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Die Verwaltung sonstiger Kontakte – z.B. Behörden, Sponsoren, andere Organisationen – soll aber außerhalb der Mitgliederverwaltungssoftware erfolgen.
Keine Mehrfacheintragung von Mitgliedern
Sowohl die gleichzeitige Mitgliedschaft in verschiedenen Untergliederungen als auch mehrere, gegebenenfalls zeitlich unterbrochene, Mitgliedschaften in derselben Untergliederung werden jeweils durch mehrere Tätigkeitszuordnungen zum selben Personendatensatz abgebildet. Für jede Art und jeden Zeitraum der Mitgliedschaft wird dabei eine eigene Mitgliedstätigkeit angelegt!
Beispiele:
- Doppelmitgliedschaft: Person W ist ordentliches Mitglied in Stamm A und Zweitmitglied in Stamm B.
- Änderung der Mitgliedsart: Person X war bis zum 31.12.2014 ordentliches Mitglied im Stamm A und wird ab dem 01.01.2015 als förderndes Mitglied im Stamm A geführt.
- Stammeswechsel: Person Y war bis zum 31.12.2013 ordentliches Mitglied im Stamm C und ist seit dem 01.01.2014 nun ordentliches Mitglied im Stamm D.
- Wiedereintritt: Person Z war vom 15.03.2001 bis 31.12.2008 ordentliches Mitglied im Stamm A und ist wieder seit dem 27.08.2014 ordentliches Mitglied im Stamm A.
| Warnung |
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In den genannten Fällen wird also kein neuer Mitgliedsdatensatz angelegt, sondern nur eine neue Mitgliedstätigkeit zugeordnet |
| Warnung |
Kein neuer Mitgliedsdatensatz wird angelegt, wenn jemand nur die Art der Mitgliedschaft ändern möchte, den Stamm wechselt oder Zweitmitglied in einem weiteren Stamm wird. Beim Wiedereintritt eines früheren BdP-Mitgliedes wird muss zunächst der alte Mitgliedsdatensatz reaktiviert und nur eine neue Mitgliedstätigkeit zugeordnet. Für einige der genannten Vorgänge ist dennoch das Ausfüllen eines neuen Aufnahmeantrages bzw. eine Genehmigung erforderlich. Der Prozess für den Wiedereintritt ist unter Mitglied reaktivieren beschrieben.Das System führt beim Anlegen von Mitgliedern eine Dublettenprüfung durch. Diese verhindert, dass ein neuer Mitgliedsdatensatz angelegt werden kann, bei dem Personendatensatz reaktiviert werden. |
Um Mehrfacheintragungen zu unterbinden, führt das System beim Anlegen von Mitgliedern und Speichern von Änderungen eine Dublettenprüfung durch. Diese soll verhindern, dass zwei Datensätze in der Mitgliederverwaltung geführt werden, bei denen sowohl Vorname, Nachname als auch Geburtsdatum
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identisch sind.
Darüber hinaus wird das Anlegen verhindert, wenn bestimmte Daten mit denen einer – z.B. aufgrund eines Vereinsausschlusses – im Backend als gesperrt markierten Person übereinstimmen.
Die einzige Ausnahme bilden Mitglieder, die hauptamtlich für den BdP tätig werden. Für diese wird ein zweiter Personendatensatz auf der Ebene angelegt, auf der sie angestellt sind, und mit dienstlichen Kontaktdaten versehen. Das Anlegen und Pflegen der Daten dieser Personen erfolgt durch die Systemadministrator/inn/en.
Mitglied anlegen
Das Anlegen eines neuen Mitgliedsdatensatzes könnt ihr im Bereich Mitgliederverwaltung vornehmen. Das Mitglied wird jeweils in dem Stamm angelegt, in dem ihr euch momentan im Gruppierungsbaum befindet.
Für die einfachere Verwaltung von landes- und bundesunmittelbaren Mitgliedern wurden entsprechende Untergliederungen auf der Stammesebene des Gruppierungsbaumes eingerichtet. In jedem Landesverband gibt es daher eine Gruppierung „Landesunmittelbar“ und fördernde Mitglieder auf Bundesebene werden in der gleichnamigen Untergliederung des Landesverbandes „BUND“ verwaltet.
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| Hinweis |
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Denkt bei volljährigen Antragsteller/inne/n bitte daran, auch deren Begründung sowie die Stellungnahme der Stammesführung in die Mitgliederverwaltung zu übernehmen. Diese werden im System für das weitere Aufnahmeverfahren benötigt. Sollten die Texte oder andere Angaben auf dem Aufnahmeantrag fehlen, so müsst ihr ihn zur Vervollständigung zurückgeben. |
Wird versucht, ein Mitglied anzulegen oder zu speichern, das bereits in der Mitgliederverwaltung vorhanden ist, greift die Dublettenprüfung und es erscheint folgende Fehlermeldung:
Dann sucht ihr das Mitglied im Bereich Suche und wendet von den oben verlinkten Verfahren das zutreffende an. Könnt ihr das Mitglied nicht finden, so wendet ihr euch an eure/n Landes- bzw. den/die Bundesmitgliederverwalter/in.
Wartestatus
Nach dem Anlegen des neuen Mitgliedes besitzt dieses den Status „Wartend“. Für solche Mitglieder können zunächst keine weiteren Tätigkeitszuordnungen angelegt oder Beiträge abgerechnet werden.
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