir diesbezüglich jedoch noch nichts versprechen. Wir empfehlen euch deshalb, die entsprechenden Kosten für die Anreise in eure Kalkulation mit aufzunehmen und sie auf die Mitglieder und Teilnehmer*innen eurer Fahrtengruppe „umzulegen“ oder aus der Stammeskasse zu bezahlen.

c) Zahlungsverfahren und -termine

Aktuell sind wir noch dabei, die technischen Einzelheiten zu prüfen, das Ziel ist jedoch die Einrichtung eines Lastschriftverfahrens. Sollte dies aus irgendeinem Grund nicht möglich sein, wird die Zahlung des Beitrages durch Überweisung an uns getätigt.

Die Belastung/Überweisung erfolgt gruppen- bzw. stammesweise über euer Stammeskonto (oder ein anderes uns genanntes Konto). Einzelüberweisungen/-einzüge der TN-Beiträge (etwa durch/von den Eltern) werden wir nicht vornehmen. Entsprechend liegt es in eurer Verantwortung die Beiträge eurer Teilnehmer*innen rechtzeitig einzusammeln und für ausreichende Kontodeckung zum Fälligkeitsdatum zu sorgen.

Finale Informationen darüber, wie ihr den Fahrtenbeitrag entrichtet, erhaltet ihr mit der Bestätigung eurer Teilnahme. Dann werden wir euch auch das genaue Fälligkeitsdatum mitteilen, dieses wird zwischen dem 01. April 2023 und dem 15. Mai 2023 liegen.

3) Storno-Regelung und Ausschlusskriterien

a) Storno-Regelung

Bei Rücktritt von der Bundesfahrt gelten folgende Storno-Regeln: bei Rücktritt bis 30. Apr. 2023 fallen keine Storno-Kosten an, bei Rücktritt bis 31. Mai 2023 erstatten wir 70% des bereits gezahlten Beitrags, bei einem Rücktritt nach dem 31. Mai 2023 kann keine Erstattung mehr erfolgen.
Genaue Infos zum Vorgehen bei Stornierungen erhaltet ihr rechtzeitig.

b) Ummeldung

Euch ist jemand abgesprungen, aber gleichzeitig hat jemand Neues Interesse an dem Platz? Kein Problem, ein Austausch von angemeldeten Teilnehmenden 1:1 ist (Stand jetzt) unbefristet möglich. Ab einem gewissen Zeitpunkt können jedoch keine Änderungen bei Essgewohnheiten u.Ä. mehr berücksichtigt werden. Wie lange ihr was ummelden könnt, erfahrt ihr zu Beginn der verbindlichen Anmeldung. Ihr könnt die Ummeldungen ganz unkompliziert im Anmeldesystem durchführen.

c) Vorzeitige Rückreise

Solltet ihr wegen Krankheit vorzeitig abreisen müssen, wird die Rückreise über die Reiserückholversicherung abgewickelt. Das Team der Bundesfahrt, insbesondere das Notfallteam hilft euch gerne vor Ort weiter oder organisiert mit euch die Rückfahrt, ist aber ausdrücklich nicht dazu verpflichtet euch nach Hause zu bringen oder zu begleiten. Kosten, die nicht durch die Versicherung abgedeckt sind, müssen dabei von den Teilnehmenden getragen werde.

d) Ausschluss von der Bundesfahrt

Wir erwarten von allen teilnehmenden Fahrtengruppen, dass sie konstruktiv mit den Mentor*innen zusammenarbeiten und mit diesen Rücksprache über den Stand ihrer Fahrtenplanung halten. Sollten wir den Eindruck gewinnen, eine Gruppe verweigert sich dem Kontakt mit ihrem*r Mentor*in oder geht in ihrer Planung nicht auf Bedenken bzgl. der Sicherheit der Teilnehmer*innen oder dem Grundverständnis der Bundesfahrt ein, behalten wir uns vor, diese Gruppe im Vorfeld von der Fahrt auszuschließen. Dazu zählt auch die fristgemäße Beantwortung von inhaltlichen Abfragen durch das BuFa-Team.

Des Weiteren wird das BuFa-Team Fahrtengruppen die Unterstützung vor Ort entziehen, die offen den Werten der beteiligten Bünde – und der Pfadfinderbewegung – zuwiderhandeln und/oder durch Alkohol-/Drogenkonsum, Vandalismus etc. auffallen. In diesem Fall werden die Gruppen – nach Rücksprache mit den Eltern – auf eigene Kosten heimgeschickt.

Stand: 30.01.2023