Neben den Basisdaten werden verschiedene Merkmale eines Mitglieds durch das Zuordnen von Tätigkeiten erfasst. Aus diesen Zuweisungen können sich Beitragspflichten oder auch Nutzungsrechte für die Mitgliederverwaltung ergeben. Mitgliedstätigkeiten dokumentieren den Zeitraum und die Art der Mitgliedschaft in einer Gruppierung. Funktionstätigkeiten beschreiben Aufgaben und Funktionen, die ein Mitglied in einer Gruppierung erfüllt.
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Mitgliedstätigkeiten
Die erste Mitgliedstätigkeit wird automatisch beim Anlegen eines neuen Mitglieds erzeugt. Hierbei wird in der Hauptgruppierung, in der das Mitglied angelegt wurde, für die gewählte Art der Mitgliedschaft ab dem Eintrittsdatum eine Mitgliedstätigkeit zugeordnet.
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Wenn ihr auch die Zugehörigkeit eurer Mitglieder zu den Kleingruppen (Meuten, Sippen, Runden, …) eures Stammes verwalten wollt, könnt ihr dies über zusätzliche gruppierungsspezifische Tätigkeiten tun. Hierfür haben wir euch eine eigene Anleitung zusammengestellt. |
Funktionstätigkeiten
Für jede dokumentationswürdige Aufgabe, die jemand im BdP übernimmt, z.B. ein Gruppenführungsamt oder die Mitarbeit in einem Kursteam, ordnen wir der Person eine Funktionstätigkeit in der entsprechenden Gruppierung zu und geben den Aktivitätszeitraum an. Diese Zuordnungen werden unter anderem für die gezielte Weitergabe von Informationen und verschiedene Auswertungen genutzt. Bestimmte Tätigkeiten sind auch mit Lese- beziehungsweise Bearbeitungsrechten in der Mitgliederverwaltung oder auf der Plattform meinBdP.de verbunden. Die Ausübung einiger besonders wichtiger Ämter führt dazu, dass der Personendatensatz auch über die Mitgliedschaft im BdP hinaus in jedem Fall erhalten bleiben muss.
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Weiter unten findet ihr eine schrittweise Anleitung zum Anlegen und Bearbeiten von Tätigkeitszuordnungen.
Tätigkeitszuordnungen
Liste der zugeordneten Tätigkeiten
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Über das Kontextmenü per rechtem Mausklick oder die Schaltflächen im Kopf der Liste könnt ihr die Details einer Tätigkeitszuordnung anzeigen lassen und als Mitgliederverwalter/*in auch bearbeiten beziehungsweise neue Zuordnungen anlegen.
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| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
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Gruppierung | Die Gruppierung, in der die Person die Mitglieds- bzw. Funktionstätigkeit ausübt | Soll eine Zweitmitgliedschaft oder Funktion in einem anderen Stamm im LV angelegt werden, muss dies durch den/*die Landesmitgliederverwalter/*in erfolgen, bei einem anderen Landesverband durch das Team Mitgliederverwaltung. Siehe Anleitung Mitgliedschaft und Tätigkeit in mehreren Stämmen. Dieses Feld kann beim späteren Bearbeiten der Zuordnung nicht mehr geändert werden. |
Tätigkeit | Die Art der Mitgliedschaft (oberer Teil der Auswahlliste) bzw. Funktionstätigkeit (siehe Übersicht) | Es können jene Tätigkeiten zugeordnet werden, die für die gewählte Gruppierung zur Verfügung stehen. Dieses Feld kann beim späteren Bearbeiten der Zuordnung nicht mehr geändert werden. |
Bereich | Gegebenenfalls der Bereich, in dem eine Funktionstätigkeit ausgeübt wird, z.B. Tätigkeit „Landesbeauftragte/*r“ im Bereich „Ausbildung“ | Je nach gewählter Funktionstätigkeit ist die Angabe eines Bereiches verpflichtend, optional oder nicht möglich. Dieses Feld kann beim späteren Bearbeiten der Zuordnung nicht mehr geändert werden. |
Beitragsart | Gegebenenfalls Zusatzbeitrag für eine Zweitmitgliedschaft | In der Regel bleibt dieses Feld leer. Die allgemeine Beitragspflicht in der Hauptgruppierung wird über das Feld „Beitragsart“ in den Basisdaten verwaltet. |
Rechtegruppe | Gegebenenfalls Rechtegruppe, die im Zusammenhang mit einer Funktionstätigkeit für diese Gruppierung zugewiesen wird | z.B. Mitglieder der Stammesführung oder Landesleitung erhalten hierüber Zugriff auf die MV-Daten siehe Anleitung Rechte vergeben |
Rechtegruppe – Baum | Gegebenenfalls Rechtegruppe, die im Zusammenhang mit einer Funktionstätigkeit für alle Gruppierungen unterhalb dieser Gruppierung zugewiesen wird | z.B. Mitglieder der Landesleitung erhalten hierüber Zugriff auf die MV-Daten der Stämme siehe Anleitung Rechte vergeben |
Aktiv von | Startdatum der Mitglieds- bzw. Funktionstätigkeit | Das Anlegen einer neuen Mitgliedstätigkeit führt in der Regel nicht zur Änderung des Eintrittsdatums des Mitglieds in den Basisdaten. Nähere Informationen findet ihr in der jeweiligen Verfahrensbeschreibung. |
Aktiv bis | Enddatum der Mitglieds- bzw. Funktionstätigkeit | Kann jederzeit gesetzt und geändert werden. Näheres erfahrt ihr im folgenden Kapitel. |
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Eine irrtümlich zugeordnete Tätigkeit kann innerhalb von zwei Tagen nach dem Anlegen wieder entfernt werden. Hierzu wählt ihr diese aus und klickt im Kontextmenü per rechtem Mausklick oder im Listenkopf auf ‚Löschen‘. Nach Ablauf der Frist müsste ein/*e Systemadministrator/*in tätig werden.
| Info |
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Generell ist es nicht möglich, eine Tätigkeitszuordnung für ein inaktives (ausgetretenes Mitglied) anzulegen oder zu bearbeiten. |
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Steht bei einer Funktionstätigkeit von vornherein fest, dass diese zu einem bestimmten Termin enden wird, kann das Enddatum auch direkt beim Anlegen eingetragen werden. So ist für einige Ämter festgelegt, dass die Amtszeit immer zu einem Jahreswechsel beginnt und endet. Oder die Mitarbeit in einem Lager-/Kursteam kann beispielsweise mit einem Ende zum 31.12. des Jahres vorbelegt werden. Damit müssen die betroffenen Funktionstätigkeiten später nicht noch einmal alle einzeln beendet werden. Wird eine/*r der Amtsträger/*innen wiedergewählt oder teamt jemand den gleichen Kurs im nächsten Jahr gleich noch einmal, so kann die Funktionstätigkeit einfach verlängert werden, indem ihr das Enddatum löscht beziehungsweise aktualisiert. Das ist natürlich nur möglich, wenn die Tätigkeit ohne Unterbrechung fortgesetzt wird.
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Ämter, die in einer Gruppierung nie unbesetzt sein dürfen, beispielsweise Stammesführer/*in, Landesvorsitzende/*r oder Mitgliederverwalter/*in (siehe Übersicht), werden Übergabetätigkeiten genannt. Diese können erst dann manuell oder automatisch beendet werden, wenn sie zuvor einem anderen Mitglied der Gruppierung zugewiesen wurden. Das Enddatum darf dabei nicht vor dem Startdatum der neuen Funktionstätigkeit liegen. In der Regel sind beide identisch und, sofern nichts anderes festgelegt ist, entsprechen sie dem Datum der Neuwahl.
| Hinweis | ||
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Für die Beendigung der Mitgliedschaft einer Person im BdP wurden ein eigener Prozess in der Mitgliederverwaltung eingerichtet und bestimmte Konventionen zum Zeitpunkt und Inhalt der Eintragung etc. vereinbart. Lest euch hierzu bitte unbedingt die zugehörige Anleitung durch. Wir können es technisch nicht verhindern, dass ihr betroffene Mitgliedstätigkeiten stattdessen rein manuell durch das Setzen eines Enddatums beendet. Dadurch werden aber andere Prozesse und Auswertungen gestört, beispielsweise die Beitragsrechnungsstellung und Mitgliederstatistik, und es entstehen Fehler in der Datenstruktur. |
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