...
| Hinweis |
|---|
Die Beendigung einer Mitgliedschaft kann der/die zuständige Mitgliederverwalter/in nur bis 31 Tage nach deren Wirksamwerden (Austrittsdatum) eintragen. Danach müsste ein/e Systemadministrator/in tätig werden. |
| Inhalt | ||
|---|---|---|
|
Arten der Beendigung
Austritt des Mitgliedes
...
| Warnung |
|---|
Bevor ihr Kontaktdaten entfernt, müsst ihr euch bei den zuständigen Stellen vergewissern, dass es keine offenen Forderungen aus alle fälligen Mitglieds- und Lagerbeiträgen o.ä. gegenüber dem ehemaligen Mitglied gibtLagerbeiträge eingefordert und bezahlt wurden, dass keine Materialien, Schlüssel, Unterlagen etc. mehr übergeben werden müssen und es keine anderen Gründe gibt, das ehemalige Mitglied zukünftig noch einmal zu kontaktieren. |
Sofern sie nicht mehr benötigt werden, können auf Wunsch folgende Basisdaten von ausgetretenen (inaktiven) Mitgliedern gelöscht werden:
...
Beendigung mit Datenlöschung – Komplette Anonymisierung
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
…
...
Hat das ehemalige Mitglied ausdrücklich gefordert, dass es nicht weiter in unserer Mitgliederverwaltung geführt wird, kann die Beendigung der Mitgliedschaft auch mit einer kompletten Anonymisierung des Datensatzes verknüpft werden. Sollen nach dem Austritt hingegen nur die Kontaktdaten entfernt werden, nehmt ihr eine Beendigung mit Datenweiterverwendung vor und löscht wie beschrieben nur die Kontaktdaten, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
Prüfen der Voraussetzungen
Bevor ihr als Mitgliederverwalter/in eine unwiderrufliche Beendigung der Mitgliedschaft mit Datenlöschung vornehmen könnt, müsst ihr unbedingt folgende Voraussetzungen prüfen:
Keine offenen Forderungen
Vergewissert euch bei eurer Stammesführung bzw. dem Landesvorstand, dass alle fälligen Mitglieds- und Lagerbeiträge eingefordert und bezahlt wurden, dass keine Materialien, Schlüssel, Unterlagen etc. mehr übergeben werden müssen und es keine anderen Gründe gibt, die Person zukünftig noch einmal zu kontaktieren.
| Hinweis |
|---|
Für ein gelöschtes Mitglied können keine Beitragsrechnungen mehr erstellt werden! |
Kein zu archivierendes Amt
Bei bestimmten Ämtern müssen wir stets nachvollziehen können, wer diese in der Vergangenheit ausgeübt hat. Markiert daher die betreffende Person in der Mitgliederliste und prüft in deren zugeordneten Tätigkeiten, dass sie niemals eines der folgenden Ämter inne hatte:
- Bundesvorsitzende/r, Stv. Bundesvorsitzende/r, Bundesschatzmeister/in, Stv. Bundesschatzmeister/in
- Landesvorsitzende/r, Stv. Landesvorsitzende/r, Landesschatzmeister/in, Stv. Landesschatzmeister/in
- Stammesführer/in, Stv. Stammesführer/in, Stammesschatzmeister/in, Stv. Stammesschatzmeister/in
- Mitgliederverwalter/in Bund, Land, Stamm
| Warnung |
|---|
Sollte eine der Voraussetzungen (derzeit) nicht erfüllt sein, muss eine Beendigung mit Datenweiterverwendung vorgenommen werden! Bei Bedarf ist auch später ein vollständiges Löschen des Mitgliedes möglich. |
Beenden ohne Datenweiterverwendung
Öffnet nun die Mitgliedsdaten zum ‚Bearbeiten‘ und nehmt die oben beschriebenen Vorbereitungen für die vorliegende Art der Beendigung der Mitgliedschaft vor. In jedem Fall solltet ihr euch die Eintragungen im Feld „Bemerkungen“ des Reiters „Sonstiges“ noch einmal anschauen. Abschließend entfernt ihr im Reiter „Basisdaten“ das Häkchen bei „Datenweiterverwendung“.
Nachdem ihr die Mitgliedsdaten wieder geschlossen habt, ruft ihr die Funktion „Mitgliedschaft beenden“ über das Kontextmenü per rechtem Mausklick oder das Menü „Weitere Funktionen“ auf.
Anhand der Erläuterungen in der nun erscheinenden Maske könnt ihr noch einmal prüfen, ob eine Beendigung ohne Datenweiterverwendung erfolgt.
Das einzutragende Datum hängt von der Art der Beendigung der Mitgliedschaft ab:
| Art | Datum | Bemerkung | ||
|---|---|---|---|---|
Austritt des Mitgliedes | angegebenes Austrittsdatum | |||
Ausschluss | Ausschlussdatum | Bearbeitung nur durch den/die Bundesmitgliederverwalter/in
| ||
Tod | Sterbedatum | nur relevant, wenn noch zu Lebzeiten ein Widerspruch des Mitgliedes gegen die Datenweiterverwendung erfolgte | ||
Beitragsrückstand | 01.12.xxxx | Da das Mitglied dem Stamm noch einen Jahresbeitrag schuldet, sollte keine Beendigung mit Datenlöschung erfolgen! |
Theoretisch könnt ihr auch ein Austrittsdatum in der Zukunft angeben. Da die Anonymisierung trotzdem sofort erfolgen würde, solltet ihr Austritte mit Datenlöschung nur nach deren Wirksamwerden einpflegen. Ein Datum in der Vergangenheit kann höchstens 31 Tage zurückliegen. Ist die Mitgliedschaft bereits früher beendet worden, muss die Eintragung durch eine/n Systemadministrator/in vorgenommen werden.
Mit einem Klick auf ‚Bestätigen‘ werden alle aktiven Tätigkeitszuordnungen des Mitglieds automatisch zum Austrittsdatum beendet und der Mitgliedsdatensatz wird komplett anonymisiert. Anschließend ist die Person in der Datenbank nicht mehr auffindbar.
| Warnung |
|---|
Eine Beendigung mit Datenlöschung kann nicht rückgängig gemacht werden! |
Wurde ein Datensatz anonymisiert, kann und muss das Mitglied später bei Bedarf erneut angelegt werden.
...
Keine Beendigung mit Übergabetätigkeit
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Mitglied löschen
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Hat ein ehemaliges (inaktives) Mitglied ausdrücklich gefordert, dass es nicht weiter in unserer Mitgliederverwaltung geführt wird, kann der Datensatz vom System anonymisiert werden. Sollen hingegen nur die nicht mehr benötigten Kontaktdaten entfernt werden, könnt ihr dies wie oben beschrieben tun.
Prüfen der Voraussetzungen
Bevor ihr als Mitgliederverwalter/in eine unwiderrufliche Löschung des Mitgliedes vornehmen könnt, müsst ihr unbedingt folgende Voraussetzungen prüfen. Entsprechende Hinweise findet ihr gegebenenfalls auch im Feld „Bemerkungen“ des Reiters „Sonstiges“ der Mitgliedsdaten.
Keine offenen Forderungen
Vergewissert euch bei eurer Stammesführung bzw. dem Landesvorstand, dass alle fälligen Mitglieds- und Lagerbeiträge eingefordert und bezahlt wurden, dass keine Materialien, Schlüssel, Unterlagen etc. mehr übergeben werden müssen und es keine anderen Gründe gibt, die Person zukünftig noch einmal zu kontaktieren.
| Hinweis |
|---|
Für ein gelöschtes Mitglied können keine Beitragsrechnungen mehr erstellt werden. |
Kein zu archivierendes Amt
Bei bestimmten Ämtern müssen wir stets nachvollziehen können, wer diese in der Vergangenheit ausgeübt hat. Prüft daher in den zugeordneten Tätigkeiten der Person, dass sie niemals eines der folgenden Ämter inne hatte:
- Bundesvorsitzende/r, Stv. Bundesvorsitzende/r, Bundesschatzmeister/in, Stv. Bundesschatzmeister/in
- Landesvorsitzende/r, Stv. Landesvorsitzende/r, Landesschatzmeister/in, Stv. Landesschatzmeister/in
- Stammesführer/in, Stv. Stammesführer/in, Stammesschatzmeister/in, Stv. Stammesschatzmeister/in
- Mitgliederverwalter/in Bund, Land, Stamm
| Warnung |
|---|
Sollte eine der Voraussetzungen (derzeit) nicht erfüllt sein, darf das Mitglied nicht gelöscht werden! Bei Bedarf könnt ihr jedoch nicht mehr benötigte Kontaktdaten wie oben beschrieben entfernen. |
Inaktives Mitglied löschen
Nach dem Markieren der betreffenden Person in der Mitgliederliste ruft ihr über das Kontextmenü per rechtem Mausklick oder die Schaltfläche im Kopf der Mitgliederliste die Funktion „Löschen“ auf.
Im folgenden Dialog bestätigt ihr die komplette Anonymisierung des Mitgliedsdatensatzes mit ‚Ja‘ oder brecht sie mit ‚Nein‘ ab.
…
| Warnung |
|---|
Das Löschen eines Mitgliedsdatensatzes darf vorerst nicht ohne Rücksprache mit dem Team Mitgliederverwaltung erfolgen!Mitgliedes kann nicht rückgängig gemacht werden! Anschließend ist die Person in der Datenbank nicht mehr auffindbar. |
Wurde ein Datensatz anonymisiert, kann und muss das Mitglied später bei Bedarf erneut angelegt werden.