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Die Beendigung einer Mitgliedschaft kann der/kann der*die zuständige Mitgliederverwalter/*in nur bis 31 Tage nach deren Wirksamwerden (Austrittsdatum) eintragen. Danach müsste ein/*e Systemadministrator/*in tätig werden. |
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Arten der Beendigung
Austritt des Mitgliedes
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Die Austrittserklärung muss von dem/*der zuständigen Mitgliederverwalter/*in archiviert werden. Beispielsweise solltet ihr eine entsprechende E-Mail mitsamt den Versanddaten (Absender*in, Empfänger*in, Datum, Betreff) ausdrucken und abheften.
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Auch wenn ihr ein zukünftiges Austrittsdatum angebt, wird die Beendigung der Mitgliedschaft in der Mitgliederverwaltungssoftware direkt wirksam. Daher solltet ihr zum Beispiel Austritte zum Jahresende auch erst Ende Dezember oder Anfang Januar eintragen. Spätestens am 31.01. muss der Austritt aber mit Austrittsdatum 31.12. oder früher erfasst sein, ansonsten muss der Stamm einen weiteren Landes- und Bundesbeitrag für das Mitglied bezahlen – unabhängig vom AustrittsdatumWird ein Austritt mit einem Austrittsdatum in der Zukunft eingetragen, so bleibt das Mitglied zunächst im Status "AKTIV". Die Mitgliedschaft wird dann automatisch zum angegebenen Austrittsdatum beendet. |
Ausschluss
Das Verfahren für den Ausschluss eines Mitgliedes durch den Bundesvorstand regelt die Ausschlussordnung. Die zugehörigen Unterlagen sind zu archivieren. Nachdem die endgültige Entscheidung für einen Vereinsausschluss gefällt wurde, vermerkt dies der/*die Bundesmitgliederverwalter/*in im Feld „Bemerkungen“ der Basisdaten des Mitglieds. Anschließend veranlasst sie/*er die Eintragung als gesperrte Person im Backend und führt die Beendigung der Mitgliedschaft durch.
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Stirbt ein Mitglied, erlischt seine Mitgliedschaft im BdP automatisch. In den Basisdaten des Mitglieds trägt der/*die zuständige Mitgliederverwalter/*in einen entsprechenden Hinweis in das Feld „Bemerkungen“ ein und löscht alle Angaben im Reiter „Anschrift & Kontaktdaten“, damit zum Beispiel keine Post und E-Mails mehr versandt werden. Der Eintrag im Pflichtfeld „Straße, Nr.“ wird hierbei durch das Sperrzeichen # ersetzt. Sollen zunächst Kontaktdaten von Angehörigen im System verbleiben, können diese im Feld „Bemerkungen“ hinterlegt werden. Abschließend wird die Beendigung der Mitgliedschaft zum Sterbedatum durchgeführt.
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Falls der Tod des Mitgliedes bereits über 31 Tage zurückliegt als ihr davon erfahrt, dann kontaktiert bitte das Team Mitgliederverwaltung, damit die Beendigung der Mitgliedschaft dennoch zum Sterbedatum eingetragen werden kann. |
Beitragsrückstand
Um keine „Karteileichen“ führen zu müssen und damit für Mitglieder, die keine Austrittserklärung abgeben, nicht auf unbestimmte Zeit Landes- und Bundesbeiträge abzuführen sind, gibt es eine vierte Möglichkeit für das Erlöschen der BdP-Mitgliedschaft. Eine Person kann aus der Mitgliederverwaltung gestrichen werden, wenn sie den zum 1. Januar fälligen Jahresbeitrag nicht binnen 11 Monaten, also bis Ende November, bezahlt hat (vgl. Bundessatzung §4 Abs. 1, Beitragsordnung §3 Abs. 1). Die im Dezember erfolgende Beendigung der Mitgliedschaft aufgrund von Beitragsrückstand wird zuvor von dem/*der zuständigen Mitgliederverwalter/*in im Feld „Bemerkungen“ der der Basisdaten des Mitglieds vermerkt.
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Bevor ihr beitragssäumige Mitglieder streicht, solltet ihr unbedingt rechtzeitig mit ihnen Kontakt aufnehmen und über die weitere Mitgliedschaft im BdP sprechen. Die Gründe, warum keine Zahlung auf dem Stammeskonto eingegangen ist, können sehr unterschiedlich sein. An der Tatsache, dass das ehemalige Mitglied dem BdP noch den Beitrag für das letzte Mitgliedsjahr schuldet, ändert die Beendigung der Mitgliedschaft natürlich nichts. |
Mitgliedschaft beenden
Bei der Beendigung der Mitgliedschaft werden lediglich alle aktiven Tätigkeiten beendet, ein Austrittsdatum gesetzt und der Status in „Inaktiv“ geändert. Inaktive Mitglieder werden bei der Beitragsabrechnung mit erfasst. Das letzte Beitragsjahr kann also noch in Rechnung gestellt werden, sofern nicht bereits geschehen. Zudem ist bei fälschlicher Beendigung oder späterem Wiedereintritt in den BdP eine Reaktivierung möglich.
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| Hinweis | ||
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Das Beenden einer Mitgliedschaft und aller aktiven Tätigkeitszuordnungen ist nicht möglich, wenn das Mitglied derzeit eine sogenannte Übergabetätigkeit ausübt. Das sind Ämter, die in einer Gruppierung nie unbesetzt sein dürfen, beispielsweise Stammesführer/*in, Landesvorsitzende/*r oder Mitgliederverwalter/*in. Ist dem Mitglied noch eine solche Tätigkeit zugeordnet, erscheint eine entsprechende Meldung. Dann muss die Übergabetätigkeit zunächst einem anderen Mitglied zugewiesen und bei der/*dem Austrittskandidatin/*en beendet werden. |
Statusänderung
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Das in der Maske automatisch vorausgefüllte Datum müsst ihr auf jeden Fall durch das korrekte Enddatum ersetzen! Welches Datum einzutragen ist, hängt von der Art der Beendigung der Mitgliedschaft ab:
Ihr könnt auch ein Austrittsdatum in der Zukunft angeben, wobei die Beendigung trotzdem sofort wirksam wirdder Austritt wird dann zu diesem Datum wirksam. Ein Datum in der Vergangenheit kann höchstens 31 Tage zurückliegen. Ist die Mitgliedschaft bereits früher beendet worden, muss die Eintragung durch eine/*n Systemadministrator/*in vorgenommen werden. Das Enddatum wirkt sich zudem auf die Beitragsberechnung aus. Für das Kalenderjahr, in dem die Mitgliedschaft beendet wird, muss das Mitglied seinen letzten Jahresbeitrag bezahlen. |
Mit einem Klick auf ‚Bestätigen‘ wird das Mitglied in den Status „Inaktiv“ überführt und alle aktiven Tätigkeitszuordnungen werden automatisch zum Austrittsdatum beendet. Wenn das Mitglied auch über ein Benutzerkonto einen MV-Zugang verfügt, so kann es sich nun nicht mehr in der Mitgliederverwaltungssoftware anmelden.
In der Mitgliederliste der Hauptgruppierung wird das ausgetretene Mitglied grau dargestellt, sofern die Anzeige von inaktiven Mitgliedern im Gruppierungsbaum aktiviert wurde.
Mitglieder im Status „Inaktiv“ können bearbeitet werden, jedoch ist es nicht möglich, ihnen neue Mitglieds- oder sonstige Tätigkeiten zuzuordnen. Erweist sich die Beendigung der Mitgliedschaft als Fehler oder tritt die Person wieder in den BdP ein, muss der Datensatz zunächst von den Mitarbeitenden des Bundesamtes reaktiviert werden.
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Löschen der Kontaktdaten
Die Datenweiterwendung Tatsache, dass die Daten ehemaliger Mitglieder zunächst im System verbleiben, ermöglicht es uns auch, ehemalige BdP-Mitglieder allen Verbandsebenen, sie weiterhin zu kontaktieren, um sie beispielsweise offene Angelegenheiten zu Jubiläumsfeiern einzuladenklären. Auf ausdrücklichen Wunsch des ehemaligen Mitgliedes können aber die unten aufgeführten Kontaktdaten gelöscht werden. Bei verstorbenen Mitgliedern erfolgt dies auf jeden Fall (siehe oben).
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Sämtliche weiteren Mitgliedsdaten und Zuordnungen, z.B. Tätigkeiten, dürfen nicht verändert werden! |
Mitglied löschen
In der Regel behalten wir die Daten eines ehemaligen Mitgliedes noch einige Zeit in der Datenbank. Auf diese Weise kann auch für zurückliegende Jahre nachvollzogen werden, wer in einer Gruppierung Mitglied war oder bestimmte Aufgaben wahrgenommen hat. Auch eine Kontaktaufnahme mit früheren Mitgliedern ist dadurch möglich.
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Bevor eine unwiderrufliche Löschung des Mitgliedes durch den/*die Landes- bzw. Bundesmitgliederverwalter/*in vorgenommen werden kann, müsst ihr unbedingt folgende Voraussetzungen prüfen. Entsprechende Hinweise findet ihr gegebenenfalls auch im Feld „Bemerkungen“ des Reiters „Sonstiges“ der Mitgliedsdaten.
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Für ein gelöschtes Mitglied können keine Mitgliedsabrechnungen durch den Stamm mehr vorgenommen werden! |
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Auch gelöschte Mitglieder werden bei der Verbandsabrechnung (Rechnung durch Land an die Stämme) mit berücksichtigt! . In diesem Fall erscheint in der namentlichen Auflistung der Mitglieder, für die ein Beitrag erhoben wird, eine anonyme Zeile. Daher dürfen Mitglieder erst gelöscht werden, wenn sämtliche Beiträge berechnet und eingezogen sind! Die Funktion „Mitglied löschen“ verhindert also keine Beitragspflicht. Sollte ein Datensatz fehlerhaft eingegeben worden sein, muss das über den/*die Landesmitgliederverwalter/*in beim Team Mitgliederverwaltung zur Korrektur gemeldet werden! |
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Bei bestimmten Ämtern müssen wir stets nachvollziehen können, wer diese in der Vergangenheit ausgeübt hat. Prüft daher in den zugeordneten Tätigkeiten der Person, dass sie niemals eines der folgenden Ämter inne hatte:
- Bundesvorsitzende/*r, Stv. Bundesvorsitzende/*r, Bundesschatzmeister/*in, Stv. Bundesschatzmeister/*in
- Landesvorsitzende/*r, Stv. Landesvorsitzende/*r, Landesschatzmeister/*in, Stv. Landesschatzmeister/*in
- Stammesführer/*in, Stv. Stammesführer/*in, Stammesschatzmeister/*in, Stv. Stammesschatzmeister/*in
- Mitgliederverwalter/*in Bund, Land, Stamm
| Warnung |
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Sollte eine der Voraussetzungen (derzeit) nicht erfüllt sein, darf das Mitglied nicht gelöscht werden! Bei Bedarf könnt ihr jedoch nicht mehr benötigte Kontaktdaten wie oben beschrieben entfernen. |
Inaktives Mitglied löschen
Der/*Die Landesmitgliederverwalter/*in ruft nach dem Markieren der betreffenden Person in der Mitgliederliste über das Kontextmenü per rechtem Mausklick oder die Schaltfläche im Kopf der Mitgliederliste die Funktion „Löschen“ auf.
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Wurde ein Datensatz anonymisiert, kann und muss das Mitglied später bei Bedarf erneut angelegt werden.