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Pfadfinden mag ein großes Spiel sein- aber in der Stammesführung kommt Ihr an einem gewissen Maß an Verwaltung nicht vorbei. Aber keine Sorge: das meiste lässt sich ohne großen Aufwand erledigen.  Dafür erspart es Euch eine Menge Arbeit und Ärger, wenn Ihr ein wenig Zeit in die Stammesverwaltung investiert.

4.1.1. Mitgliederliste

Aus verschiedenen Gründen (Versicherung, aber auch aus unserem Selbstverständnis als Stammesgemeinschaft) ist es wichtig, dass Ihr ihr jederzeit wisst, wer gerade in Eurem eurem Stamm (und damit auch im BdP) Mitglied ist. Die Grundlage dafür ist eine ordentlich geführte Mitgliederliste. Ihr benötigt von jedem Mitglied mindestens den Namen, Adresse, Telefonnummer(n), Geburtsdatum. Zusätzlich kann es sinnvoll sein, Email-Adresse (auch der Eltern), Notfallnummern, Eintrittsdatum und Gruppenzugehörigkeit in der Mitgliederliste des Stammes zu sammeln. Wenn ihr dafür nicht extra ein Mitgliederverwaltungsprogramm habt, geht das genauso gut mit einer Excel-Tabelle.

Das wichtigste an einer Mitgliederliste ist, dass sie regelmäßig (etwa alle 2-3 Monate) überprüft und aktualisiert wird. Das könnt Ihr normalerweise im Stammesrat machen, indem die Gruppenführungen überprüfen, ob in ihren Gruppen Mitglieder ausgeschieden oder neue dazugekommen sind.

Verwaltung der Mitgliedsdaten erfolgt im BdP in einer zentralen Datenbank, der Mitgliederverwaltung, die von Stämmen, Landes- und Bundesverband gemeinsam genutzt wird. Neben der reinen Verwaltung unserer Mitglieder und Gruppen werden die Daten unter anderem für die Berechnung der Mitgliedsbeiträge, den analogen und digitalen Versand, die Zugangsverwaltung der Webangebote für Führungskräfte oder die Erstellung von Statistiken und Auswertungen genutzt.
Zugriff auf die Mitgliederverwaltung können der*die Stammesmitgliederverwalter*in und die Stammesführungsmitglieder erhalten. Nachdem die Tätigkeit in der Mitgliederverwaltung erfasst und die Rechte zugewiesen wurden, können diese sich selbst im System registrieren. Unter Beachtung der Bestimmungen des Datenschutzes dürfen die aus der Mitgliederverwaltung exportierten Listen an Gruppenleiter*innen zur Verwendung im Sinne des Vereinszwecks weitergegeben werden (z.B. Mitglieder-/Telefonliste der Meute an die Meutenführung).
Über die reine Verwaltung der Adressdaten bietet die Mitgliederverwaltung zahlreiche weitere Funktionen für Stämme, dazu gehören unter anderem:

•  Zuordnung der Mitglieder zu Kleingruppen (Meuten, Sippen, Runden)
•  Dokumentation der Tätigkeiten (Ämter) im Stamm
•  Übersicht über die besuchten Kurse der Stammesmitglieder
•  Erzeugen von Beitragsrechnungen
•  Dokumentation der Einsichtnahme in Führungszeugnisse
•  Abrufen von Mitgliederstatistiken
•  Abrufen von Mitgliedsbescheinigungen
•  Exportieren von Listen (Mitgliederlisten, Funktionsträger*innenlisten, etc.)

Eine ausführliche Dokumentation zur Mitgliederverwaltung findet ihr unter https://meinbdp.de/display/MVHILFE, bei Fragen sind die Landesmitgliederverwalter*innen für euch daDie Mitgliederliste muss nicht unbedingt selbst von der Stammesführung geführt werden. In manchen Stämmen kümmert sich die Schatzmeisterin oder eine eigene Beauftragte für die Mitgliederverwaltung darum.

4.1.2. Neuanmeldungen

Wenn sich neue Mitglieder nach 3 bis 4 Schnupperbesuchen entschieden haben, dauerhaft im Stamm mitzumachen, erhalten sie ein Anmeldeformular. Dieses besteht im BdP aus vier Durchschlägendrei Durchschlägen, anstelle der Durchschläge könnt ihr auch das Formular auf meinBdP herunterladen und ausgefüllt zweimal kopieren. Der Ablauf einer Anmeldung ist:

1. Das Mitglied erhält von euch den Aufnahmeantrag und evtl. eine Einzugsermächtigung (SEPA-Mandat), falls ihr Jahresbeiträge selber abbuchen wollt (siehe Kapitel. 4.3.2.).
2. Zusätzlich solltet ihr wichtiges Infomaterial für neue Mitglieder zusammenstellen. Dazu gehört Allgemeines über den BdP (z.B. Infoflyer vom Bund) sowie stammesspezifische Informationen wie Jahresbeitrag, Gruppenstundenzeiten, Gruppenleitungen und Ansprechpartner*innen, Termine, evtl. Informationen zu Fahrten und Lagern,…
3. Das ausgefüllte Antragsformular wird von dem vom Mitglied selbst und von beiden Eltern unterschrieben. 
4. Die Stammesführung unterschreibt den Antrag. Dies kann die Stammesführung mit einer Vollmacht auch an den*die Mitgliederverwalterin Mitgliederverwalter*in abgeben. Bei neuen Mitgliedern über 18 sollte muss der Stamm eine kurze Stellungnahme zu dem zum neuen Mitglied verfassen.
5. Einen Durchschlag behält das Mitglied.
6. Das Mitglied behält einen Durchschlag bzw. eine Kopie des Antrags.
7. Die Daten des Mitglieds werden durch den*die Mitgliederverwalter*in des Stammes in die Mitgliederverwaltung eingegeben. Ein Durchschlag bzw. eine Kopie des Aufnahmeantrags Ein Durchschlag bleibt beim Stamm und wird am besten in einem Ordner für die Stammesverwaltung abgeheftet.
8. Die zwei übrigen Durchschläge werden Das erste Blatt des Formulars bzw. das Original wird zeitnah an den Landesverband geschickt. Dabei empfiehlt es sich, nicht jeden Antrag einzeln weiterzuleiten, sondern Anträge zu sammeln und gebündelt abzuschicken.
9. Der Landesverband leitet die Anmeldung an den Bund weiterprüft den Antrag und bestätigt die Aufnahme in der Mitgliederverwaltung.
10. Der Jahresbeitrag wird fällig. Wer sich nach dem 01.07. anmeldet, zahlt nur noch einen Halbjahresbeitrag! Entweder schreibt ihr eine Rechnung an das Mitglied oder bucht das Geld vom Konto ab.Der Stamm erhält dann eine Rechnung über den Landes- und Bundesbeitrag vom Landesverband, die beglichen werden muss, und einen Ausweis für das neue Mitglied, der möglichst bald an das Mitglied ausgehändigt wirdZur Rechnungsstellung könnt ihr entweder die Mitgliederverwaltung nutzen oder selbst eine Rechnung schreiben.
11. Das Mitglied erhält ein Willkommensschreiben des Bundes mit dem Mitgliedsausweis, dies kann abhängig vom Aufnahmezeitpunkt bis zu 4 Monate dauern.

Grundsätzlich sollten alle im Stammesrat darauf achten, dass die Mitglieder ihrer Gruppen offiziell im BdP angemeldet sind. Sobald die Anmeldung der Stammesführung zur Unterschrift vorgelegt wird, sollten die neuen Daten auf jeden Fall in die Mitgliederliste übernommen Mitgliederverwaltung eingegeben werden.

4.1.3.

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Die gesammelten Mitgliedsbeiträge des Stammes werden einmal jährlich zum Jahresanfang, auf jeden Fall aber vor der Landesversammlung, an den Landesverband überwiesen. Der Ablauf ist dabei wie folgt:

1. Der Landesverband schickt dem Stamm einen Ausdruck der Liste der gemeldeten Mitglieder des Stammes. Auf dieser Liste befinden sich alle gemeldeten Mitglieder des Stammes, die in der Mitgliederverwaltung des BdP erfasst sind.
2. Spätestens jetzt muss der Stammesvorstand oder -schatzmeister allen seinen Mitgliedern einen Elternbrief schreiben, in dem die Zahlung des Jahresbeitrags auf das Stammeskonto eingefordert wird, bzw. das Abbuchen der Beiträge angekündigt wird. Schickt diese Post möglichst so rechtzeitig, dass Mitglieder sich noch rechtzeitig bei euch melden können, wenn sie austreten wollen. Diese Post könnt ihr auch gleich nutzen, um den Eltern zu Beginn des Jahres weitere wichtige Informationen (z.B. Termine) zukommen zu lassen.
3. In den folgenden Wochen müsst ihr kontrollieren, ob alle ihren Beitrag zahlen und die Mitglieder gegebenenfalls daran erinnern, bzw. das Geld von den Konten abbuchen.
4. Die Landesliste wird mit der aktuellen Mitgliederliste des Stammes abgeglichen. Ausgeschiedene Mitglieder, die nicht mehr im Stamm aktiv sind und keinen Beitrag mehr zahlen wollen, werden gestrichen. Vorsicht – viele „Ehemalige“, die seit Jahren nicht mehr im Stamm gesehen wurden, möchten gerne weiterhin Mitglied im BdP bleiben! Im Zweifelsfall: einfach mal nachfragen…
5. Der Stamm schickt die überarbeitete Liste an den LV zurück.
6. Der LV schickt dem Stamm eine Rechnung über die Bundes- und Landesbeiträge seiner Mitglieder, die der Stammesschatzmeister dann überweisen muss.
7. Sobald das Geld auf dem Landeskonto eingegangen ist, schickt der Landesverband dem Stamm die Beitragsmärkchen für das aktuelle Jahr zu. Diese werden an die Mitglieder verteilt und in deren Mitgliedsausweise eingeklebt. Dies ist wichtig, denn die Beitragsmärkchen sind der Beweis sind, dass ein Mitglied den Bundesbeitrag bezahlt hat..

Austritte

In den meisten Fällen wird die Mitgliedschaft im BdP e.V. durch das Mitglied mit einem Austritt beendet. Diesen muss es gegenüber seinem Stamm in Textform (z.B. Brief, Fax oder E-Mail) erklären. Ein Austritt kann zu jedem beliebigen Datum erklärt werden, nur nicht rückwirkend. Will ein Mitglied im nächsten Jahr keinen Beitrag mehr bezahlen, muss der Austritt spätestens zum 31. Dezember des Vorjahres erfolgen. Dieser Austritt muss bis spätestens 31. Januar in der Mitgliederverwaltung dokumentiert werden, ansonsten erfolgt automatisch eine Beitragsberechnung!
Die Austrittserklärung muss vom Stamm archiviert werden. Beispielsweise solltet ihr eine entsprechende E-Mail mitsamt den Versanddaten (Absender*in, Empfänger*in, Datum, Betreff) ausdrucken und abheften. 
Um keine „Karteileichen“ führen zu müssen und damit für Mitglieder, die keine Austrittserklärung abgeben, nicht auf unbestimmte Zeit Landes- und Bundesbeiträge abzuführen sind, gibt es eine weitere Möglichkeit für das Erlöschen der BdP-Mitgliedschaft. Eine Person kann aus der Mitgliederverwaltung gestrichen werden, wenn sie den zum 1. Januar fälligen Jahresbeitrag nicht binnen 11 Monaten, also bis Ende November, bezahlt hat (vgl. Bundessatzung §4 Abs. 1, Beitragsordnung §3 Abs. 1).
Bevor ihr beitragssäumige Mitglieder streicht, solltet ihr unbedingt rechtzeitig mit ihnen Kontakt aufnehmen und über die weitere Mitgliedschaft im BdP sprechen. Die Gründe, warum keine Zahlung auf dem Stammeskonto eingegangen ist, können sehr unterschiedlich sein.

4.1.4. Beitragszahlung

Der Stamm erhält für die Mitgliedsbeiträge des Stammes einmal jährlich zum Jahresanfang eine Beitragsrechnung. Viele Landesverbände stellen darüber hinaus über das Jahr hinweg Rechnungen für die neu beigetreten Mitglieder. Die Beitragsrechnungen werden auf Grundlage der Daten der Mitgliederverwaltung automatisch generiert, daher ist eine sorgfältige Pflege der Mitgliederverwaltung zum Jahreswechsel sehr wichtig.
Es empfiehlt sich, die Beitragsrechnungen an die Eltern im Dezember, spätestens jedoch Anfang Januar zu schicken, sodass Austritte von Mitgliedern, die erst durch die Rechnung an die Mitgliedschaft erinnert werden, noch bis zum Stichtag 31. Januar in der Mitgliederverwaltung erfasst werden können.

4.1.5

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. Versicherung

Grundsätzlich sind alle Mitglieder des BdP bei ihren Tätigkeiten für den BdP und bei Veranstaltungen des BdP versichert, denn im Bundesbeitrag ist der Versicherungsschutz enthalten. Dieser Schutz beinhaltet eine Haftpflicht- und eine Unfallversicherung. Ein Merkblatt mit Versicherungsumfang und Versicherungssummen kann auf der Bundeshomepage heruntergeladen werden. Im Zweifelsfall wendet ihr euch am besten an das Bundesamt.
Sollte sich ein Mitglied in der Schnupperphase vor der festen Anmeldung verletzen, ist es auch über den BdP versichert. Dies gilt aber nur für die ersten Wochen der Mitgliedschaft, danach ist die offizielle Mitgliedschaft Voraussetzung für die Versicherungsleistung.
Für Auslandsfahrten muss zusätzlich für alle Teilnehmerinnen Teilnehmenden eine Auslandsreise-Krankenversicherung abgeschlossen werden. Die kostet nur wenige Cent am Tag, erhöht den Schutz aber beträchtlich. Auch hierzu gibt es weitere Informationen auf der Bundeshomepage. Gerne berät Euch euch auch das Bundesamt.
Für Fahrten mit dem eigenen PKW für den Stamm, den Landesverband , oder auf Bundesebene , kann eine Dienstreise-Fahrzeugversicherung abgeschlossen werden, die euer Fahrzeug bei Unfällen absichert.

LINK:

Merkblatt Unfall- und Haftpflichtversicherung

LINKS:

4.1.3+Versicherung.pdf