| Warnung | ||
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Achtung: Das Ausführen der Verbandsabrechnung durch die Landesverbände ist ein optionaler Sonderprozess, der in eigener Verantwortung der Landesverbände durchgeführt wird. Diese Anleitung ist vor Durchführen der Verbandsabrechnung vollständig durchzulesen und exakt einzuhalten. Das Team Mitgliederverwaltung kann bei falsch ausgestellten Rechnungen nur sehr eingeschränkt unterstützen und inbseondere insbesondere erzeugte Rechnungen weder korrigieren noch zurückrufen. |
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Vorgehen
Vorbereitung
Zunächst ist Sicherzustellensicherzustellen, dass der abzurechnende Datenbestand konsistent und die abrechnungsrelevanten Datenbestände korrekt erfasst sind.
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- Überprüfung der Mitgliederliste auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Überprüfung, ob Mitglieder ohne beitragspflichtige Tätigkeit existieren: Mitglieder ohne beitragspfl. Tätigkeit (PDF)
- Überprüfung, ob Mitglieder mit einer Beitragsart in einer fremden Gruppierung existieren (Report Mitglieder mit Beitragsart einer fremden Gruppierung)
- Überprüfung, ob Mitgliedern die richtige Beitragsart zugeordnet ist: Beitragsarten der Mitglieder (PDF)
- Überprüfung der Unbearbeiteten unbearbeiteten Aufnahmeanträge: Unbearbeitete Aufnahmeanträge (Mitgliedsstatus Wartend) (PDF)
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| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
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| Gruppierungslimit | Hier besteht die Möglichkeit, den Rechnungslauf auf eine einzige Gruppierung zu beschränken. Bleibt leer, wenn alle Stämme abgerechnet werden sollen. | Soweit nicht auf eine einzige Gruppierung limitiert wird, gilt grundsätzlich folgendes: Abgerechnet werden grundsätzlich alle (aktiven) Gruppierungen unterhalb der Gruppierung, die den Rechnungslauf durchführt, und zwar unter der Bedingung, dass aktiven Mitgliedern dieser Gruppierungen Beitragsarten zugeordnet sind, für die die abrechnende Gruppierung Zahlungsempfänger ist. |
| Hierarchie einschliessen | Falls ein Gruppierungslimit gesetzt wurde, werden bei Ankreuzen dieser Checkbox auch die Gruppierungen unterhalb der gesetzten Gruppierung beim Rechnungslauf berücksichtigt. | Nur relevant, falls Gruppierungslimit auf einen Bezirk festgelegt wurde |
| Ausgetretene Mitglieder (gelöscht/inaktiv) abrechnen | Muss immer aktiviert sein, damit auch Mitglieder abgerechnet werden, die im Abrechnungszeitraum beitragspflichtig aber mittlerweile ausgetreten sind. | |
| Rechnungsdatum | Das Datum des Rechnungslaufs bzw. ein frei gewähltes (sinnvolles) Datum, das auf allen Rechnungen dieses Rechnungslaufs als Rechnungsdatum erscheint. | In der Regel das aktuelle Datum, der Rechnungslauf kann jedoch auch vor- oder nachdatiert werden. |
| Bezugsdatum | In der Regel das aktuelle Datum Über das Bezugsdatum wird festgelegt, für welche Periode der Rechnungslauf durchgeführt wird. Es muss also zwingend in der abzurechnenden Periode liegen. Außerdem definiert es den Stichtag für die Abrechnung, d.h. Prüfungen auf Beitragspflicht laufen für die aktuelle Abrechnungsperiode gegen dieses Datum. | Über die Berücksichtigung von Vorperioden (s.u.) kann es jedoch durchaus dazu kommen, dass nicht nur die im Bezugsdatum definierte Abrechnungsperiode berücksichtigt wird, sondern auch Vorperioden. |
| Einzugsdatum | Das vorgesehene Einzugsdatum wird bei Gruppierungen mit Zahlungsart "Lastschrift" als SEPA-Einzugsdatum verwendet, bei Zahlungsart "Rechnung" wird dieses Datum als Zahlungsziel angedruckt. | Grundsätzlich vor allem sinnvoll für die Nutzung der Rechnung als SEPA-Vorankündigung (pre-notification) der Abbuchung. Ist jedoch für die Abbuchung selbst nicht zwingend, das Einzugsdatum kann alternativ bzw. abweichend beim Erstellen der Lastsschriften Lastschriften definiert werden. Dieses Datum sollte unter Berücksichtigung der rechtlichen Fristen und organisatorischen Abwicklung der Lastschriften gesetzt werden. Es wird ignoriert bzw. für die Erstellung einer SEPA-Lastschriftdatei automatisch geändert, falls z.B. mit dem Datum Vorlauffristen verletzt werden (dies geschieht regelmäßig, wenn die Lastschriftdatei zu spät erstellt wird oder das Einzugsdatum nicht weit genug in der Zukunft liegt). Sofern das Datum technisch nicht möglich ist, führt dies dazu, dass das auf der Rechnung angegebene Datum nicht mehr mit dem tatsächlichen Einzugsdatum übereinstimmt. |
| gestartet am | Startdatum für diesen Rechnungslauf (wann führt das System den Rechnungslauf durch) | Bleibt in der Regel leer, der Rechnungslauf startet dann sofort - der . Der Start kann jedoch auch für ein Datum in der Zulunft Zukunft festgelegt werden. |
Je nach Datenmenge kann der Rechnungslauf einen längeren Zeitraum benötigen. Er findet im Hintergrund statt (Status "PROCESSING"). Der Benutzer kann das System weiter benutzen oder sich auch ausloggen, der Rechnungslauf wird unabhängig davon ausgeführt und beendet.
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Die Spalte Status gibt dabei den aktuellen Verarbeitungszustand res des Rechnungslaufs an:
- PROCESSING: Rechnungslauf findet im Moment statt (Hintergrundprozess, kann bei großen Datenmengen länger dauern)
- PROCESSED: Rechnungslauf ohne Fehler durchgeführt (es können jedoch Positionen mit Warnungen vorhanden sein; s.u.).
- PROCESSED_WITH_ERRORS: Rechnungslauf mit Fehlern durchgeführt, d.h. mindestens bei einer Position im Rechnungslauf gab es einen Fehler (s.u.).
Sobald der Rechnungslauf abgeschlossen (PROCESSED) ist, können die einzelnen Positionen über die Funktion Anzeigen und im anschließenden Dialogfeld im Reiter Postionen Positionen angezeigt werden:
Tatsächlich handelt es sich um alle Positionen des Rechnungslaufs, nicht etwa nur um Rechnungen. Nur Positionen im Status PROCESSED sind auch mit einer Rechnung verbunden.
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Zu allen Positionen im Status PROCESSED wurde im Reiter Ausgangsrechnungen eine Rechnung angelegt:
Um nur die Rechnungen des aktuellen Rechnungslaufs anzuzeigen, empfiehlt es sich, auf diesen Rechnungslauf zu filtern und zusätzlich alle Rechnungen auf einer Seite anzuzeigen:
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| Hinweis | ||
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Alle Rechnungen müssen zwingend freigegeben werden, bevor die Rechnung an die Stämme verschickt werden darf! |
Die so freigebenen freigegebenen Rechnungen können nun per E-Mail oder Post an die Stämme verschickt werden.
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