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Lastschriftdatei erzeugen
Bevor die Lastschriftdatei erzeugt werden kann, müssen zunächst die betroffenen Mitglieder bzw. Gruppierungen abgerechnet sein. Siehe Mitglied abrechnen bzw. für die Landesverbände Unterjährige Verbandsabrechnung erstellen.
Erst danach können die Lastschriften Lastschriften werden über den Button "Lastschriften erzeugen" im Tab "Lastschriften" in der im Modul Gruppierungsverwaltung erzeugt werden.
Lastschriften werden immer für alle offenen Rechnungen erzeugt, die freigegeben sind. Für offene Zahlungen werden in einem Lastschriftlauf alle Lastschriten erzeugt, es gibt keine Möglichkeit, selektiv nur für bestimmte Rechnungen (z.B. für bestimmte Mitglieder) Lastschriften zu erstellen. Das Ergebnis ist eine Sammellastschrift als Träger für die erzeugten Lastschriften.
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- Ermittlung des Ausgangspunkts als frühestes Datum des Einzugs:
- Falls nicht anderes definiert, Rechnungsdatum (kann je Lastschrift-Position unterschiedlich sein, wenn Lastschriften für unterschiedliche Rechnungen/Rechnungsläufe mit unterschiedlichem Datum erstellt werden).
- Falls bei Rechnung definiert, stattdessen Einzugsdatum (kann je Lastschrift-Position unterschiedlich sein, wenn Lastschriften für Rechnungen/Rechnungsläufe mit unterschiedlichem Datum erstellt werden und dieses Datum dort jeweils unterschiedlich gesetzt wurde). Siehe Verbandsabrechnung und Mitgliedsabrechnung.
- Falls bei Erzeugung Lastschriften definiert, abweichendes Valuta-Datum (einheitliche für alle Positionen - überschreibt pauschal Rechnungsdatum und/oder Einzugsdatum)
- Falls nicht anderes definiert, Rechnungsdatum (kann je Lastschrift-Position unterschiedlich sein, wenn Lastschriften für unterschiedliche Rechnungen/Rechnungsläufe mit unterschiedlichem Datum erstellt werden).
- Dazu kommen jeweils die Offset-Tage, die vom Benutzer definiert worden sind (sollte das Ausgangsdatum einer Position in der Vergangenheit liegen, wird der Offset ab dem aktuellen Datum berechnet).
- Generell wird als Nebenbedingung geprüft, dass für erstmalige Lastschriften 5 Tage technische Vorlauffrist für die Einreichung bei der Bank ab heute (dem Datum der Lastsschrifterstellung) gewahrt sind und für Folgelastschriften 1 Tag ab heute. Soweit diese Bedingung durch die oben ermittelten bzw. definierten Einzugsdaten verletzt würden, werden die tatsächlichen Einzugsdaten entsprechend in die Zukunft verschoben.
Im Prinzip können unterschiedliche Konstellationen parallel abgebildet werden, d.h. es wird für einige Rechnungen das Rechnungsdaten als Ausgangspunkt verwendet, für andere das Einzugsdatum. Ein definierter Offset würde auf jedes dieser Daten angewendet. Im Ergebnis könnte die Lastschriftdatei Positionen mit völlig unterschiedlichen Einzugsdaten enthalten. MIt Setzen eines abweichenden Valuta-Datums würde der Ausgangspunkt für das Einzugsdatum allerdings einheitlich für alle Positionen angewendet, so dass ein gesetztes Einzugsdatum bei der Rechnung (bzw. unterschiedliche Rechnungsdaten) überschrieben würde!
| Hinweis |
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| In der Regel dürfte es am einfachsten und sinnvollsten sein, bei Rechnungen immer schon ein Einzugsdatum zu definieren und beim Erstellen der Lastschriften keinen Offset oder abweichendes Valuta-Datum zu setzen. Dies gilt insbesondere, wenn die Rechnungen als Vorankündigung der SEPA-Abbuchung verwendet werden sollen. Natürlich muss dann vorab darauf geachtet werden, dass das bei der Rechnung definierte Einzugsdatum auch sinnvoll und möglich ist und die Lastschriften müssen rechtzeitig erstellt und der Bank übermittelt werden. |
Fristen / Vorabankündigung (Pre-Notification)
Der Systembenutzer ist für die Beachtung der vorgeschriebenen Fristen zur Einreichung von einmaligen und wiederkehrenden Lastschriften und insbesondere der Vorankündigungsfristen verantwortlich und dies sollte - insbesondere soweit Rechnungen zur Vorankündigung verwendet werden sollen - durch einen definierten Prozess bei der Erstellung und Freigabe von Rechnungen sowie der Erzeugung und Einreichung der Lastschriftdateien sichergestellt werden.Details zum Thema Pre-Norification finden sich z.B. hier: http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=158357
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Für eine korrekte Vorankündigung über die Rechnungen ist es zwingend, neben dem Betrag auch das Einzugsdatum anzugeben. Es besteht jedoch technisch keine Möglichkeit, ein dynamisch ermitteltes individuelles Fälligkeitsdatum der Abbuchung (Einzugsdatum) auf der Rechnung zu ermitteln und anzudrucken, da dieses Datum erst später bei Erstellung der Lastschriften "entsteht" und technische Kriterien (z.B. Vorlaufdatum für die Einreichung bei der Bank) zu berücksichtigen sind, die davon abhängen, wann die Lastschrift überhaupt erstellt wird.
Möglich ist es jedoch, schon bei der Erstellung von Rechnungen (Mitgliedsabrechnung und Verbandsabrechnung) statisch ein voraussichtliches Einzugsdatum anzugeben (Feld "Einzugsdatum"), das dann auf der Rechnung als Einzugsdatum angedruckt würde. Dann muss natürlich zwingend auch sichergestellt werden, dass tatsächlich an diesem Datum abgebucht werden kann. Das Einzugsdatum muss also so definiert werden, dass es hinreichend weit in der Zukunft liegt, um ausgehend vom geplanten Datum der Erstellung der Lastschriften alle Fristen, v.a. Vorankündigungsfrist sowie Vorlauffristen für die Einreichung, abzudecken.
Das hier beschriebene Vorgehen kann nicht abbilden, dass die gesetzlichen oder individuell vereinbarten Vorankündigungsfristen und Vorlauffristen für Erst- und Folgelastsschriften unterschiedlich sind - bei Definition des Einzugsdatums sollte also immer von der längsten anwendbaren Frist ausgegangen werden.
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