4.1. Verwaltung und Mitgliedermeldung

Pfadfinden mag ein großes Spiel sein- aber in der Stammesführung kommt Ihr an einem gewissen Maß an Verwaltung nicht vorbei. Aber keine Sorge: das meiste lässt sich ohne großen Aufwand erledigen.  Dafür erspart es Euch eine Menge Arbeit und Ärger, wenn Ihr ein wenig Zeit in die Stammesverwaltung investiert.

4.1.1. Mitgliederliste

Aus verschiedenen Gründen (Versicherung, aber auch aus unserem Selbstverständnis als Stammesgemeinschaft) ist es wichtig, dass Ihr jederzeit wisst, wer gerade in Eurem Stamm (und damit auch im BdP) Mitglied ist. Die Grundlage dafür ist eine ordentlich geführte Mitgliederliste. Ihr benötigt von jedem Mitglied mindestens den Namen, Adresse, Telefonnummer(n), Geburtsdatum. Zusätzlich kann es sinnvoll sein, Email-Adresse (auch der Eltern), Notfallnummern, Eintrittsdatum und Gruppenzugehörigkeit in der Mitgliederliste des Stammes zu sammeln. Wenn ihr dafür nicht extra ein Mitgliederverwaltungsprogramm habt, geht das genauso gut mit einer Excel-Tabelle.

Das wichtigste an einer Mitgliederliste ist, dass sie regelmäßig (etwa alle 2-3 Monate) überprüft und aktualisiert wird. Das könnt Ihr normalerweise im Stammesrat machen, indem die Gruppenführungen überprüfen, ob in ihren Gruppen Mitglieder ausgeschieden oder neue dazugekommen sind.

Die Mitgliederliste muss nicht unbedingt selbst von der Stammesführung geführt werden. In manchen Stämmen kümmert sich die Schatzmeisterin oder eine eigene Beauftragte für die Mitgliederverwaltung darum.

4.1.2. Neuanmeldungen

Wenn sich neue Mitglieder nach 3 bis 4 Schnupperbesuchen entschieden haben, dauerhaft im Stamm mitzumachen, erhalten sie ein Anmeldeformular. Dieses besteht im BdP aus vier Durchschlägen. Der Ablauf einer Anmeldung ist:

1. Das Mitglied erhält von euch den Aufnahmeantrag und evtl. eine Einzugsermächtigung, falls ihr Jahresbeiträge selber abbuchen wollt (siehe Kapitel. 4.3.2.).
2. Zusätzlich solltet ihr wichtiges Infomaterial für neue Mitglieder zusammenstellen. Dazu gehört Allgemeines über den BdP (z.B. Infoflyer vom Bund) sowie stammesspezifische Informationen wie Jahresbeitrag, Gruppenstundenzeiten, Gruppenleitungen und Ansprechpartner, Termine, evtl. Informationen zu Fahrten und Lagern, …
3. Das ausgefüllte Antragsformular wird von dem Mitglied selbst und von beiden Eltern unterschrieben.
4. Die Stammesführung unterschreibt den Antrag. Dies kann die Stammesführung mit einer Vollmacht auch an die Mitgliederverwalterin abgeben. Bei neuen Mitgliedern über 18 sollte der Stamm eine kurze Stellungnahme zu dem neuen Mitglied verfassen.
5. Einen Durchschlag behält das Mitglied.
6. Ein Durchschlag bleibt beim Stamm und wird am besten in einem Ordner für die Stammesverwaltung abgeheftet.
7. Die zwei übrigen Durchschläge werden zeitnah an den Landesverband geschickt. Dabei empfiehlt es sich, nicht jeden Antrag einzeln weiterzuleiten, sondern Anträge zu sammeln und gebündelt abzuschicken.
8. Der Landesverband leitet die Anmeldung an den Bund weiter.
9. Der Jahresbeitrag wird fällig. Wer sich nach dem 01.07. anmeldet, zahlt nur noch einen Halbjahresbeitrag! Entweder schreibt ihr eine Rechnung an das Mitglied oder bucht das Geld vom Konto ab.
10. Der Stamm erhält dann eine Rechnung über den Landes- und Bundesbeitrag vom Landesverband, die beglichen werden muss, und einen Ausweis für das neue Mitglied, der möglichst bald an das Mitglied ausgehändigt wird.

Grundsätzlich sollten alle im Stammesrat darauf achten, dass die Mitglieder ihrer Gruppen offiziell im BdP angemeldet sind. Sobald die Anmeldung der Stammesführung zur Unterschrift vorgelegt wird, sollten die neuen Daten auf jeden Fall in die Mitgliederliste übernommen werden.

4.1.3. Die jährliche Mitgliedermeldung

Die gesammelten Mitgliedsbeiträge des Stammes werden einmal jährlich zum Jahresanfang, auf jeden Fall aber vor der Landesversammlung, an den Landesverband überwiesen. Der Ablauf ist dabei wie folgt:

1. Der Landesverband schickt dem Stamm einen Ausdruck der Liste der gemeldeten Mitglieder des Stammes. Auf dieser Liste befinden sich alle gemeldeten Mitglieder des Stammes, die in der Mitgliederverwaltung des BdP erfasst sind.
2. Spätestens jetzt muss der Stammesvorstand oder -schatzmeister allen seinen Mitgliedern einen Elternbrief schreiben, in dem die Zahlung des Jahresbeitrags auf das Stammeskonto eingefordert wird, bzw. das Abbuchen der Beiträge angekündigt wird. Schickt diese Post möglichst so rechtzeitig, dass Mitglieder sich noch rechtzeitig bei euch melden können, wenn sie austreten wollen. Diese Post könnt ihr auch gleich nutzen, um den Eltern zu Beginn des Jahres weitere wichtige Informationen (z.B. Termine) zukommen zu lassen.
3. In den folgenden Wochen müsst ihr kontrollieren, ob alle ihren Beitrag zahlen und die Mitglieder gegebenenfalls daran erinnern, bzw. das Geld von den Konten abbuchen.
4. Die Landesliste wird mit der aktuellen Mitgliederliste des Stammes abgeglichen. Ausgeschiedene Mitglieder, die nicht mehr im Stamm aktiv sind und keinen Beitrag mehr zahlen wollen, werden gestrichen. Vorsicht – viele „Ehemalige“, die seit Jahren nicht mehr im Stamm gesehen wurden, möchten gerne weiterhin Mitglied im BdP bleiben! Im Zweifelsfall: einfach mal nachfragen…
5. Der Stamm schickt die überarbeitete Liste an den LV zurück.
6. Der LV schickt dem Stamm eine Rechnung über die Bundes- und Landesbeiträge seiner Mitglieder, die der Stammesschatzmeister dann überweisen muss.
7. Sobald das Geld auf dem Landeskonto eingegangen ist, schickt der Landesverband dem Stamm die Beitragsmärkchen für das aktuelle Jahr zu. Diese werden an die Mitglieder verteilt und in deren Mitgliedsausweise eingeklebt. Dies ist wichtig, denn die Beitragsmärkchen sind der Beweis sind, dass ein Mitglied den Bundesbeitrag bezahlt hat..

4.1.4. Versicherung

Grundsätzlich sind alle Mitglieder des BdP bei ihren Tätigkeiten für den BdP und bei Veranstaltungen des BdP versichert, denn im Bundesbeitrag ist der Versicherungsschutz enthalten. Dieser Schutz beinhaltet eine Haftpflicht- und eine Unfallversicherung. Ein Merkblatt mit Versicherungsumfang und Versicherungssummen kann auf der Bundeshomepage heruntergeladen werden. Im Zweifelsfall wendet ihr euch am besten an das Bundesamt.

Sollte sich ein Mitglied in der Schnupperphase vor der festen Anmeldung verletzen, ist es auch über den BdP versichert. Dies gilt aber nur für die ersten Wochen der Mitgliedschaft, danach ist die offizielle Mitgliedschaft Voraussetzung für die Versicherungsleistung.

Für Auslandsfahrten muss zusätzlich für alle Teilnehmerinnen eine Auslandsreise-Krankenversicherung abgeschlossen werden. Die kostet nur wenige Cent am Tag, erhöht den Schutz aber beträchtlich. Auch hierzu gibt es weitere Informationen auf der Bundeshomepage. Gerne berät Euch auch das Bundesamt.

Für Fahrten mit dem eigenen PKW für den Stamm, den Landesverband, oder auf Bundesebene, kann eine Dienstreise-Fahrzeugversicherung abgeschlossen werden, die euer Fahrzeug bei Unfällen absichert.

LINK:

Merkblatt Unfall- und Haftpflichtversicherung

LINKS:

4.1.3+Versicherung.pdf