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Bevor ihr beitragssäumige Mitglieder streicht, solltet ihr unbedingt rechtzeitig mit ihnen Kontakt aufnehmen und über die weitere Mitgliedschaft im BdP sprechen. Die Gründe, warum keine Zahlung auf dem Stammeskonto eingegangen ist, können sehr unterschiedlich sein. An der Tatsache, dass das ehemalige Mitglied dem BdP noch den Beitrag für das letzte Mitgliedsjahr schuldet, ändert die Beendigung der Mitgliedschaft natürlich nichts. |
Mitgliedschaft beenden
In der Regel behalten wir die Daten eines Mitgliedes beim Beenden der Mitgliedschaft in der Datenbank. Auf diese Weise kann auch für zurückliegende Jahre nachvollzogen werden, wer in einer Gruppierung Mitglied war oder bestimmte Aufgaben wahrgenommen hat. Auch eine Kontaktaufnahme mit ehemaligen Mitgliedern ist dadurch möglich. Auf ausdrücklichen Wunsch können aber nach der Begleichung aller offenen Forderungen die Kontaktdaten gelöscht werden.
Bei der Beendigung mit Datenweiterverwendung werden Bei der Beendigung der Mitgliedschaft werden lediglich alle aktiven Tätigkeiten beendet, ein Austrittsdatum gesetzt und der Status in „Inaktiv“ geändert. Inaktive Mitglieder werden bei der Beitragsabrechnung mit erfasst. Das letzte Beitragsjahr kann also noch in Rechnung gestellt werden, sofern nicht bereits geschehen. Zudem ist bei fälschlicher Beendigung oder späterem Wiedereintritt in den BdP eine Reaktivierung dieser Personen möglich.
Nimmt das Mitglied die mit dem Aufnahmeantrag erteilte Zustimmung zur Datenverwendung für Vereinszwecke beim Austritt ausdrücklich zurück, kann auch eine Beendigung mit Datenlöschung und damit die vollständige Anonymisierung des Mitgliedsdatensatzes vorgenommen werden. Diese Möglichkeit besteht jedoch nicht, wenn das Mitglied ein zu archivierendes Amt ausgeübt hat!
Ist derzeit eine Übergabetätigkeit zugeordnet, ist noch gar keine Beendigung der Mitgliedschaft möglich.
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möglich.
Auf ausdrücklichen Wunsch des Mitgliedes und nach der Begleichung aller offenen Forderungen könnt ihr wie unten beschrieben auch dessen Kontaktdaten löschen.
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Das Beenden einer Mitgliedschaft und aller aktiven Tätigkeitszuordnungen ist nicht möglich, wenn das Mitglied derzeit eine sogenannte Übergabetätigkeit ausübt. Das sind Ämter, die in einer Gruppierung nie unbesetzt sein dürfen, beispielsweise Stammesführer/in, Landesvorsitzende/r oder Mitgliederverwalter/in. Ist dem Mitglied noch eine solche Tätigkeit zugeordnet, erscheint eine entsprechende Meldung. Dann muss die Übergabetätigkeit zunächst einem anderen Mitglied zugewiesen und bei der/dem Austrittskandidatin/en beendet werden. |
Statusänderung
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Nach dem Markieren der betreffenden Person in der Mitgliederliste öffnet ihr deren Mitgliedsdaten zum ‚Bearbeiten‘ und nehmt die oben beschriebenen Vorbereitungen für die vorliegende Art der Beendigung der Mitgliedschaft vor. In jedem Fall solltet ihr euch die Eintragungen im Feld „Bemerkungen“ des Reiters „Sonstiges“ anschauen.
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Eine Beendigung der Mitgliedschaft ohne Datenweiterverwendung führt zur Löschung des Mitglieds und kann nicht rückgängig gemacht werden!
Nachdem ihr die Mitgliedsdaten wieder geschlossen habt, ruft ihr die Funktion „Mitgliedschaft beenden“ über das Kontextmenü per rechtem Mausklick oder das Menü „Weitere Funktionen“ auf.
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Die Erläuterungen in der |
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nun erscheinenden Maske sollten eine Beendigung der Mitgliedschaft ankündigen, bei der alle Daten erhalten bleiben. Wenn das nicht der Fall ist, müsst ihr den Prozess unbedingt abbrechen und Kontakt mit dem Team Mitgliederverwaltung aufnehmen. Ein Beenden ohne Datenweiterverwendung führt zur Löschung des Mitglieds und kann nicht rückgängig gemacht werden! |
Das einzutragende Datum hängt von der Art der Beendigung der Mitgliedschaft ab:
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Soll der Mitgliedsdatensatz später doch noch komplett anonymisiert werden, dann geschieht dies nach der entsprechenden Prüfung über die Funktion „Mitglied löschen“ (siehe unten).
Löschen der Kontaktdaten
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Die Datenweiterwendung ermöglicht es uns auch, ehemalige BdP-Mitglieder zu kontaktieren, um sie beispielsweise zu Jubiläumsfeiern einzuladen. Auf ausdrücklichen Wunsch des ehemaligen Mitgliedes können aber die unten aufgeführten Kontaktdaten gelöscht werden. Bei verstorbenen Mitgliedern erfolgt dies auf jeden Fall (siehe oben).
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Sämtliche weiteren Mitgliedsdaten und Zuordnungen, z.B. Tätigkeiten, dürfen nicht verändert werden! |
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Mitglied löschen
In der Regel behalten wir die Daten eines ehemaligen Mitgliedes in der Datenbank. Auf diese Weise kann auch für zurückliegende Jahre nachvollzogen werden, wer in einer Gruppierung Mitglied war oder bestimmte Aufgaben wahrgenommen hat. Auch eine Kontaktaufnahme mit früheren Mitgliedern ist dadurch möglich.
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Hat das ehemalige Mitglied ausdrücklich gefordert, dass es nicht weiter in unserer Mitgliederverwaltung geführt wird, kann die Beendigung der Mitgliedschaft auch mit einer kompletten Anonymisierung des Datensatzes verknüpft werden. Sollen nach dem Austritt hingegen nur die Kontaktdaten entfernt werden, nehmt ihr eine Beendigung mit Datenweiterverwendung vor und löscht wie beschrieben nur die Kontaktdaten, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
Prüfen der Voraussetzungen
Bevor ihr als Mitgliederverwalter/in eine unwiderrufliche Beendigung der Mitgliedschaft mit Datenlöschung vornehmen könnt, müsst ihr unbedingt folgende Voraussetzungen prüfen:
Keine offenen Forderungen
Vergewissert euch bei eurer Stammesführung bzw. dem Landesvorstand, dass alle fälligen Mitglieds- und Lagerbeiträge eingefordert und bezahlt wurden, dass keine Materialien, Schlüssel, Unterlagen etc. mehr übergeben werden müssen und es keine anderen Gründe gibt, die Person zukünftig noch einmal zu kontaktieren.
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Für ein gelöschtes Mitglied können keine Beitragsrechnungen mehr erstellt werden! |
Kein zu archivierendes Amt
Bei bestimmten Ämtern müssen wir stets nachvollziehen können, wer diese in der Vergangenheit ausgeübt hat. Markiert daher die betreffende Person in der Mitgliederliste und prüft in deren zugeordneten Tätigkeiten, dass sie niemals eines der folgenden Ämter inne hatte:
- Bundesvorsitzende/r, Stv. Bundesvorsitzende/r, Bundesschatzmeister/in, Stv. Bundesschatzmeister/in
- Landesvorsitzende/r, Stv. Landesvorsitzende/r, Landesschatzmeister/in, Stv. Landesschatzmeister/in
- Stammesführer/in, Stv. Stammesführer/in, Stammesschatzmeister/in, Stv. Stammesschatzmeister/in
- Mitgliederverwalter/in Bund, Land, Stamm
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Sollte eine der Voraussetzungen (derzeit) nicht erfüllt sein, muss eine Beendigung mit Datenweiterverwendung vorgenommen werden! Bei Bedarf ist auch später ein vollständiges Löschen des Mitgliedes möglich. |
Beenden ohne Datenweiterverwendung
Öffnet nun die Mitgliedsdaten zum ‚Bearbeiten‘ und nehmt die oben beschriebenen Vorbereitungen für die vorliegende Art der Beendigung der Mitgliedschaft vor. In jedem Fall solltet ihr euch die Eintragungen im Feld „Bemerkungen“ des Reiters „Sonstiges“ noch einmal anschauen. Abschließend entfernt ihr im Reiter „Basisdaten“ das Häkchen bei „Datenweiterverwendung“.
Nachdem ihr die Mitgliedsdaten wieder geschlossen habt, ruft ihr die Funktion „Mitgliedschaft beenden“ über das Kontextmenü per rechtem Mausklick oder das Menü „Weitere Funktionen“ auf.
Anhand der Erläuterungen in der nun erscheinenden Maske könnt ihr noch einmal prüfen, ob eine Beendigung ohne Datenweiterverwendung erfolgt.
Das einzutragende Datum hängt von der Art der Beendigung der Mitgliedschaft ab:
| Art | Datum | Bemerkung | ||
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Austritt des Mitgliedes | angegebenes Austrittsdatum | |||
Ausschluss | Ausschlussdatum | Bearbeitung nur durch den/die Bundesmitgliederverwalter/in
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Tod | Sterbedatum | nur relevant, wenn noch zu Lebzeiten ein Widerspruch des Mitgliedes gegen die Datenweiterverwendung erfolgte | ||
Beitragsrückstand | 01.12.xxxx | Da das Mitglied dem Stamm noch einen Jahresbeitrag schuldet, sollte keine Beendigung mit Datenlöschung erfolgen! |
Theoretisch könnt ihr auch ein Austrittsdatum in der Zukunft angeben. Da die Anonymisierung trotzdem sofort erfolgen würde, solltet ihr Austritte mit Datenlöschung nur nach deren Wirksamwerden einpflegen. Ein Datum in der Vergangenheit kann höchstens 31 Tage zurückliegen. Ist die Mitgliedschaft bereits früher beendet worden, muss die Eintragung durch eine/n Systemadministrator/in vorgenommen werden.
Mit einem Klick auf ‚Bestätigen‘ werden alle aktiven Tätigkeitszuordnungen des Mitglieds automatisch zum Austrittsdatum beendet und der Mitgliedsdatensatz wird komplett anonymisiert. Anschließend ist die Person in der Datenbank nicht mehr auffindbar.
| Warnung |
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Eine Beendigung mit Datenlöschung kann nicht rückgängig gemacht werden! |
Wurde ein Datensatz anonymisiert, kann und muss das Mitglied später bei Bedarf erneut angelegt werden.
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Das Beenden einer Mitgliedschaft und aller aktiven Tätigkeitszuordnungen ist nicht möglich, wenn das Mitglied derzeit eine sogenannte Übergabetätigkeit ausübt. Das sind Ämter, die in einer Gruppierung nie unbesetzt sein dürfen, beispielsweise Stammesführer/in, Landesvorsitzende/r oder Mitgliederverwalter/in. Ist dem Mitglied noch eine solche Tätigkeit zugeordnet, erscheint eine entsprechende Meldung. Dann muss die Übergabetätigkeit zunächst einem anderen Mitglied zugewiesen und bei der/dem Austrittskandidatin/en beendet werden.
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Hat ein ehemaliges (inaktives) Mitglied ausdrücklich gefordert, dass es nicht weiter in unserer Mitgliederverwaltung geführt wird, kann der Datensatz aber vom System anonymisiert werden. Sollen hingegen Diese Möglichkeit besteht jedoch nicht, wenn das Mitglied ein zu archivierendes Amt ausgeübt hat! Sollen nur die nicht mehr benötigten Kontaktdaten entfernt werden, könnt ihr dies wie oben beschrieben tun.
Prüfen der Voraussetzungen
Bevor ihr als Mitgliederverwalter/in eine unwiderrufliche Löschung des Mitgliedes vornehmen könntdurch den/die Landes- bzw. Bundesmitgliederverwalter/in vorgenommen werden kann, müsst ihr unbedingt folgende Voraussetzungen prüfen. Entsprechende Hinweise findet ihr gegebenenfalls auch im Feld „Bemerkungen“ des Reiters „Sonstiges“ der Mitgliedsdaten.
Keine offenen Forderungen
Vergewissert euch bei eurer Stammesführung bzw. und dem Landesvorstand, dass alle fälligen Mitglieds- und Lagerbeiträge eingefordert und bezahlt wurden, dass keine Materialien, Schlüssel, Unterlagen etc. mehr übergeben werden müssen und es keine anderen Gründe gibt, die Person zukünftig noch einmal zu kontaktieren.
| Hinweis |
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Für ein gelöschtes Mitglied können keine Beitragsrechnungen mehr erstellt werden. |
Kein zu archivierendes Amt
Bei bestimmten Ämtern müssen wir stets nachvollziehen können, wer diese in der Vergangenheit ausgeübt hat. Prüft daher in den zugeordneten Tätigkeiten der Person, dass sie niemals eines der folgenden Ämter inne hatte:
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Inaktives Mitglied löschen
Nach Der/Die Landesmitgliederverwalter/in ruft nach dem Markieren der betreffenden Person in der Mitgliederliste ruft ihr über das Kontextmenü per rechtem Mausklick oder die Schaltfläche im Kopf der Mitgliederliste die Funktion „Löschen“ auf.
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