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Der Systembenutzer ist für die Beachtung der vorgeschriebenen Fristen zur Einreichung von einmaligen und wiederkehrenden Lastschriften und insbesondere der Vorankündigungsfristen verantwortlich und dies sollte - insbesondere soweit Rechnungen zur Vorankündigung verwendet werden sollen - durch einen definierten Prozess bei der Erstellung und Freigabe von Rechnungen sowie der Erzeugung und Einreichung der Lastschriftdateien sichergestellt werden.
Für eine korrekte Vorankündigung über die Rechnungen ist es zwingend, neben dem Betrag auch das Einzugsdatum anzugeben. Es besteht jedoch technisch keine Möglichkeit, ein dynamisch ermitteltes individuelles Fälligkeitsdatum der Abbuchung (Einzugsdatum) auf der Rechnung zu ermitteln und anzudrucken, da dieses Datum erst später bei Erstellung der Lastschriften "entsteht" und technische Kriterien (z.B. Vorlaufdatum für die Einreichung bei der Bank) zu berücksichtigen sind, die davon abhängen, wann die Lastschrift überhaupt erstellt wird.
Möglich ist es jedoch, schon bei der Erstellung von Rechnungen (Mitgliedsabrechnung und Verbandsabrechnung) statisch ein voraussichtliches Einzugsdatum anzugeben (Feld "Einzugsdatum"), das dann auf der Rechnung als Einzugsdatum angedruckt würde. Dann muss natürlich zwingend auch sichergestellt werden, dass tatsächlich an diesem Datum abgebucht werden kann. Das Einzugsdatum muss also so definiert werden, dass es hinreichend weit in der Zukunft liegt, um ausgehend vom geplanten Datum der Erstellung der Lastschriften alle Fristen, v.a. Vorankündigungsfrist sowie Vorlauffristen für die Einreichung, abzudecken.
Das hier beschriebene Vorgehen kann nicht abbilden, dass die gesetzlichen oder individuell vereinbarten Vorankündigungsfristen und Vorlauffristen für Erst- und Folgelastsschriften unterschiedlich sind - bei Definition des Einzugsdatums sollte also immer von der längsten anwendbaren Frist ausgegangen werden.