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| Warnung | ||
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Die Mitgliederverwaltung unterstützt euch bei der Erstellung der Lastschriftdateien und der zugehörigen Dokumente. Bitte beachtet jedoch, dass ihr selbst für die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben der SEPA-Lastschriften verantwortlich seid. Insbesondere betrifft das das korrekte Einholen der SEPA-Mandate und die Einhaltung der Ankündigungsfristen. |
| Inhalt |
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Übersicht
Im Allgemeinen sollte der Ablauf (am Beispiel von Lastschriften für die Mitgliedsabrechnung) wie folgt sein:
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Folgende Maske erscheint:
| Mitglied (Debitor) | ||||
| IBAN | IBAN des Mitglieds. | Es ist möglich, das Mandat ohne IBAN zu erzeugen und diese erst nachträglich einzupflegen. | ||
| Info | Optionaler Hinweistext. | |||
| Status | Status des Mandats. |
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| Ablaufdatum | Möglichkeit, das Mandat zeitlich zu befristen. |
Grundsätzlich sollten für alle Mitglieder, welche per Lastschrift abgerechnet werden sollen, vor der ersten Abrechnung Mandate im System erstellt und beim Mitglied eingeholt (unterschrieben) werden. Sollte dies nicht erfolgen, werden fehlende oder ungültige/abgelaufene Mandate automatisch beim Abrechnen von Mitgliedern erstellt (siehe Mitgliedsabrechnung), damit die Abrechnung dennoch erfolgen kann.
- kein gültiges Mandat haben
- kein angelegtes Mandat haben (Mandat befindet sich noch im Status CREATED)
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| Erweitern | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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Lastschriften werden immer für alle offenen Rechnungen erzeugt, die freigegeben sind. Für offene Zahlungen werden in einem Lastschriftlauf alle Lastschriten erzeugt. Es gibt keine Möglichkeit, selektiv nur für bestimmte Rechnungen (z.B. für bestimmte Mitglieder) Lastschriften zu erstellen. Das Ergebnis ist eine Sammellastschrift als Träger für die erzeugten Lastschriften.
Der (technische) Ablauf der Erzeugung der Lastschriftdatei (Sammellastschrift) ist wie folgt:
- Suche alle freigegebenen Rechnungen, bei denen der*die Debitor*in zum Zeitpunkt der Rechnungserzeugung die Zahlungsart „Lastschrift“ eingetragen hatte.
- Iteration über alle Rechnungen:
- Hole aktuelles Konto des Debitors der*s Debitorin*s und prüfe, ob für die IBAN und die abzurechnende Verbandseinheit (Gruppierung, Mitglied) ein gültiges Mandat vorliegt.
- Falls ja:
- Erzeuge Lastschrift (mit Kreditor, Debitor*in, Payment und Mandat).
- Falls nein:
- System erzeugt ein neues Mandat mit den aktuellen Bankdaten und dem Unterschriftsdatum (heute), der Status (Mandat) bleibt auf „CREATED“ stehen
- Erzeuge Lastschrift (mit Kreditor, Debitor*in, Payment und Mandat [neu]).
- Falls ja:
- Hole aktuelles Konto des Debitors der*s Debitorin*s und prüfe, ob für die IBAN und die abzurechnende Verbandseinheit (Gruppierung, Mitglied) ein gültiges Mandat vorliegt.
Systemseitig wird für die Lastschriftdatei eine Sammellastschrift erzeugt, der die einzelnen Lastschriften zugeordnet sind. Zusätzlich werden diesem Sammeleintrag noch folgende Dateien zugeordnet:
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Die Maske zum Erzeugen einer Lastschriftdatei bietet folgende Optionen:
| Info | Information zu den zu erstellenden Lastsschriften. Angezeigt werden
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| Abweichendes Valuta-Datum | Im Standard wird das Rechnungsdatum oder das bei der Erstellung der Rechnung definierte Einzugsdatum als Valuta-Datum für die Lastschrift verwendet. Hier kann abweichend ein anderes Valuta-Datum definiert werden. Dies würde dann einheitlich für alle Lastschriften als Ausgangspunkt verwendet. | ||
| Offset (Tage) | Offset im Bezug auf das Valutadatum (Rechnungsdatum aus Rechnung oder Einzugsdatum aus Rechnung oder individuell als „Abweichendes Valuta-Datum“ definiert). Valuta-Datum + Offset ergeben das tatsächliche Lastschriftdatum. Dieses kann niemals in der Vergangenheit liegen, außerdem findet noch die Prüfung der Vorlagefristen bei der Bank statt (siehe unten). |
Das tatsächliche Einzugsdatum für jede einzelne Position der Sammellastschrift wird bei der Erzeugung der SEPA-Sammellastschrift-Datei wie folgt ermittelt:
- Ermittlung des Ausgangspunkts als frühestes Datum des Einzugs:
- Falls nicht anders definiert, Rechnungsdatum (kann je Lastschrift-Position unterschiedlich sein, wenn Lastschriften für unterschiedliche Rechnungen/Rechnungsläufe mit unterschiedlichem Datum erstellt werden)
- Falls bei Rechnung definiert, stattdessen Einzugsdatum (kann je Lastschrift-Position unterschiedlich sein, wenn Lastschriften für Rechnungen/Rechnungsläufe mit unterschiedlichem Datum erstellt werden und dieses Datum dort jeweils unterschiedlich gesetzt wurde)
- Falls bei Erzeugung der Lastschriften definiert, abweichendes Valuta-Datum (einheitlich für alle Positionen – überschreibt pauschal Rechnungsdatum und/oder Einzugsdatum)
- Falls nicht anders definiert, Rechnungsdatum (kann je Lastschrift-Position unterschiedlich sein, wenn Lastschriften für unterschiedliche Rechnungen/Rechnungsläufe mit unterschiedlichem Datum erstellt werden)
- Dazu kommen jeweils die Offset-Tage, die vom Benutzer von dem*r Benutzer*in definiert worden sind (sollte das Ausgangsdatum einer Position in der Vergangenheit liegen, wird der Offset ab dem aktuellen Datum berechnet).
- Generell wird als Nebenbedingung geprüft, dass für erstmalige Lastschriften 5 Tage technische Vorlauffrist für die Einreichung bei der Bank ab heute (dem Datum der Lastsschrifterstellung) gewahrt sind und für Folgelastschriften 1 Tag ab heute. Soweit diese Bedingung durch die oben ermittelten bzw. definierten Einzugsdaten verletzt würde, werden die tatsächlichen Einzugsdaten entsprechend in die Zukunft verschoben.
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Fristen / Vorabankündigung (Pre-Notification)
Der*Die Systembenutzer*in ist für die Beachtung der vorgeschriebenen Fristen zur Einreichung von einmaligen und wiederkehrenden Lastschriften und insbesondere der Vorankündigungsfristen verantwortlich und dies sollte – insbesondere soweit Rechnungen zur Vorankündigung verwendet werden sollen – durch einen definierten Prozess bei der Erstellung und Freigabe von Rechnungen sowie der Erzeugung und Einreichung der Lastschriftdateien sichergestellt werden.
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Das hier beschriebene Vorgehen kann nicht abbilden, dass die gesetzlichen oder individuell vereinbarten Vorankündigungsfristen und Vorlauffristen für Erst- und Folgelastsschriften unterschiedlich sind – bei Definition des Einzugsdatums sollte also immer von der längsten anwendbaren Frist ausgegangen werden.