Page tree

Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

...

  • Für jede verwendete Beitragsart ist ein gültiger Beitragssatz definiert. Der Beitragssatz muss bei erstmaliger Anwendung der Mitgliedsabrechnung manuell angelegt werden! Siehe Beitragssatz festlegen
  • In den Gruppierungsdaten ist die Versandanschrift vollständig und aktuell. Siehe Gruppierungsdaten verwalten
  • In den Gruppierungsdaten ist die Bankverbindung vollständig und aktuell. Siehe Gruppierungsdaten verwalten
  • Bei Verwendung von SEPA-Lastschriften: Die GläuberGläubiger-ID ist in den Basisdaten der Gruppierung hinterlegt. Siehe SEPA-Mandate verwalten
  • Sollen im Rahmen der Abrechnung Gutschriften berücksichtigt werden, so müssen diese vor dem Ausführen der Abrechnung erfasst werden. Siehe Gutschrift anlegen

...

Note
titleBankverbindung

Die Bankverbindung des Stammes kann aufgrund von Wechselwirkungen mit eventuell bestehenden SEPA-Mandaten zwischen Stamm und LV nur durch den Landesverband geändert werden. Sollte sich eure Bankverbindung geändert haben oder diese auf der Rechnung fehlen, wendet euch bitte an eure/*n Landesmitgliederverwalter/*in!


Mitglieder abrechnen

Wer kann abgerechnet werden?

...

Vor dem Beenden einer Mitgliedschaft sollte gegebenenfalls eine Testabrechnung durchgeführt werden (siehe unten), um sicherzustellen, dass keine anstehende Abrechnung mehr offen ist. Je nach Ergebnis sollte dann noch die Mitgliedsabrechnung erfolgen. Aus Sicht der Verbandsabrechnung ist nichts zu tun, hier werden auch gelöschte Mitglieder berücksichtigt (aber gegebenenfalls nicht mehr mit allen Daten angezeigt).

 

...



Note

Mitglieder, die für eine Abrechnungsperiode (d.h. für ein Kalenderjahr) bereits abgerechnet wurden, werden für diese Abrechnungsperiode kein zweites Mal abgerechnet, sondern bei der Rechnungsstellung übersprungen. Das bedeutet, dass für geänderte Beiträge der jeweils laufenden Abrechnungsperiode keine Gutschriften/Nachforderungen gestellt werden. Ebenso werden bei bereits abgerechneten Mitgliedern keine Beiträge aus früheren Abrechnungsperioden mehr berücksichtigt.

Wann kann abgerechnet werden?

Die Abrechnung von Mitgliedern kann grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt erfolgen. Sinnvoll ist jedoch, dass die Abrechnung für alle Mitglieder zum selben Zeitpunkt einmal jährlich erfolgt und unterjährige Eintritte unmittelbar nach Genehmigung der Mitgliedsaufnahme, z.B. in Verbindung mit dem Aushändigen des Mitgliedsausweises, berechnet werden.

Im Hinblick auf die Fristen zur Erfassung von Austritten empfiehlt sich eine Rechnungsstellung im Dezember mit Bezugsdatum 2. Januar und Zahlungsziel 15. Januar. So wird sichergestellt, dass die Austritte, die sich in Reaktion auf die Beitragsrechnung ergeben, noch bis zum 31. Januar in der Mitgliederverwaltung erfasst werden können. Bei den Mitgliedern, die bis zum 15. Januar nicht bezahlt haben, kann noch nachgefragt werden, ob die Mitgliedschaft weiterhin gewünscht wird, ohne dass der Stamm für diese Mitglieder in Vorleistung gehen muss. Konkret bedeutet das:

Rechnungsdatum: Datum, an dem die Rechnung verschickt werden soll – idealerweise zwischen dem 1. und 15. Dezember

Bezugsdatum: 022. Januar des Folgejahres

Einzugsdatum: 15. Januar des Folgejahres

...

Info
titleWas ist das Bezugsdatum?

Über das Bezugsdatum wird festgelegt, für welche Rechnungsperiode der Rechnungslauf durchgeführt wird. Soll eine Beitragsrechnung für das Jahr 2016 erzeugt werden, so muss das Datum zwangsläufig im Jahr 2016 liegen, wobei der 011. Januar als erster Tag der Abrechnungsperiode nicht als Bezugsdatum ausgewählt werden darf. Die Mitgliederverwaltung berücksichtigt darüber hinaus automatisch noch nicht abgerechnete Beiträge aus vorangegangenen Abrechnungsperioden, sofern diese maximal 24 Monate zurückliegen. Wenn das Mitglied in unserem Beispiel schon 2015 beigetreten ist und noch keine Beitragsrechnung erhalten hat, wird also der Mitgliedsbeitrag für 2015 ebenfalls mit abgerechnet.

Das Bezugsdatum definiert darüber hinaus den Stichtag für die Abrechnung. Das heißt, Prüfungen auf Beitragspflicht laufen für die aktuelle Abrechnungsperiode gegen dieses Datum. Beispiel: Tritt eine Person zum 15. April ein, führt ein Bezugsdatum vor dem 15. April dazu, dass diese Person beim aktuellen Rechnungslauf noch nicht berücksichtigt wird – unabhängig davon, wann der Rechnungslauf gestartet wird. Die Person würde dann erst beim nächsten Rechnungslauf mit Bezugsdatum nach dem 15. April berücksichtigt werden.

Bitte beachte die Empfehlung zum Bezugsdatum oben (unter „Wann kann abgerechnet werden?“).

...

Warning

Das Bezugsdatum muss innerhalb der Abrechnungsperiode liegen. Da diese bei jährlicher Abrechnung mit dem 011. Januar beginnt, darf das Bezugsdatum frühestens Bezugsdatum frühestens am 022. Januar und nicht bereits am 011. Januar liegen.


Info
titleBeiträge aus den Vorjahren nicht berücksichtigen

In einigen Fällen, zum Beispiel wenn die Funktion der Mitgliedsabrechnung erstmals oder nach mehrjähriger Unterbrechung wieder genutzt wird, ist es nicht erwünscht, dass Mitgliedsbeiträge aus früheren Abrechnungsperioden mit berücksichtigt werden. Dies kann verhindert werden, indem der Beitragssatz erst ab dem 011. Januar des abzurechnenden Jahres gültig ist und keine gültigen Beitragssätze aus den Vorjahren existieren. Siehe Beitragssatz festlegen.

...

Im folgenden Dialog gebt ihr die relevanten Daten für diesen Rechnungslauf ein:

 


Feld
Beschreibung
Bemerkungen
RechnungsdatumDas tatsächliche Datum für die Rechnungen, wird als Rechnungsdatum auf der Rechnung angedruckt. 
Bezugsdatum

Über das Bezugsdatum wird festgelegt, für welche Rechnungsperiode der Rechnungslauf durchgeführt wird. Soll eine Beitragsrechnung für das Jahr 2016 erzeugt werden, so muss das Datum zwangsläufig im Jahr 2016 liegen, wobei der 011. Januar als erster Tag der Abrechnungsperiode nicht als Bezugsdatum ausgewählt werden darf. Die Mitgliederverwaltung berücksichtigt darüber hinaus automatisch noch nicht abgerechnete Beiträge aus vorangegangenen Abrechnungsperioden (in unserem Beispiel wird also z.B. wenn ein Mitglied in 2015 beigetreten ist und noch keine Beitragsrechnung erhalten hat, der Beitrag für 2015 ebenfalls berücksichtigt).

Das Bezugsdatum definiert darüber hinaus den Stichtag für die Abrechnung, das heißt, Prüfungen auf Beitragspflicht laufen für die aktuelle Abrechnungsperiode gegen dieses Datum. Beispiel: Tritt eine Person zum 15. April ein, führt ein Bezugsdatum vor dem 15. April dazu, dass diese Person beim aktuellen Rechnungslauf noch nicht berücksichtigt wird – wird – unabhängig davon, wann der Rechnungslauf gestartet wird. Die Person würde dann erst beim nächsten Rechnungslauf mit Bezugsdatum nach dem 15.04. berücksichtigt werden.

Bitte beachte die Empfehlung zum Bezugsdatum oben (unter „Wann kann abgerechnet werden?“).

Das Bezugsdatum liegt in der Regel entweder am aktuellen Tag (laufende/unterjährige Rechnungsstellung) oder in der Zukunft (Rechnungsstellung der nächsten Jahresrechnung bereits im Dezember).

Ein Bezugsdatum in der Vergangenheit ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll.

Einzugsdatum

Das vorgesehene Einzugsdatum für fällige Beträge im Fall von Mitgliedern mit in der Kontoverbindung definierter Zahlungsart „Lastschrift“ (siehe Mitgliederdaten einsehen und bearbeiten), wird als Einzugsdatum für die jeweilige SEPA-Lastschrift/en verwendet (siehe SEPA-Mandate verwalten).

Bei Zahlungsart „Überweisung“ oder wenn keine Zahlungsart angegeben wurde, wird dieses Datum als Zahlungsfrist auf der Rechnung angedruckt.


Info
titleHinweis bei Verwendung der SEPA-Lastschriften

Dieses Datum sollte unter Berücksichtigung der rechtlichen Fristen und organisatorischen Abwicklung der Lastschriften gesetzt werden. Es wird ignoriert bzw. für die Erstellung einer SEPA-Lastschriftdatei automatisch geändert, falls z.B. mit dem Datum Vorlauffristen verletzt werden (dies geschieht z.B., wenn die Lastschriftdatei zu spät erstellt wird oder das Einzugsdatum nicht weit genug in der Zukunft liegt).

Sofern das Datum technisch nicht möglich ist, führt dies dazu, dass das auf der Rechnung angegebene Datum nicht mehr mit dem tatsächlichen Einzugsdatum übereinstimmt.

(siehe SEPA-Mandate verwalten)


...

(Mehrere) Rechnungen können durch Markieren (Checkbox anklicken) mit Klick auf die entsprechende Funktionalität "Freigabe" „Freigabe“ (über der Liste) freigegeben werden.

...

Das Formular zur Freigabe öffnet sich in einem separaten Fenster:

 


Da es möglich ist, auch bereits freigegebenen Rechnungen zu markieren, listet die Maske nochmal im Detail auf, was tatsächlich freigegeben werden kann:

...