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Kein neuer Mitgliedsdatensatz wird angelegt, wenn jemand nur die Art der Mitgliedschaft ändern möchte, den Stamm wechselt oder Zweitmitglied in einem weiteren Stamm wird. Beim Wiedereintritt eines früheren BdP-Mitgliedes wird der alte Mitgliedsdatensatz reaktiviert und nur eine neue Mitgliedstätigkeit zugeordnet. Für einige der genannten Vorgänge ist dennoch das Ausfüllen eines neuen Aufnahmeantrages bzw. eine Genehmigung erforderlich.

Das System führt beim Anlegen von Mitgliedern eine Dublettenprüfung durch. Diese verhindert, dass ein neuer Mitgliedsdatensatz angelegt werden kann, bei dem sowohl Vorname, Nachname als auch Geburtsdatum mit einem bereits vorhandenen Datensatz identisch sind.
Darüber hinaus wird das Anlegen verhindert, wenn bestimmte Daten mit denen einer – z.B. aufgrund eines Vereinsausschlusses – im Backend als gesperrt markierten Person übereinstimmen.